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Responsabilidade social: W3K apoiou o processo de digitalização de documentos do Projeto Terra do Governo do Estado do Rio Grande do Sul

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Empresa prestou, de forma gratuita, treinamento, cessão de equipamentos e suporte técnico às prefeituras de Canoas e São Leopoldo/RS A W3K Tecnologia realizou treinamento, cedeu equipamentos e forneceu suporte técnico às prefeituras de Canoas e São Leopoldo/RS durante a realização do mutirão do Projeto Terra — Eu sou Cohab, realizado em outubro e no começo deste mês. A iniciativa do Governo do Estado tem como objetivo a regularização de imóveis adquiridos por meio da extinta Companhia de Habitação (Cohab-RS). O processo de regularização exigia a apresentação de documentos pessoais, jurídicos, contratuais, patrimoniais, imobiliários, financeiros, fiscais e ainda referentes a processos e sucessões. Esse alto volume de documentação física poderia causar demora na consulta dos dados e ocupação de um grande espaço físico, além do risco de eventuais extravios de documentos. Para evitar essa desordem, o processo foi realizado de forma digital, facilitando a consulta das informações dos moradores, agilizando a operação e protegendo a segurança desses dados sigilosos. Durante as ações do mutirão realizadas nos dois municípios, a W3K Tecnologia promoveu um treinamento baseado no modelo de negócio da sua solução ECM/Archiving, a qual consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. A aplicação transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, é possível integrar captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma.  Segundo Anderson Mendes, supervisor de serviços da W3K, durante o mutirão de recadastramento dos moradores da extinta Cohab, foram fornecidos scanners para o processo de digitalização de documentos. Além disso, a equipe da W3K realizou a capacitação técnica das equipes das duas prefeituras para que pudessem realizar a digitalização e indexação dos documentos. O CEO da W3K, Daniel Klafke, destacou a relevância dessa iniciativa do poder público na regularização de imóveis e falou do apoio da empresa nesse processo. “Esta iniciativa não apenas reflete nossa responsabilidade social, mas também enfatiza o papel da tecnologia como facilitadora para a resolução de desafios da vida das pessoas”, pontuou o CEO. Os moradores de ambas as cidades aguardavam há décadas a regularização de suas moradias. E como funciona a solução ECM/Archiving? A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos, unindo as melhores práticas arquivísticas com tecnologia de ponta. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados. Ao entregar uma solução que combina tecnologia, metodologia e pessoas capacitadas, a W3K impulsiona a transformação digital nas empresas — o que vai além da digitalização. Essa combinação proporciona fluidez nos processos, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e conformidade com padrões de excelência. Como resultado, nossos clientes experimentam benefícios reais, como ganho de tempo na busca e validação de informações, maior auditabilidade, redução de falhas de comunicação, rastreabilidade aprimorada, segurança da informação com controle de acessos, além de mais agilidade na validação e assinatura de documentos. Sobre a W3K Fundada em 2011 a W3K surgiu com o objetivo de utilizar a tecnologia para automatizar fluxos e processos de trabalho, simplificando a gestão de documentos e garantindo o acesso seguro a informações críticas. Desde o começo de nossa trajetória, estamos inseridos no Parque Tecnológico São Leopoldo (Tecnosinos) — um dos principais ecossistemas de inovação do País, que abriga dezenas de organizações de base tecnológica. Nossas soluções estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio. Clique aqui e descubra como nossas soluções podem ajudar a sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Digitalização reduz uso de papel e facilita acesso à informação – conheça a solução ECM/Archiving

