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W3K: Eficiência e segurança nas informações do seu negócio

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O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é fundamental para garantir maior agilidade e transparência para os processos de uma empresa. Além destes benefícios, algumas empresas registraram um aumento de até 36% de produtividade após a implantação da ferramenta, que fornece suporte para a tomada de decisão estratégica e governança da informação. O ECM reúne diversas estratégias, ferramentas e métodos de uma organização relacionados a gerenciamento, captura e armazenamento de documentos. Neste aspecto, as soluções da W3K englobam documentos de qualquer natureza, físicos ou digitais, facilitando o acesso à informação para todos. Isso permite às empresas trabalharem de forma digital e protegida, otimizando os processos de gestão. Nossas soluções proporcionam o gerenciamento de documentos na nuvem, e a automação dos fluxos de trabalhos. Além disso, oferecem automação no controle de temporalidade dos documentos, eliminando o controle manual e aumentando a eficiência operacional. Nossa solução possui também um ‘semáforo’ para auxiliar na identificação do status de atividade. Essa funcionalidade oferece um controle mais eficaz dos prazos e fluxo de trabalho, permitindo uma rápida identificação do progresso das tarefas, e eventuais correções de rota. Outra funcionalidade importante no que se refere à busca de documentos é o Full Text Retrieval/OCR. Essa tecnologia permite extrair e indexar todo o texto presente em conteúdos digitalizados, o que inclui documentos e imagens, permitindo que o arquivo se torne acessível e editável.  Gerencie equipes remotas de maneira mais rápida e segura  A transformação digital nas organizações foi acelerada pela pandemia, fazendo com que os modelos de gestão praticados até àquele momento (pré-Covid 19) precisassem ser revistos. Inclusive até mesmo algumas tendências que surgiram antes ganharam ainda mais força nos tempos de confinamento, como é o caso dos modelos de trabalho híbrido e home office. E é justamente na gestão de times remotos que o ECM desempenha um papel importante. A solução é a escolha ideal para equipes distribuídas e remotas que precisam operar com máxima eficiência. Isso porque ao eliminar desperdícios de tempo e incertezas nos processos, os times ficam com mais tempo para colocar foco em atividades que geram maior produtividade e receita. Outro benefício importante do ECM para times remotos está relacionado à segurança.  Com a adoção do trabalho remoto, o aumento no volume de pessoas que acessa os servidores de suas empresas à distância pode aumentar a vulnerabilidade do sistema. Nesse contexto, a solução garante proteção abrangente para todos os dados, também elimina a falta de compartilhamento de dados entre os setores, tornando o processo mais ágil e eficiente. E por que contratar as nossas soluções? As soluções da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização.  Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link. Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Soluções da W3K otimizam processos e qualificam a gestão empresarial

