BPM | Processos, Todos, W3K Tecnologia

4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPMS

Sabemos que é uma boa prática a adoção e uso de tecnologias para apoiar processos de negócio. Mas quais os ganhos reais de uma ferramenta desse tipo? 1. Redução média de 70% do tempo na busca por informação Facilidade de busca e uma boa interface de navegação pelas estruturas documentais agilizam muito o acesso à informação. O simples fato de estabelecer-se um repositório online único já torna a vida do usuário mais fácil pois ele/ela não vai desperdiçar tempo encontrando e obtendo validação sobre “onde” deve estar o documento certo na versão correta. Obviamente esse repositório online deve ser seguro e rastreável, serviço que uma boa plataforma de gestão da informação deve prover. 2. Workflow / Gestão de Processos Um workflow automatizado e personalizado garante o controle das filas de trabalho; possibilita a criação de gatilhos de temporalidade automáticos e controle de prazos, aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio. 3. Redução do custo com processamento manual de documentos Conversão em massa, roteamento/trâmite automático e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental. 4. Base de evidências em conflitos e pleitos contratuais Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão , aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar em perdas injustas para uma das partes.

Cases, Todos

Greendocs é a escolha da Klabin para gestão das informações de projetos da companhia

A Greendocs foi contratada pela Klabin para gerir as informações de engenharia, planejamento, compras e jurídica da área de Projetos da companhia, com a solução da W3K Tecnologia para gestão de conteúdo corporativo (ECM) e automação de processos de negócio (BPMS). O serviço deverá apoiar a gestão documental do Projeto Puma II, o novo ciclo de expansão da Klabin que compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, que serão instaladas na unidade industrial da companhia no município de Ortigueira (PR). Com a contratação, o objetivo da empresa é inovar e integrar os processos das áreas envolvidas, provendo ganho de eficiência operacional e governança da informação, bem como garantias de compliance. O alto conhecimento no segmento de celulose foi fator decisivo para a escolha pela W3K, que já conta com cases de sucesso em projetos nesse setor. Além disso, outro diferencial do sistema é sua flexibilidade de adaptação ao processo do cliente. Em pico de projeto, o sistema atenderá em torno de 300 usuários. De acordo com Gerson Costa, coordenador de Gestão, Riscos, Controles e Documentação Técnica da gerência de Projetos da Klabin, o grande benefício do Greendocs para a empresa é disponibilizar um serviço que conta com inovação e inteligência integrada, configurável e que atende ao modelo de negócio da companhia, de forma automatizada, com agilidade, fluidez e transparência, dentro da conformidade com normas e procedimentos, melhorando a governança da informação de engenharia, facilitando a comunicação entre os Stakeholders e evitando falhas construtivas, além de melhorar a entrega da informação para operação e manutenção das unidades fabris. Além do PUMA II, o Greendocs, dará suporte também à carteira da Gerência de Projetos da KLABIN. Sobre a KLABIN A Klabin é a maior produtora e exportadora de papéis para embalagens do Brasil, líder nos mercados de embalagens de papelão ondulado e sacos industriais e única companhia do país a oferecer ao mercado uma solução em celuloses de fibra curta, fibra longa e fluff. Fundada em 1899, possui 17 unidades industriais no Brasil e uma na Argentina. Somente no Paraná, gera mais de 10 mil empregos (diretos e indiretos), em mais de 25 municípios próximos das operações da companhia, principalmente, na região dos Campos Gerais. Sobre o Projeto Puma II O Projeto Puma II possui aporte previsto de R$ 9,1 bilhões e compreende a construção de duas máquinas de papel para embalagens (kraftliner), com produção de celulose integrada, e capacidade total de 920 mil toneladas anuais de papéis. As obras têm previsão de início no segundo trimestre deste ano. A instalação será dividida em duas fases, com previsão de duração de 24 meses cada uma. Na primeira etapa será construída uma linha de fibras principal para a produção de celulose não branqueada integrada a uma máquina de papel kraftliner, com capacidade de 450 mil toneladas por ano. A segunda contempla a construção de uma linha de fibras complementar integrada a outra máquina de papel kraftliner, com capacidade de 470 mil toneladas anuais. Este é o maior investimento privado da Klabin e da história do Paraná e um importante marco para a companhia, que completou 120 anos em 2019.

Sem categoria

O que estão falando?

A parceria com a W3K tem como objetivo a modernização desse sistema de gestão, por meio de uma solução cloud com mais funcionalidades e melhor interface para os usuários”. Assessoria de Imprensa, Gerdau. “Antes do Greendocs, utilizávamos um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) próprio, com o passar do tempo e o aumento de informações, esse sistema já não estava confiável, apresentava uma rastreabilidade ruim e demandava muito tempo para cadastro e depois para aprovação”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “Os principais diferenciais percebidos foram a flexibilidade, a capacidade de armazenamento inteligente, a possibilidade de implementação dos processos com facilidade e, finalmente, a capacidade de tracking dos documentos ao longo dos fluxos de processos.” Fernando de Arruda Postigo, Tegram. “Ferramenta confiável que permitisse aumento da produtividade, com um suporte eficiente e de rápida resposta, relatórios consistentes, modelagem flexível de fluxos de aprovação, campos e metadados adaptados à necessidade, além de fácil de usar e buscar por documentos, conseguimos encontrar no Greendocs todas essas premissas que eram nossas dificuldades” Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “Tivemos ganhos reais com o Greendocs no que diz respeito à gestão de documentos e trâmite de informações em contratos com fornecedores.” Cristine Guahyba, CMPC. “Iniciamos com o piloto em um projeto de expansão de uma refinaria de CTO, em SC. Vendemos detalhamento e acesso ao Greendocs, agregando valor já no projeto piloto. Escolhemos o detalhamento dos metadados, sabendo que isso implica diretamente na consulta do usuário final. O sucesso no projeto piloto foi a validação do Greendocs como Gerenciador de Documentos da A1 Engenharia.” Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “O Greendocs foi modelado em novo ambiente, novos fluxos e novos parâmetros para atender às necessidades da Westrock”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “A maioria das ferramentas de gestão de documentos é focada na criação de repositórios e bibliotecas, e não em um workflow intuitivo para os participantes do projeto. Com o Greendocs, pudemos mudar esse quadro.” Daniel Klafke, CEO W3K. “Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia

Rolar para cima