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Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas está relacionado à gestão de documentos. Informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas eletrônicas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas acabam sendo entraves para uma gestão documental mais eficiente. Nesse contexto, a digitalização de documentos permite que dados importantes possam ser acessados de maneira rápida e funcional, além de contribuir para a redução do uso de papel. A falta de dados não estruturados acaba gerando vulnerabilidade para a segurança,  ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão gerencial. Nesse contexto, além da eliminação de documentos físicos, com a digitalização do acervo, a consulta aos processos fica mais fácil, permitindo o rastreamento das atividades administrativas. Nossa solução ECM/Archiving transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem integramos captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.  Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores da organização, o que inclui RH, Administrativo, Jurídico,, Engenharia, Qualidade, Projetos, dentre outros. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência. Oferecemos também softwares de armazenamento e gerenciamento em nuvem, como é o caso do KeyDrive e do GREENDOCS. Essas ferramentas permitem que os usuários compartilhem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Saiba mais clicando aqui. E como funciona o processo de Archiving?  O processo de Archiving consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. Juntamente com o sistema ECM/GED, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes.  Realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade de dados específicos quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo — além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. O acervo físico (já digitalizado e inservível) é encaminhado para o descarte correto junto a empresas especializadas nesse processo.  Nesses locais os documentos são retirados das caixas e colocados dentro de uma máquina, chamada enfardadeira. O equipamento prensa o papel, agrupando-o em fardos que são enviados posteriormente a usinas de reciclagem. A redução do uso de papel e seu reaproveitamento após o correto descarte (reciclagem) também está alinhado às boas práticas de ESG — Environmental, Social and Governance.  Maior produtividade e retorno sobre o investimento — ROI A organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos.  Estudo do provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, Nucleus Research, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais. E então: quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 14 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Gestão de documentos pode contribuir para o planejamento de sua empresa em 2025

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Um bom planejamento é fundamental para qualquer empresa, independente de seu porte ou segmento. Ele serve de roteiro para que as metas e objetivos fiquem claros e alinhados à cultura organizacional, no médio e longo prazo. É a partir dele que será possível documentar e apontar quais medidas devem ser implementadas pela organização ao longo do ano. E é nesse ponto que a gestão de documentos, pode contribuir para a construção de um planejamento eficaz, que garanta a sustentabilidade e a melhoria contínua do ambiente funcional de sua empresa neste começo de 2025. A gestão de documentos é o conjunto de processos que garante produção, arquivamento e o uso adequado de arquivos e registros de uma organização. Sua aplicação otimiza a busca por dados, tornando-a mais organizada, ágil, simples e segura. A partir do uso de soluções em nuvem, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite o acesso às informações da empresa de maneira remota. Sua aplicação contribui para que todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, esteja alinhado, facilitando assim a avaliação de cada ponto de seu ciclo de vida. Ações como estas impactam na produtividade de trabalho dos colaboradores, que terão acesso e uso adequado da informação, cumprimento de prazo nos projetos, consumo de informações consistentes para a operação. Isso porque todos os dados estarão centralizados em uma plataforma digital, onde o GED assegura a organização e a agilidade no processo de recuperação e compartilhamento de documentos.. A gestão documental contribui também para a sustentabilidade ambiental, e estão alinhadas às boas práticas do ESG — Environmental, Social and Governance. Além da redução do uso de papel (conceito paperless), nossos softwares de GED contribuem com o pilar da Governança, reduzindo problemas como a Assimetria da Informação — situação caracterizada pela discrepância dos dados coletados entre as partes envolvidas, o que pode causar diversos prejuízos, inclusive financeiros. Maior agilidade, segurança e decisão baseada em dados (data-driven) Além de garantir maior segurança, controle e rastreabilidade, a gestão de documentos eletrônicos permite ainda que os dados sejam utilizados para a definição da estratégia de negócio (cultura data-driven). Uma empresa onde essa cultura norteadora de negócios está presente, consegue aumentar sua performance e competitividade no mercado.  Os dados compilados, especialmente aqueles não estruturados, após analisados e tratados, devem servir de base para a definição de novas ações, o que inclui prospecção, desenvolvimento de produtos, relacionamento com o cliente, dentre outros. Nossas soluções levam a governança da informação, de maneira ágil e segura, para o ambiente corporativo.  Nossos softwares preenchem lacunas onde os ERPs comuns não têm a flexibilidade necessária para atuarem, principalmente em ambientes desafiadores e com fluxo intenso de informação. Com relação à segurança, nossas soluções GED possuem medidas que aumentam a proteção de dados sensíveis, contribuindo para evitar violações e eventuais vazamentos de informações.  GREENDOCS centraliza e monitora fluxos de trabalho Nosso software GREENDOCS possui funcionalidades para monitorar o desempenho de parceiros, centralizando a tramitação de documentos técnicos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Ele garante visão total de etapas da documentação, facilitando a colaboração entre equipes distintas, e potencializando a gestão de mudança (MOC).  A solução também controla registros e ações de qualidade, integrando fornecedores de forma online e gerenciando filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos. Além disso, o GREENDOCS fornece suporte para o processo de assinaturas eletrônicas, possibilitando a implantação de mais de um ambiente de trabalho para o mesmo usuário. A plataforma também se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. E então: quer garantir uma gestão estratégica para sua organização? Desenvolvemos soluções adequadas às necessidades das empresas, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos — para conhecer cases de organizações que já aderiram às nossas soluções clique aqui. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K: Eficiência e segurança nas informações do seu negócio