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As soluções da W3K estão impulsionando a transformação digital nas empresas. Diferente de outras soluções de gestão, nossos softwares entregam maior fluidez e controle em processos intensos de informação e segurança no ambiente compartilhado de dados, contribuindo para evitar lacunas como colaboração dificultada, risco de perda de dados, processos não integrados e Assimetria da Informação. Esses diferenciais entregam uma melhor experiência ao usuário, e impactam de maneira positiva nos resultados daquela organização. Nossas soluções automatizam, digitalizam e tornam escaláveis os processos de gestão organizacionais. A plataforma GREENDOCS combina a flexibilidade da camada low-code, Business Intelligence (BI), BPM/BPMs e ECM, com o objetivo de aprimorar os processos de gestão de forma ágil e eficiente. As nossas soluções preenchem lacunas onde o ERP não tem a flexibilidade necessária para atuar, possibilitando maior fluidez e tomada de decisões baseada em análise e interpretação de dados (conceito data-driven). No caso do ERP, em especial, a tentativa de utilizá-lo para endereçar os requisitos de automação e digitalização, pode oferecer riscos à flexibilidade e adaptabilidade necessárias para atender a demandas específicas das empresas. Isso pode resultar em limitações ao ajustar o sistema para alinhar-se com processos de negócios exclusivos. Além disso, essas lacunas podem dificultar o monitoramento e a sustentação da performance dos processos de negócios, comprometendo, inclusive, a capacidade de cumprimento dos Acordos de Nível de Serviço (SLAs). Também há risco para a proteção de dados, em especial no que se refere à personalização e adaptação às regulamentações específicas de privacidade.  Este é o caso também da implementação de uma solução especialista (fábrica de software), a qual é focada normalmente em um único processo – abordagem que poderá levar a empresa a adotar diversas soluções para cada um de seus processos chave. Essa decisão poderá acarretar em altos custos de integração, e pode afetar também a segurança cibernética daquela organização. Isso porque a gestão de TI pode perder o controle sobre as inúmeras soluções departamentais espalhadas pela empresa. E por que contratar nossas soluções? Nossas soluções oferecem flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio, permitindo a personalização de soluções alinhadas aos processos. Nosso setor de Tech Services reconhece as particularidades de cada projeto e busca superar as expectativas dos clientes, oferecendo atendimento e experiência diferenciados.  Outro fator importante se refere à implantação. O recurso de serviços profissionais de implantação atua na modelagem e implementação de forma eficiente, garantindo uma transição eficaz e sem impactos negativos nas operações dos clientes. Quando necessário, ele inclui a migração automatizada de dados legados. O processo de melhoria contínua é outro recurso relevante neste contexto, pois ele identifica oportunidades de aprimoramento nos processos dos clientes, com foco na otimização de resultados e em sua melhor experiência (customer success). Além disso, nossas soluções incluem recursos de low-code, provendo mais agilidade aos analistas de negócio para que possam criar e personalizar aplicações com menos codificação manual. Esse aspecto se traduz em aceleração no desenvolvimento e redução dos custos – conheça abaixo outros benefícios da solução.  Maior proteção e segurança dos dados  As soluções da W3K possuem medidas de segurança que aumentam a proteção de dados sensíveis, contribuindo para evitar violações de segurança e eventuais vazamentos de informações. No que se refere à comunicação, nossas soluções garantem a Simetria da Informação, permitindo que todas as partes interessadas tenham acesso às informações relevantes, e a compreensão clara dos objetivos daquela empresa. Esse mecanismo torna o fluxo de informações mais ágil e transparente. Outro aspecto relevante está ligado à medição e sustentação eficaz da performance dos processos de negócios. Este fator garante que metas e objetivos sejam alcançados, e também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas da indústria – diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais. Já em se tratando da relação com o cliente, o processo de sustentação da W3K é responsável por garantir que suas tecnologias e serviços funcionem de maneira estável e segura. Nosso suporte técnico está capacitado – e de prontidão – para resolver eventuais problemas de forma rápida e precisa sempre que necessário. E então: quer garantir maior segurança e rapidez aos processos de sua organização? Conheça mais sobre nossas soluções de gestão e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem aumentar a produtividade de seu time. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

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O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional.  Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.   O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas.  Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos.  O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo.  Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional. Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG). Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K oferece solução integrada para digitalização de documentos

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Oferecer soluções em governança da informação para o mercado corporativo – este é um dos pilares da W3K. Há mais de 12 anos nossas soluções tecnológicas estão presentes nas rotinas de gestão de centenas de empresas no Brasil e no exterior, impulsionando a transformação digital e contribuindo para uma gestão mais transparente e segura dos dados. O nosso software , GREENDOCS, reúne diversas funcionalidades e serviços em uma única solução: digitalização, arquivamento e gestão inteligente de documentos e processos.  Atualmente muitas empresas enfrentam problemas relacionados à gestão de processos. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores. Eles são caracterizados, principalmente, pela existência de informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas. A falta de dados não estruturados, por exemplo, acaba gerando vulnerabilidade para a segurança, ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão.  Lacunas como estas podem, inclusive, impactar a produtividade da empresa. Pensando em resolver essa – e outras demandas do mercado, como é o caso da dificuldade na armazenagem de documentos – que a W3K desenvolveu o software GREENDOCS, que possuí GED/ECM e BPMs integrados. A plataforma oferece digitalização, arquivamento e armazenagem de documentos (abaixo vamos detalhar cada uma dessas funcionalidades). A ferramenta é uma solução completa – e centralizada – para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Soluções inteligentes para a otimização de processos Nosso software tem como objetivo fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez e transparência aos processos de gestão. Através da digitalização de documentos e armazenamento em nuvem, garantimos maior rastreabilidade e segurança. Além da sustentabilidade, essa medida garante maior eficiência e menos custos aos processos organizacionais.  E este é um dos facilitadores da plataforma GREENDOCS, pois ela consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução também facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Nesse contexto, além da digitalização de documentos, a qual permite acesso rápido, controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, e criação de fluxos totalmente automatizados, outras funcionalidades da solução garantem um processo mais dinâmico e seguro, tudo de maneira centralizada.  Uma destas se refere ao processo de Archiving – arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos. Esse serviço consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no sistema. Juntamente com o motor ECM/GED + BPMs integrados, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes. Ainda se tratando de armazenagem física, realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade e a proteção de dados específicos, quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo – além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. E por que contratar as nossas soluções? Os softwares de gestão da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização.  Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link.Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Case GNA – Sistema de qualidade do maior parque termelétrico a gás natural no Congresso Organização & Gestão de Documentos

