W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones. Somos especialistas en gobernanza de la información para el entorno corporativo, y nuestras soluciones tienen como objetivo la optimización de procesos, garantizando mayor trazabilidad y seguridad de los datos. Este es el caso de Móveis Henn — una de las mayores industrias de muebles de Brasil, con sede en la ciudad de Mondaí, en Santa Catarina. La empresa utiliza la herramienta GREENDOCS para gestionar sus contratos. El software actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para modelado, digitalización y automatización de los procesos. La responsable de la gestión de contratos de Móveis Henn, Larissa Hauschild, recordó que antes de la implementación de GREENDOCS, todo el flujo de firmas de contratos en la organización se realizaba de forma manual, con la tramitación de documentos físicos. Ese procedimiento generaba una demora mayor en los procesos de firma y en la evaluación de los contratos. “Solo después de que todos los involucrados firmaban, la versión digitalizada quedaba disponible”, comentó Larissa. Ante esta lentitud en el proceso, Móveis Henn necesitaba una herramienta para gestionar el ciclo de vida de sus contratos con proveedores. Esta plataforma también debía permitir la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporcionaría más agilidad a todo el flujo. “Aunque ya teníamos los archivos en la nube y digitalizados, dependíamos del factor humano para la gestión. Por eso queríamos centralizar todos los procesos en una solución única, reuniendo todos nuestros contratos en un solo entorno, evitando así posibles pérdidas de información”, señaló Larissa. Y fue con el uso de GREENDOCS que la empresa logró implementar estos cambios. Lo que antes era manual pasó a ser automatizado, al igual que el proceso de firma contractual, que ahora es totalmente electrónico, brindando mayor agilidad y seguridad en la gestión de contratos. Esto se debe a que el software GREENDOCS actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La empresa ya observa una mejora en la productividad Larissa Hauschild también comentó que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación del software de W3K, en febrero del año pasado. “La solución trajo mucha agilidad al proceso, ya que necesitábamos una herramienta para acelerar nuestros procedimientos. Tenemos contratos en todo Brasil y, con la firma digital, logramos finalizar todo de manera mucho más rápida”, concluyó Larissa. Entonces, ¿así como Móveis Henn, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de forma ágil y eficiente. Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Conoce un poco más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Para mantenerte al día con tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Las soluciones tecnológicas de W3K están presentes en las rutinas de cientos de empresas en Brasil y en el extranjero. Nuestros softwares de gestión llevan más de 12 años implementando la gobernanza de la información en el mercado corporativo. Este es el caso de Concatto Contabilidad —una empresa de Río Grande do Sul que lleva casi cinco décadas operando en el sector contable. Concatto utiliza KeyDrive — una herramienta que ofrece diversas funcionalidades para hacer la gestión de documentos más eficiente. El software proporciona recursos intuitivos que permiten la digitalización y organización de archivos de manera eficaz, incluyendo la creación de carpetas y la asignación de permisos de acceso. Este mecanismo permite mantener un control preciso sobre toda la información compartida en la nube, garantizando mayor agilidad y seguridad en los procesos de Concatto. El administrador de la oficina, Mazoel Concatto, observó que antes de la implementación de KeyDrive, en octubre, la empresa estaba buscando una nueva plataforma para gestionar los documentos de sus clientes. La intención era que esta solución pudiera ofrecer mayor agilidad en la carga y almacenamiento de archivos. Concatto ya contaba con un sistema de gestión de documentos, pero este presentaba algunas dificultades en la operación, requiriendo un mayor involucramiento por parte del equipo. “KeyDrive tiene muchas funcionalidades importantes. El sistema opera con mayor rapidez, y el tiempo de búsqueda es más fácil y seguro. Nuestro proceso mejoró un 90% en comparación con el sistema que utilizábamos anteriormente”, reveló Concatto. Destacó que la implementación de KeyDrive trajo mayor agilidad en diversos aspectos, como la búsqueda y carga de documentos. “Antes de KeyDrive, la oficina estaba llena de papeles. Siempre que necesitábamos buscar documentos de clientes, era muy lento, pero ahora nuestro proceso es más ágil y eficiente”, concluyó Mazoel Concatto. Fundada en 1975, en la ciudad de Arvorezinha, en el Valle del Taquari, Concatto Contabilidad cuenta con más de 100 clientes en su portafolio. La empresa está especializada en las áreas de constitución de