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O gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) é fundamental para garantir maior agilidade e transparência para os processos de uma empresa. Além destes benefícios, algumas empresas registraram um aumento de até 36% de produtividade após a implantação da ferramenta, que fornece suporte para a tomada de decisão estratégica e governança da informação. O ECM reúne diversas estratégias, ferramentas e métodos de uma organização relacionados a gerenciamento, captura e armazenamento de documentos. Neste aspecto, as soluções da W3K englobam documentos de qualquer natureza, físicos ou digitais, facilitando o acesso à informação para todos. Isso permite às empresas trabalharem de forma digital e protegida, otimizando os processos de gestão. Nossas soluções proporcionam o gerenciamento de documentos na nuvem, e a automação dos fluxos de trabalhos. Além disso, oferecem automação no controle de temporalidade dos documentos, eliminando o controle manual e aumentando a eficiência operacional. Nossa solução possui também um ‘semáforo’ para auxiliar na identificação do status de atividade. Essa funcionalidade oferece um controle mais eficaz dos prazos e fluxo de trabalho, permitindo uma rápida identificação do progresso das tarefas, e eventuais correções de rota. Outra funcionalidade importante no que se refere à busca de documentos é o Full Text Retrieval/OCR. Essa tecnologia permite extrair e indexar todo o texto presente em conteúdos digitalizados, o que inclui documentos e imagens, permitindo que o arquivo se torne acessível e editável.  Gerencie equipes remotas de maneira mais rápida e segura  A transformação digital nas organizações foi acelerada pela pandemia, fazendo com que os modelos de gestão praticados até àquele momento (pré-Covid 19) precisassem ser revistos. Inclusive até mesmo algumas tendências que surgiram antes ganharam ainda mais força nos tempos de confinamento, como é o caso dos modelos de trabalho híbrido e home office. E é justamente na gestão de times remotos que o ECM desempenha um papel importante. A solução é a escolha ideal para equipes distribuídas e remotas que precisam operar com máxima eficiência. Isso porque ao eliminar desperdícios de tempo e incertezas nos processos, os times ficam com mais tempo para colocar foco em atividades que geram maior produtividade e receita. Outro benefício importante do ECM para times remotos está relacionado à segurança.  Com a adoção do trabalho remoto, o aumento no volume de pessoas que acessa os servidores de suas empresas à distância pode aumentar a vulnerabilidade do sistema. Nesse contexto, a solução garante proteção abrangente para todos os dados, também elimina a falta de compartilhamento de dados entre os setores, tornando o processo mais ágil e eficiente. E por que contratar as nossas soluções? As soluções da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização.  Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link. Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Soluções da W3K otimizam processos e qualificam a gestão empresarial