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No dia 07 de Abril, às 15h, vamos estar online no Congresso Organização & Gestão de Documentos, promovido pela ABEINFO – Associação de Empresas e Profissionais da Informação. Será um evento ao vivo, que reunirá os principais especialistas na área de Conteúdos Corporativos, para debater questões relevantes à gestão de processos e documentos. CLIQUE AQUI para assistir o case de sucesso do maior parque termelétrico a gás natural da América Latina, que oferece soluções logísticas para o mercado de óleo e gás. Vamos apresentar o case transformação digital com Vinícius da Silva, engenharia e operação da GNA (Gás Natural Açu) e a solução completa para gestão de documentos com os palestrantes: Venha conhecer a nossa solução completa em gestão de conteúdo corporativo, que vem transformando negócios há mais de 10 anos.

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DOX e W3K, mais de 10 anos de parceria

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Como o próprio nome já diz, parceria é a união ou contrato firmado entre empresas que têm um mesmo propósito. As parcerias servem de base para o crescimento saudável e sustentável do seu negócio, otimizando processos e provendo muitas outras vantagens. A W3K e a DOX são parceiras por mais de 10 anos. Uma das razões desse sucesso é a facilitação da comunicação, onde há muita flexibilidade em promover soluções configuráveis. Com outras parcerias, antigamente, a DOX não contava com agilidade no retorno de propostas e demorava muito para receber retorno, por exemplo. Impactando na competitividade com outros fornecedores do mercado. Com esta parceria o tempo de resposta é otimizado e as soluções realmente são personalizadas. A DOX consegue fazer uma proposta específica com total apoio da equipe da W3K. Comercialização e suporte à plataforma Greendocs com a DOX A DOX Soluções de Gerenciamento, sediada em São Paulo, é uma empresa que chegou para somar na comercialização e suporte à plataforma Greendocs, como explica o diretor Alexandre Amorim. A demanda por soluções maduras na gestão de informação se tornou ponto chave para o sucesso das empresas na busca por competitividade. Esse é o ponto onde a W3K com o Greendocs vêm se destacando com notável crescimento no mercado. Por isso, a DOX elegeu a W3K como um parceiro estratégico em uma iniciativa que soma competências para ofertar soluções robustas e modernas. Modelo de parceria escolhido pela DOX No caso da DOX, a modalidade de parceria escolhida foi a de revenda com implantação. Ou seja, o parceiro comercializa e configura soluções robustas conforme o modelo de negócio do cliente. O Greendocs é adaptável a diversas necessidades no controle da informação, todo o processo conta com apoio e treinamento da W3K. Soluções implantadas pela DOX em parceria com a W3K Para compreender melhor como funcionam esses contratos na prática, podemos explicar estruturalmente como funciona a parceria da DOX, que comercializa exclusivamente os sistemas W3K. O principal benefício dessa modalidade é a flexibilidade em promover sistemas configuráveis, atendendo desde a comercialização, implantação e acompanhamento contínuo para o sucesso do cliente. Conheça algumas soluções que fazem parte dessa parceria com a DOX: Gestão de Engenharia para manutenção e operação com controle de ordens de serviços, projetos de manutenção e operação, relacionamento entre TAGs e documentos, integração com sistemas de manutenção. Exemplo: SAP PM; Disponibilidade, precisão e organização das informações, além da rastreabilidade total da informação e respeito aos prazos nas atividades internas; PPM – Gestão de portfólios de projetos com o Capx; Automatização na editoração de databooks, boletins de medição e GRDs de entrada e saída; Controle de pendências e vigências de contratos, certificações e documentação de compliance; Funcionalidades especialmente desenvolvidas para demandas específicas para o caso de projetos especiais. Tecnored, Chesf, Suzano, CPFL, Bracell, Paracel, Porto do Açu são alguns dos clientes que escolheram as soluções W3K em parceria com o atendimento de excelência da DOX. Conheça a equipe da DOX Alexandre Amorim e Júlio César Paulino são empreendedores em Tecnologia da Informação desde 1997, contribuindo com o desenvolvimento do GED no Brasil. Da mesma forma, possuem mais de trinta anos de experiência na implantação de sistemas de GED/ECM/EDMS, gestão de conteúdo ou documentos, informações e processos para grandes empresas donas de ativos produtivos (Asset Owners).

