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Solução ECM/Archiving da W3K gerencia cerca de 3,5 milhões de documentos da Marcopolo

Cerca de três milhões e meio de documentos — esse é o volume do acervo documental migrado, digitalizado e gerenciado pela W3K Tecnologia por meio do software GREENDOCS. A empresa, que neste dia 06 de agosto, está completando 76 anos, e é líder global na fabricação de carrocerias para ônibus,  utiliza a solução ECM/Archiving, que consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. O processo de digitalização do acervo da Marcopolo teve início em 2022, e engloba todas as etapas do processo documental — desde a preparação e classificação, até a digitalização, indexação, armazenamento em nuvem e arquivamento físico — promovendo governança e fluidez no acesso à informação. Nessa etapa, a W3K realizou a migração de documentos já digitalizados em nuvem por outro fornecedor para o seu software de gestão, o GREENDOCS. Um dos principais desafios do projeto foi elevar a qualidade do serviço de digitalização, substituindo o antigo fornecedor por um modelo mais eficiente e robusto. Após a finalização da migração, a W3K deu início ao treinamento dos usuários, suporte técnico e serviços de melhoria contínua, com o objetivo de facilitar o gerenciamento dos documentos digitais e agilizar a consulta ao acervo físico ainda existente na Marcopolo.  Os resultados com a migração foram tão positivos que no ano seguinte a W3K passou a atuar também na digitalização de novos documentos do dossiê de colaboradores da Marcopolo, o que inclui registros de admissão, demissão e exames de saúde ocupacional (ASO). O processo teve início na sede da W3K, em São Leopoldo (RS), onde a empresa passou a receber os documentos físicos enviados pela Marcopolo, realizando toda a operação: logística reversa, preparação, higienização, triagem, digitalização, indexação e devolução dos arquivos digitalizados por meio do software GREENDOCS.  W3K possui BPO alocada na empresa Já em 2024, com objetivo de agilizar ainda mais o processo, a W3K realizou a alocação de uma BPO (Business Process Outsourcing) dentro das instalações da Marcopolo, em Caxias do Sul (RS). A presença dessa profissional especializada dentro da organização oferece agilidade operacional, conhecimento técnico contínuo e maior controle sobre o acervo documental. Com foco na excelência e padronização dos processos, ela atua em frentes estratégicas da gestão documental, garantindo conformidade com as boas práticas de arquivamento e digitalização. Suas atividades envolvem desde a preparação dos documentos físicos (como desmetalização e higienização), triagem conforme plano de classificação e tabela de temporalidade, descarte dos documentos prescritos, digitalização com tratamento de imagem, digitação e indexação de metadados no sistema GREENDOCS, até o arquivamento físico adequado.  Ela também é responsável pela manutenção e atualização do acervo digital, cadastramento e adesivagem das unidades de guarda, atendimento a consultas de documentos físicos e atualização dos cadastros de documentos dos colaboradores ativos, garantindo maior controle, organização e agilidade na gestão de documentos. Recentemente chegamos ao número de 50 mil documentos digitalizados mensalmente pela BPO. Fundada em 6 de agosto de 1949, a Marcopolo nasceu em Caxias do Sul (RS). A empresa abriu suas portas com oito sócios e quinze funcionários e foi uma das primeiras indústrias brasileiras a fabricar carrocerias de ônibus. Após mais de sete décadas, atualmente, a Marcopolo é referência no desenvolvimento de soluções para o transporte coletivo nos cinco continentes. A marca se consolidou pela tradição de qualidade e inovação de seus produtos, concebidos para atender as necessidades dos clientes e as demandas dos mercados onde atua. E como funciona a solução ECM/Archiving? A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos, unindo as melhores práticas arquivísticas com tecnologia de ponta. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados. Ao entregar uma solução que combina tecnologia, metodologia e pessoas capacitadas, a W3K impulsiona a transformação digital nas empresas — o que vai além da digitalização. Essa combinação proporciona fluidez nos processos, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e conformidade com padrões de excelência. Como resultado, nossos clientes experimentam benefícios reais, como ganho de tempo na busca e validação de informações, maior auditabilidade, redução de falhas de comunicação, rastreabilidade aprimorada, segurança da informação com controle de acessos, além de mais agilidade na validação e assinatura de documentos. E então: assim como a Marcopolo quer garantir maior agilidade e segurança para o acervo documental de sua organização? Conheça mais dessa — e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K — clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a solução acessando nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Digitalização reduz uso de papel e facilita acesso à informação – conheça a solução ECM/Archiving

Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas está relacionado à gestão de documentos. Informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas eletrônicas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas acabam sendo entraves para uma gestão documental mais eficiente. Nesse contexto, a digitalização de documentos permite que dados importantes possam ser acessados de maneira rápida e funcional, além de contribuir para a redução do uso de papel. A falta de dados não estruturados acaba gerando vulnerabilidade para a segurança,  ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão gerencial. Nesse contexto, além da eliminação de documentos físicos, com a digitalização do acervo, a consulta aos processos fica mais fácil, permitindo o rastreamento das atividades administrativas. Nossa solução ECM/Archiving transforma processos manuais, analógicos e dados em papel em fluxos de trabalho digitais, otimizados e automatizados, garantindo acesso seguro à informação a qualquer momento e de qualquer lugar. Com o gerenciamento de documentos em nuvem integramos captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.  Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores da organização, o que inclui RH, Administrativo, Jurídico,, Engenharia, Qualidade, Projetos, dentre outros. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência. Oferecemos também softwares de armazenamento e gerenciamento em nuvem, como é o caso do KeyDrive e do GREENDOCS. Essas ferramentas permitem que os usuários compartilhem arquivos de maneira ágil e segura, através da geração de um link exclusivo. Saiba mais clicando aqui. E como funciona o processo de Archiving?  O processo de Archiving consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital. Juntamente com o sistema ECM/GED, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes.  Realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade de dados específicos quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo — além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. O acervo físico (já digitalizado e inservível) é encaminhado para o descarte correto junto a empresas especializadas nesse processo.  Nesses locais os documentos são retirados das caixas e colocados dentro de uma máquina, chamada enfardadeira. O equipamento prensa o papel, agrupando-o em fardos que são enviados posteriormente a usinas de reciclagem. A redução do uso de papel e seu reaproveitamento após o correto descarte (reciclagem) também está alinhado às boas práticas de ESG — Environmental, Social and Governance.  Maior produtividade e retorno sobre o investimento — ROI A organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos.  Estudo do provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, Nucleus Research, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais. E então: quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 14 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Conheça a solução ECM/Archiving da W3K

A solução ECM/Archiving, da W3K tem como premissa principal a abordagem Phygital. Seu conjunto de ferramentas torna possível o acesso à informação a qualquer tempo ou local, sem perder o foco em segurança, e reduzindo em até 70% o tempo de busca de informações. A ferramenta realiza o processo de digitalização, armazenagem e gerenciamento de documentos de qualquer natureza – físicos ou digitais. A abordagem Phygital permite o gerenciamento de documentos na nuvem, suporte à digitalização e processamento de arquivos físicos, bem como automação dos fluxos de trabalhos. Isso possibilita que as empresas possam trabalhar de forma digital e protegida, otimizando seus processos de gestão. Esse diferencial garante mais segurança no fluxo de informações, atuando para evitar extravios e informações descentralizadas (Assimetria da Informação). Isso porque o ECM/Archiving elimina a falta de compartilhamento de dados entre os setores, tornando o processo mais ágil, transparente e em conformidade com as boas práticas de Compliance. A plataforma também permite que os documentos sejam assinados digitalmente, agilizando (e desburocratizando) o processo de tramitação. Cabe salientar também que com o uso do ECM/Archiving, a centralização da informação nas empresas que já utilizam a solução aumentou em 75%. Já a redução do uso de papel e de dados não estruturados em planilhas, atingiu o índice de 80%. Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores de uma empresa. Com relação aos processos de RH, por exemplo, a plataforma possibilita a automatização de tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização. Investir em gerenciamento de conteúdo garante o ROI Investir em gerenciamento de conteúdo proporciona o chamado ROI (retorno sobre investimento, da sigla em inglês). Isso porque a organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos. Estudo conduzido pela Nucleus Research, provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade de novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais. Vale ressaltar que esses benefícios não são restritos apenas às grandes organizações. Soluções da W3K impulsionam transformação digital A W3K atua desde 2011 desenvolvendo soluções completas de negócios para governança da informação, gestão escalável e transformação digital para o mercado corporativo. Nossos softwares estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, garantindo mais agilidade e transparência aos processos administrativos. Para conhecer mais sobre nossas ferramentas de gestão, acesse o site. Se deseja receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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W3K oferece solução integrada para digitalização de documentos