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As soluções da W3K estão impulsionando a transformação digital nas empresas. Diferente de outras soluções de gestão, nossos softwares entregam maior fluidez e controle em processos intensos de informação e segurança no ambiente compartilhado de dados, contribuindo para evitar lacunas como colaboração dificultada, risco de perda de dados, processos não integrados e Assimetria da Informação. Esses diferenciais entregam uma melhor experiência ao usuário, e impactam de maneira positiva nos resultados daquela organização. Nossas soluções automatizam, digitalizam e tornam escaláveis os processos de gestão organizacionais. A plataforma GREENDOCS combina a flexibilidade da camada low-code, Business Intelligence (BI), BPM/BPMs e ECM, com o objetivo de aprimorar os processos de gestão de forma ágil e eficiente. As nossas soluções preenchem lacunas onde o ERP não tem a flexibilidade necessária para atuar, possibilitando maior fluidez e tomada de decisões baseada em análise e interpretação de dados (conceito data-driven). No caso do ERP, em especial, a tentativa de utilizá-lo para endereçar os requisitos de automação e digitalização, pode oferecer riscos à flexibilidade e adaptabilidade necessárias para atender a demandas específicas das empresas. Isso pode resultar em limitações ao ajustar o sistema para alinhar-se com processos de negócios exclusivos. Além disso, essas lacunas podem dificultar o monitoramento e a sustentação da performance dos processos de negócios, comprometendo, inclusive, a capacidade de cumprimento dos Acordos de Nível de Serviço (SLAs). Também há risco para a proteção de dados, em especial no que se refere à personalização e adaptação às regulamentações específicas de privacidade.  Este é o caso também da implementação de uma solução especialista (fábrica de software), a qual é focada normalmente em um único processo – abordagem que poderá levar a empresa a adotar diversas soluções para cada um de seus processos chave. Essa decisão poderá acarretar em altos custos de integração, e pode afetar também a segurança cibernética daquela organização. Isso porque a gestão de TI pode perder o controle sobre as inúmeras soluções departamentais espalhadas pela empresa. E por que contratar nossas soluções? Nossas soluções oferecem flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas de gestão de cada organização ou área de negócio, permitindo a personalização de soluções alinhadas aos processos. Nosso setor de Tech Services reconhece as particularidades de cada projeto e busca superar as expectativas dos clientes, oferecendo atendimento e experiência diferenciados.  Outro fator importante se refere à implantação. O recurso de serviços profissionais de implantação atua na modelagem e implementação de forma eficiente, garantindo uma transição eficaz e sem impactos negativos nas operações dos clientes. Quando necessário, ele inclui a migração automatizada de dados legados. O processo de melhoria contínua é outro recurso relevante neste contexto, pois ele identifica oportunidades de aprimoramento nos processos dos clientes, com foco na otimização de resultados e em sua melhor experiência (customer success). Além disso, nossas soluções incluem recursos de low-code, provendo mais agilidade aos analistas de negócio para que possam criar e personalizar aplicações com menos codificação manual. Esse aspecto se traduz em aceleração no desenvolvimento e redução dos custos – conheça abaixo outros benefícios da solução.  Maior proteção e segurança dos dados  As soluções da W3K possuem medidas de segurança que aumentam a proteção de dados sensíveis, contribuindo para evitar violações de segurança e eventuais vazamentos de informações. No que se refere à comunicação, nossas soluções garantem a Simetria da Informação, permitindo que todas as partes interessadas tenham acesso às informações relevantes, e a compreensão clara dos objetivos daquela empresa. Esse mecanismo torna o fluxo de informações mais ágil e transparente. Outro aspecto relevante está ligado à medição e sustentação eficaz da performance dos processos de negócios. Este fator garante que metas e objetivos sejam alcançados, e também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas da indústria – diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais. Já em se tratando da relação com o cliente, o processo de sustentação da W3K é responsável por garantir que suas tecnologias e serviços funcionem de maneira estável e segura. Nosso suporte técnico está capacitado – e de prontidão – para resolver eventuais problemas de forma rápida e precisa sempre que necessário. E então: quer garantir maior segurança e rapidez aos processos de sua organização? Conheça mais sobre nossas soluções de gestão e entenda como seus recursos avançados para uma gestão mais eficaz dos documentos podem aumentar a produtividade de seu time. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Como o GREENDOCS pode melhorar a eficiência de sua empresa