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Solução Completa para proteger Dados do RH(LGPD) + Digitalização + Archiving + Guarda

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O Greendocs GED/ECM e BPMs é uma plataforma robusta, configurável conforme o modelo de negócio de cada empresa, onde os processos já utilizados pelas equipes são automatizados, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo. Além de trazer agilidade na busca por arquivos, a automatização dos processos também traz outros ganhos. Um bom exemplo é a segurança e a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que, em departamentos como o RH, ocorre o tratamento de dados dos funcionários. A privacidade é imprescindível e utilizando tecnologias para o controle de acesso, a confidencialidade e o não repúdio, podemos garantir uma guarda segura. Então, se você procura melhorar a confiabilidade das informações de RH, a resposta está na solução completa W3K: Digitalização + Archiving + Guarda + Greendocs ECM/GED e BPMS. LGPD e RH: integração de processos e adequação à lei Desde o recrutamento até o desligamento de um colaborador, a tratativa de dados do RH deve estar em conformidade com a LGPD. Por isso, digitalizar processos e automatizá-los é extremamente importante. Ao contratar a solução completa da W3K, a empresa conta com mais segurança e rastreabilidade na gestão do acesso aos documentos de RH que possuem dados pessoais e sensíveis. Benefícios da solução completa W3K para o RH Contar com um parceiro como a W3K é certeza de muitos benefícios, mas focamos em 4 deles, que consideramos essenciais para o setor de RH realizar a gestão escalável dos processos que envolvem dados dos colaboradores. 1. Digitalização de documentos Independentemente do segmento de atuação, uma organização deve ter cautela ao administrar documentos. Isso porque a perda de informações pode prejudicar a produtividade e acarretar em multas de até R$ 50 milhões por desrespeitar a LGPD. Diante desse cenário, a digitalização de documentos é uma prática que promove a localização rápida do endereço da informação e o acesso limitado e rastreável aos dados. Isso possibilita a adoção de mecanismos de segurança avançados para evitar roubos e vazamentos. Da mesma forma, a digitalização permite uma gestão paperless e mais controle sobre os documentos que precisam ser armazenados. 2. Archiving para controle seguro Segundo a última edição do Varonis Risk Report, 64% das empresas não sabem onde seu conteúdo está localizado, menos ainda quem pode acessá-lo. A LGPD tem regras claras sobre a retenção dos dados, onde as empresas só podem manter informações enquanto forem necessárias. Após o prazo determinado pela tabela temporalidade, elas devem ser eliminadas de forma permanente. O grande desafio está em localizar esses dados. Com uma catalogação eficiente, o legado de documentos está seguro e a rastreabilidade e a auditabilidade garantidas. Esse processo integrado não apenas avalia o cenário, como identifica quais documentos devem permanecer arquivados e quais podem ser seguramente destruídos. Com estes digitalizados e corretamente arquivados, as mudanças exigidas pelas alterações na lei ficam muito mais ágeis. 3. Guarda segura de documentos com dados pessoais e sensíveis Considerado essencial na rotina das empresas, a guarda de documentos é um recurso da nossa solução completa. Na prática, ao tombar o acervo documental do setor de RH, ocorre a retirada do acervo de dentro do departamento para armazenagem segura em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Essa guarda é totalmente rastreável, respeitando as normas da LGPD, com auditoria de segurança regular e tudo o que for necessário para o armazenamento sem riscos para os documentos. 4. Greendocs: apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos O Greendocs oferece benefícios fundamentais, como maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Além disso, é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, bem como facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. Por que escolher a W3K? A LGPD exige que todo documento que contenha dados pessoais respeite o seu ciclo de vida pré-definido pela legislação. Ou seja, a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esses arquivos. A solução completa da W3K provê justamente essa gestão de documentos digitais e físicos, além de uma equipe especializada em apoiar a transformação digital dos seus processos. Quer conhecer mais? Fale conosco.