empresas, contabilidad, recursos humanos, servicios contables y tributación empresarial. ¿Cuáles son los diferenciales del software KeyDrive? KeyDrive cuenta con una interfaz simple, recursos avanzados de seguridad y una estructura ligera. Estos diferenciales son muy relevantes para empresas que necesitan tecnología de punta para la gestión de información clave, pero que no pueden perder tiempo con implementaciones complejas. Esto se debe a que KeyDrive es un ECM (Enterprise Content Management) totalmente “out of the box”, es decir, no requiere configuraciones adicionales para comenzar a operar. Esta característica, en particular, ofrece aspectos como auditabilidad, búsqueda simplificada, certificación digital integrada, control de revisiones, integración con escáneres, trazabilidad de la información, entre otros factores que permiten el almacenamiento de todos los documentos en la nube. La solución también cumple con normas y es Security Feed, un mecanismo importante para garantizar la seguridad cibernética. ¿Y tú? ¿Quieres, al igual que Concatto, garantizar mayor agilidad y seguridad en los procesos de tu organización utilizando la plataforma KeyDrive? Haz clic aquí y recibe una atención personalizada de nuestro equipo. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

La alianza entre W3K y EuroChem —líder mundial en la producción de fertilizantes nitrogenados, fosfatados y potásicos— está garantizando una mayor agilidad en los procesos de la empresa. EuroChem utiliza el software GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y procesos de ingeniería, integrando de manera flexible y escalable ECM/BPM/EDMS en el Complejo Mineroindustrial de Serra de Salitre, en Minas Gerais. GREENDOCS EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. Esto se debe a que, en ingeniería, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que respecta a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Sobre la asociación con EuroChem, específicamente, la empresa utiliza el software GREENDOCS desde agosto de 2021 en el proyecto que se está desarrollando en Serra de Salitre. EuroChem Salitre es la primera unidad minera del grupo fuera de Europa. El gerente de ingeniería del proyecto, Cleber Naue, destacó la importancia del software de W3K para la gestión de esta obra, la cual maneja un alto volumen de documentos (alrededor de 130 mil), tanto técnicos como comerciales y contractuales. Él señaló que la solución permite un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. “Tenemos tantos procesos en esta obra que solo una herramienta como GREENDOCS podría manejarlos,” destacó el gerente de proyectos. El software garantiza una mayor trazabilidad y seguridad en el almacenamiento de datos, asegurando además auditabilidad, precisión y agilidad en los documentos involucrados en los proyectos. “GREENDOCS nos permite acceder a la comunicación del proyecto en cualquier momento. Esto facilita el flujo y brinda mayor transparencia al proceso,” resaltó Naue. También reveló que la experiencia en el proyecto de Serra do Salitre fue tan exitosa que el uso de la herramienta de W3K probablemente se extenderá a otras unidades de EuroChem. Con plantas de producción en Rusia, Bélgica, Kazajistán y Lituania, además de Brasil, EuroChem está entre las empresas del mundo con capacidad para fabricar los tres grupos de nutrientes primarios: nitrógeno, fósforo y potasio. Sus unidades emplean a un total de 28 mil trabajadores distribuidos en 40 países. En América Latina, en particular, EuroChem cuenta con 22 unidades de mezcla y distribución, las cuales se espera que sean responsables del 15% del consumo brasileño de fosfatados. ¿Cuáles son los diferenciales de la solución GREENDOCS? El software GREENDOCS realiza la gestión de documentos, ofreciendo soporte para modelado, virtualización y automatización de procesos, todo ello sin olvidar la seguridad y la transparencia en el almacenamiento de datos. La solución se adapta perfectamente a los procesos y demandas actuales de la empresa, proporcionando una solución centralizada para el flujo existente. El sector de Ingeniería integra diversas áreas de un proyecto —industrial, eléctrica, civil y ambiental—, cada una con sus propias especificidades y demandas. En este sentido, la posibilidad de acceder a distintos entornos con un solo inicio de sesión hace que todo el proceso sea más ágil y funcional para el equipo, lo que puede traducirse en una mejora del rendimiento. Además de garantizar mayor seguridad, control y trazabilidad en los procesos organizacionales, la solución también contribuye a la sostenibilidad ambiental. Esto se debe a que el uso de GREENDOCS reduce los gastos con impresiones y otros insumos, lo que refuerza el compromiso con el cuidado y respeto al medio ambiente. Entonces, ¿al igual que EuroChem quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los procesos de tu organización? Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.