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O GREENDOCS leva governança da informação ao ambiente corporativo. A ferramenta, que já faz parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, consiste em um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio de seus clientes, contribuindo para a melhoria da gestão e eficiência operacional.  Por ser uma plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, o GREENDOCS oferece flexibilidade e escalabilidade no gerenciamento de documentos técnicos e processos de engenharia, por exemplo. De maneira prática e funcional, a plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, tudo isso sem esquecer da segurança e da transparência no armazenamento dos dados, configurando-se em uma solução completa e centralizada, para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Nesse contexto, a digitalização de documentos facilita algumas rotinas da empresa, como por exemplo a gestão de contratos. Sua implementação tem como objetivo reunir e organizar esses dados, permitindo consultas e atualizações, e assegurando a integridade das informações armazenadas em nuvem. Esse diferencial garante auditabilidade, assertividade e agilidade nos documentos envolvidos, e ainda a interoperabilidade entre cliente, fornecedores e parceiros.   O GREENDOCS consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada, facilitando o fluxo de documentos internos e os trâmites com fornecedores. Este movimento garante ainda maior agilidade aos módulos de auditoria e formatação das entregas.  Software pode ser adaptado aos processos já existentes na empresa O GREENDOCS se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo existente. Esse aspecto permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados, evitando problemas relacionados à falta de assimetria da informação. A plataforma atua no gerenciamento de documentos, fornecendo suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos.  O software permite desde a captura dos documentos, independente do seu formato (físico ou digital), até a análise e emissão de relatórios – sendo que este último fator impacta diretamente na tomada de decisão gerencial.  Este ciclo compreende ainda os seguintes aspectos relacionados ao processo: Gestão de Documentos, Workflow e Automação, Armazenamento e Arquivamento, Recuperação e Pesquisa, Colaboração e Publicação, Gerenciamento do Ciclo de Vida, Compliance e Segurança, e Integração. Por sua vez, o motor de Business Process Management (BPM) do GREENDOCS permite uma gestão escalável aos negócios, contribuindo para as boas práticas de gestão, influenciando na melhoria contínua do ambiente corporativo.  Esse conjunto de ferramentas auxilia na modelagem, automatização, execução e otimização de processos de negócios. Tais ferramentas permitem que as organizações documentem de maneira visual seus processos, configurando fluxos de trabalho automatizados, e possam monitorar seu desempenho em tempo real – diferenciais que facilitam o ajuste de eventuais problemas de fluxo nos processos, e garantam a excelência operacional. Outro fator relevante relacionado ao GREENDOCS está relacionado à sustentabilidade ambiental. Isso porque o uso do software reduz gastos com impressão e outros insumos, o que fortalece a relação de cuidado e respeito ao meio ambiente – aspecto que está alinhado às boas práticas do Environmental, Social and Governance (ESG). Soluções digitais para negócios escaláveis – conheça mais sobre a W3K As soluções W3K contribuem para a transformação digital das empresas há 13 anos, auxiliando-as a se desenvolverem frente às demandas do mundo corporativo de forma escalável. Essa transformação gera menos custos aos processos organizacionais, além de contribuir para maior rastreabilidade e segurança no ambiente compartilhado de dados. Para saber um pouco mais dessa – e de outras soluções – baseadas em governança de dados da W3K clique aqui, Conheça também cases de empresas que já utilizam nossas plataformas em suas rotinas de gestão. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K oferece solução integrada para digitalização de documentos

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Oferecer soluções em governança da informação para o mercado corporativo – este é um dos pilares da W3K. Há mais de 12 anos nossas soluções tecnológicas estão presentes nas rotinas de gestão de centenas de empresas no Brasil e no exterior, impulsionando a transformação digital e contribuindo para uma gestão mais transparente e segura dos dados. O nosso software , GREENDOCS, reúne diversas funcionalidades e serviços em uma única solução: digitalização, arquivamento e gestão inteligente de documentos e processos.  Atualmente muitas empresas enfrentam problemas relacionados à gestão de processos. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores. Eles são caracterizados, principalmente, pela existência de informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas. A falta de dados não estruturados, por exemplo, acaba gerando vulnerabilidade para a segurança, ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão.  Lacunas como estas podem, inclusive, impactar a produtividade da empresa. Pensando em resolver essa – e outras demandas do mercado, como é o caso da dificuldade na armazenagem de documentos – que a W3K desenvolveu o software GREENDOCS, que possuí GED/ECM e BPMs integrados. A plataforma oferece digitalização, arquivamento e armazenagem de documentos (abaixo vamos detalhar cada uma dessas funcionalidades). A ferramenta é uma solução completa – e centralizada – para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Soluções inteligentes para a otimização de processos Nosso software tem como objetivo fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez e transparência aos processos de gestão. Através da digitalização de documentos e armazenamento em nuvem, garantimos maior rastreabilidade e segurança. Além da sustentabilidade, essa medida garante maior eficiência e menos custos aos processos organizacionais.  E este é um dos facilitadores da plataforma GREENDOCS, pois ela consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução também facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Nesse contexto, além da digitalização de documentos, a qual permite acesso rápido, controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, e criação de fluxos totalmente automatizados, outras funcionalidades da solução garantem um processo mais dinâmico e seguro, tudo de maneira centralizada.  Uma destas se refere ao processo de Archiving – arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos. Esse serviço consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no sistema. Juntamente com o motor ECM/GED + BPMs integrados, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes. Ainda se tratando de armazenagem física, realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade e a proteção de dados específicos, quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo – além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. E por que contratar as nossas soluções? Os softwares de gestão da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização.  Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link.Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Case GNA – Sistema de qualidade do maior parque termelétrico a gás natural no Congresso Organização & Gestão de Documentos