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Solução Completa para RH com Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda

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O uso da tecnologia provê mais organização e monitoramento das atividades realizadas pelo RH, bem como gera muito mais precisão nas atividades. Além disso, há um grande conjunto de vantagens, as quais facilitam o trabalho diário. Aumentar a eficiência, reduzir o índice de perda dos prazos, proporcionar mais escalabilidade e segurança às tarefas são os principais benefícios da solução completa W3K: digitalização + archiving + guarda + plataforma ECM/GED e BPMs. Com esta, as empresas automatizam os seus processos, otimizam o tempo e reduzem o espaço físico de armazenamento de documentos, garantindo, assim, a governança da informação e ganhos significativos de produtividade. Digitalização do RH: gestão sem papel e rastreabilidade O RH é um setor que armazena muitos documentos, por isso, o gerenciamento eficiente dentro do departamento facilita, por exemplo, o acesso seguro à informação que precisa ser encontrada com agilidade. Na prática, ao necessitar consultar informações e documentos de um colaborador, para uma demanda de processo trabalhista ou validação de informações do departamento pessoal, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, afinal, os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web. Mas essa é apenas uma das vantagens. A digitalização de documentos provê mais agilidade nas atividades, aumentando a produtividade e ajudando a diminuir espaços físicos, reduzir riscos e aumentar o controle dos dados, pois permite rastrear acessos aos dados com confiabilidade. A W3K possui um eficiente processo de digitalização de arquivos. Na prática, digitalizamos o seu legado, novos documentos ou sob demanda, local ou remoto, adequando-se à sua realidade. Archiving: arquitetura da informação e classificação de temporalidade Rastreabilidade do acervo documental, taxonomia e previsibilidade de espaço físico disponível são alguns dos benefícios do archiving no setor de RH. A W3K, apoia no desenvolvimento de uma arquitetura da informação, incluindo definição de plano de classificação de temporalidade, além do processo de triagem, digitalização e indexação. Somando archiving + plataforma Greendocs você ganha mais eficiência em suas responsabilidades e na mitigação dos riscos sobre os processos de gerenciamento documental do RH, permitindo que o seu foco possa ser mais dedicado nas atividades fim de seu setor. Da mesma forma, facilidades como o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a indexação dos mesmos para pesquisa e guarda em warehouse regular também fazem parte dos recursos oferecidos nesta solução completa. Custódia segura dos documentos de RH Tratando dos dias que muitas vezes uma empresa leva para localizar um documento, não é exagero dizer que pode levar mais de 30 dias para localizar o documento ou até mesmo não localizá-lo. Isso porque ter várias caixas com o mesmo critério faz com que as buscam sejam onerosas e lentas, além de não permitir o controle de documentos faltantes e haver o risco de pragas ou incêndio sobre um volume não rastreável de documentos. Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física e local torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares. É inviável nos dias de hoje. Com a contratação da guarda física externa, especializada em armazenamento confiável, promovida pela solução completa W3K, a informação se mantém preservada com segurança. Ademais, com a custódia dos documentos em local adequado, a W3K provê controle do espaço físico, acessibilidade da informação, gerenciamento da documentação de forma sistemática, rastreabilidade, controle, gestão da caixa ou tratamento individualizado. Como a W3K pode otimizar o RH da sua empresa? Na teoria parece mais fácil entender todos os benefícios da solução Greendocs + Digitalização + Archiving + Guarda para gerir e otimizar processos de RH. Na prática, exemplos cotidianos podem mostrar essas vantagens. Em resumo, a solução completa em gestão da informação da W3K atua desde a digitalização, passando pela guarda física até a disponibilização online de seus documentos digitais. Quer mais informações sobre como a nossa solução completa pode otimizar os seus processos de RH? Fale com um de nossos especialistas.