Oferecer soluções em governança da informação para o mercado corporativo – este é um dos pilares da W3K. Há mais de 12 anos nossas soluções tecnológicas estão presentes nas rotinas de gestão de centenas de empresas no Brasil e no exterior, impulsionando a transformação digital e contribuindo para uma gestão mais transparente e segura dos dados. O nosso software , GREENDOCS, reúne diversas funcionalidades e serviços em uma única solução: digitalização, arquivamento e gestão inteligente de documentos e processos.  Atualmente muitas empresas enfrentam problemas relacionados à gestão de processos. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores. Eles são caracterizados, principalmente, pela existência de informações dispersas, duplicação de dados e documentos, controle por planilhas, baixa integração e ausência de plataformas digitais centralizadas. A falta de dados não estruturados, por exemplo, acaba gerando vulnerabilidade para a segurança, ocasionando problemas como falta de rastreabilidade, assimetria da informação e retrabalho. Por sua vez, a baixa automação gera dificuldade de padronização e pode afetar a tomada de decisão.  Lacunas como estas podem, inclusive, impactar a produtividade da empresa. Pensando em resolver essa – e outras demandas do mercado, como é o caso da dificuldade na armazenagem de documentos – que a W3K desenvolveu o software GREENDOCS, que possuí GED/ECM e BPMs integrados. A plataforma oferece digitalização, arquivamento e armazenagem de documentos (abaixo vamos detalhar cada uma dessas funcionalidades). A ferramenta é uma solução completa – e centralizada – para empresas que desejam gerir, disponibilizar e manter online os seus documentos corporativos.  Soluções inteligentes para a otimização de processos Nosso software tem como objetivo fomentar a transformação digital no ambiente compartilhado de dados, garantindo rapidez e transparência aos processos de gestão. Através da digitalização de documentos e armazenamento em nuvem, garantimos maior rastreabilidade e segurança. Além da sustentabilidade, essa medida garante maior eficiência e menos custos aos processos organizacionais.  E este é um dos facilitadores da plataforma GREENDOCS, pois ela consegue lidar com altos volumes de conteúdos técnicos por meio da gestão automatizada. A solução também facilita o fluxo de documentos internos, trâmites com fornecedores e contratos vigentes. Nesse contexto, além da digitalização de documentos, a qual permite acesso rápido, controle proativo de vigências, alçadas de aprovação, e criação de fluxos totalmente automatizados, outras funcionalidades da solução garantem um processo mais dinâmico e seguro, tudo de maneira centralizada.  Uma destas se refere ao processo de Archiving – arquivamento da informação e taxonomia dos arquivos. Esse serviço consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no sistema. Juntamente com o motor ECM/GED + BPMs integrados, é possível identificar os documentos que podem ser descartados (seja pelo término do prazo de vigência ou por terem cumprido as exigências legais). Ainda sobre a destinação dos documentos em papel, realizamos a chamada ‘custódia eficiente’.  Ao digitalizarmos todo o acervo documental, também efetuamos a retirada e armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Cabe salientar ainda que nossos ambientes passam por auditorias periódicas, com o objetivo de mitigar riscos e prevenir eventuais incidentes. Ainda se tratando de armazenagem física, realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade e a proteção de dados específicos, quando necessário. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo – além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor no País desde 2018. E por que contratar as nossas soluções? Os softwares de gestão da W3K automatizam processos de gestão e governança da informação, oferecendo maior flexibilidade e performance com relação às demais soluções disponíveis no mercado. Entre os diferenciais de nossos produtos, podemos citar:  atendimento humanizado; assinatura digital de documentos (com a mesma validade do processo, mas sem burocracia e papel); armazenagem em nuvem (cloud); ECM e BPM integrados, escalabilidade; e flexibilidade e customização.  Sobre este último item, em especial, cabe salientar que essa é uma das principais vantagens do nosso sistema de gestão. Isso porque, além de se integrar perfeitamente aos sistemas já utilizados pela organização, as soluções da W3K podem ser customizadas conforme as especificidades de cada cliente. Conheça nosso portfólio completo de soluções corporativas no link.Podemos atender empresas de diversos segmentos, dentre eles saúde (hospitais) e engenharia (construtoras). Isso porque apesar de ser uma plataforma robusta, ela é muito flexível, e pode ser configurada conforme o modelo de negócio dos seus clientes. Clique aqui e receba um atendimento personalizado de nossa equipe. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

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Case GNA – Sistema de qualidade do maior parque termelétrico a gás natural no Congresso Organização & Gestão de Documentos

No dia 07 de Abril, às 15h, vamos estar online no Congresso Organização & Gestão de Documentos, promovido pela ABEINFO – Associação de Empresas e Profissionais da Informação. Será um evento ao vivo, que reunirá os principais especialistas na área de Conteúdos Corporativos, para debater questões relevantes à gestão de processos e documentos. CLIQUE AQUI para assistir o case de sucesso do maior parque termelétrico a gás natural da América Latina, que oferece soluções logísticas para o mercado de óleo e gás. Vamos apresentar o case transformação digital com Vinícius da Silva, engenharia e operação da GNA (Gás Natural Açu) e a solução completa para gestão de documentos com os palestrantes: Venha conhecer a nossa solução completa em gestão de conteúdo corporativo, que vem transformando negócios há mais de 10 anos.

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