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No dia 07 de Abril, às 15h, vamos estar online no Congresso Organização & Gestão de Documentos, promovido pela ABEINFO – Associação de Empresas e Profissionais da Informação. Será um evento ao vivo, que reunirá os principais especialistas na área de Conteúdos Corporativos, para debater questões relevantes à gestão de processos e documentos. CLIQUE AQUI para assistir o case de sucesso do maior parque termelétrico a gás natural da América Latina, que oferece soluções logísticas para o mercado de óleo e gás. Vamos apresentar o case transformação digital com Vinícius da Silva, engenharia e operação da GNA (Gás Natural Açu) e a solução completa para gestão de documentos com os palestrantes: Venha conhecer a nossa solução completa em gestão de conteúdo corporativo, que vem transformando negócios há mais de 10 anos.

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DOX e W3K, mais de 10 anos de parceria

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  Como o próprio nome já diz, parceria é a união ou contrato firmado entre empresas que têm um mesmo propósito. As parcerias servem de base para o crescimento saudável e sustentável do seu negócio, otimizando processos e provendo muitas outras vantagens. A W3K e a DOX são parceiras por mais de 10 anos. Uma das razões desse sucesso é a facilitação da comunicação, onde há muita flexibilidade em promover soluções configuráveis. Com outras parcerias, antigamente, a DOX não contava com agilidade no retorno de propostas e demorava muito para receber retorno, por exemplo. Impactando na competitividade com outros fornecedores do mercado. Com esta parceria o tempo de resposta é otimizado e as soluções realmente são personalizadas. A DOX consegue fazer uma proposta específica com total apoio da equipe da W3K. Comercialização e suporte à plataforma Greendocs com a DOX A DOX Soluções de Gerenciamento, sediada em São Paulo, é uma empresa que chegou para somar na comercialização e suporte à plataforma Greendocs, como explica o diretor Alexandre Amorim. A demanda por soluções maduras na gestão de informação se tornou ponto chave para o sucesso das empresas na busca por competitividade. Esse é o ponto onde a W3K com o Greendocs vêm se destacando com notável crescimento no mercado. Por isso, a DOX elegeu a W3K como um parceiro estratégico em uma iniciativa que soma competências para ofertar soluções robustas e modernas. Modelo de parceria escolhido pela DOX No caso da DOX, a modalidade de parceria escolhida foi a de revenda com implantação. Ou seja, o parceiro comercializa e configura soluções robustas conforme o modelo de negócio do cliente. O Greendocs é adaptável a diversas necessidades no controle da informação, todo o processo conta com apoio e treinamento da W3K. Soluções implantadas pela DOX em parceria com a W3K Para compreender melhor como funcionam esses contratos na prática, podemos explicar estruturalmente como funciona a parceria da DOX, que comercializa exclusivamente os sistemas W3K. O principal benefício dessa modalidade é a flexibilidade em promover sistemas configuráveis, atendendo desde a comercialização, implantação e acompanhamento contínuo para o sucesso do cliente. Conheça algumas soluções que fazem parte dessa parceria com a DOX: Tecnored, Chesf, Suzano, CPFL, Bracell, Paracel, Porto do Açu são alguns dos clientes que escolheram as soluções W3K em parceria com o atendimento de excelência da DOX. Conheça a equipe da DOX Alexandre Amorim e Júlio César Paulino são empreendedores em Tecnologia da Informação desde 1997, contribuindo com o desenvolvimento do GED no Brasil. Da mesma forma, possuem mais de trinta anos de experiência na implantação de sistemas de GED/ECM/EDMS, gestão de conteúdo ou documentos, informações e processos para grandes empresas donas de ativos produtivos (Asset Owners).  

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