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Solução Completa GED/ECM + Digitalização + Archiving + Guarda

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Impulsionar a transformação digital, a governança da informação e a gestão escalável de negócios são três pilares fundamentais que construímos com os nossos clientes. Para que essa estrutura de excelência seja alcançada, uma solução completa, que gerencie documentos e processos, além de digitalizar, arquivar e guardar os mesmos, é fundamental. Ao desenvolver uma solução, é importante focar em resolver os desafios do espaço físico, da falta de controle de acesso às informações, da dificuldade em gerenciar a documentação de forma sistemática, da rastreabilidade da caixa ou do tratamento individualizado de cada item. A boa notícia é que a tecnologia veio justamente para otimizar processos e resolver esses problemas. A solução completa da W3K: Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é especialista na transformação destes desafios em soluções. Greendocs GED/ECM e BPMs: confiabilidade, fluidez e transparência Configurável conforme o seu modelo de negócio, o Greendocs GED/ECM e BPMs se adapta aos processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, garantindo que se encontre o documento correto no momento certo, facilitando a conformidade com as normas e provendo mais agilidade, fluidez e transparência aos processos. O Greendocs resolve dores como a perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio, processos não escaláveis e a falta de respaldo legal, fornecendo organização e tratamento aos documentos. Ao adotar essa solução, a empresa também garante maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, segurança da informação e certificação digital. Na prática, o Greendocs GED/ECM e BPMs possibilita o gerenciamento de documentos e processos do negócio em uma só plataforma, trazendo mais fluidez a processos. Além disso, é uma plataforma robusta, mas muito flexível, que atende diversos setores, pois se configura conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Digitalização de documentos: dinamismo e segurança para a empresa Com o grande volume de documentos acumulados ao longo dos anos, surgiu a necessidade de digitalizar a documentação com o objetivo de diminuir o espaço físico de guarda e obter os benefícios do gerenciamento digital. O eficiente serviço de digitalização de arquivos da solução completa da W3K torna possível reproduzir digitalmente o legado da empresa, documentos novos ou sob demanda, sempre adequando-os à realidade da organização, especialmente aquelas que possuem grande volume de acervo físico.Tornando processos menos onerosos com a digitalização A demanda de digitalização vem crescendo bastante, pois entre os seus benefícios está o acesso rápido aos documentos, o controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, a criação de fluxos totalmente automatizados, entre outros. Vale ressaltar que a digitalização tem o poder de tornar ações, antes extremamente onerosas, em muito mais dinâmicas, mas sem perder a burocracia necessária para garantir segurança aos processos. Archiving: arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos O Information Assistant da W3K é um apoio operacional na gestão documental de sua organização. São serviços sob demanda, de classificação, digitação, indexação e armazenamento de documentos no sistema, com confiabilidade. Somando ao sistema ECM/GED + BPMs, é possível identificar os documentos que podem ser descartados, aqueles que não precisam permanecer guardados, seja por já ter cumprido os requisitos legais, seja por conta do seu prazo de vigência ou por alguma ação que autorize a destruição segura. Custódia eficiente A guarda de documentos também é um recurso essencial, além de ser um dos destaques da solução completa W3K. Ao tombar todo o acervo documental, efetuamos a retirada do mesmo de dentro da empresa para armazenagem em local especializado. Com a custódia especializada é feito o serviço de arquivamento das caixas em estantes apropriadas para guarda documental. Totalmente rastreável, aplicando ações de segurança, como controle de pragas e o programa de prevenção de incêndio. Além disso, também utiliza-se as melhores práticas para a guarda, baseado em normativas específicas. Tudo para prover a preservação da informação. Da mesma forma, o ambiente passa por processos de auditorias necessárias para mitigar riscos. Organização de Documentos: Tratamento Individualizado ou Caixas Com os documentos agrupados, ou seja, vários documentos em uma caixa, sem o tratamento individualizado dos arquivos, a rastreabilidade é prejudicada nos casos de necessidade da busca e apresentação de dados específicos. É por isso que a custódia eficiente dos documentos depende também da organização dos mesmos. Assim como a segurança se tornou imprescindível às empresas que estão em conformidade com a LGPD e a Segurança da Informação. Os prejuízos diante de perda do controle de acesso aos dados, dos extravios ou da rastreabilidade, podem ser incontáveis. Escolha a W3K para gerenciar, digitalizar, arquivar e guardar documentos Sendo assim, o Greendocs GED/ECM e BPMs + Digitalização + Archiving + Guarda é uma solução completa para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos. Com essa solução completa você administrará apenas um fornecedor, eliminando o risco da assimetria da informação, que ocorre quando se tem diferentes parceiros para estes recursos. Nós cuidamos de tudo para você, conte com a W3K.

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