Todos, W3K Tecnologia

3 razões para adotar um sistema SIGAD

/

Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é um dos conceitos que melhor se aplica ao termo SIGAD. A sigla quer dizer Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e nada mais é do que um conjunto de operações e procedimentos técnicos que gera os processos arquivistas de uma empresa. O sucesso do SIGAD dependerá, evidentemente, da implementação de um sistema robusto e eficiente, que foque nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos. No artigo de hoje, vamos apresentar 3 razões para adotar um sistema SIGAD no seu negócio. Diminuir custos avaliando os documentos necessários Na prática, um sistema informatizado com as configurações de um SIGAD gerencia documentos analógicos, híbridos e digitais, desde a sua produção até a destinação final. Esse processo é um incrível protagonista na redução de custos de uma empresa, visto que elimina quantidades grandes de objetos digitais que já não são necessários e, claro, podem ser descartados segundo às normas da LGPD. Os custos com armazenamento, aparato tecnológico e pessoal especializado podem ser revertidos para áreas de maior estratégia, focando no core business e nas decisões mais importantes para o crescimento da organização. Proteção dos documentos da empresa Quando você automatiza o processo de gestão dos documentos da empresa, evidentemente, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso porque o arquivamento tem como característica principal oficializar a conclusão/encerramento de determinada demanda ou atividade registrada em um documento. Sendo assim, após finalizado o processo, haverá total restrição de acesso aos documentos, evitando alterações que até então ainda eram possíveis durante a tramitação. Um sistema com características SIGAD proporciona métodos de proteção aos arquivos. Operacionalização do ambiente digital A operacionalização do ambiente digital é uma das consequências das empresas que adotam sistemas que utilizam métodos SIGAD em seus negócios. A designação de responsabilidades para manuseio dos documentos é o pilar desse processo. Além disso, a operacionalização também garante a nomeação de quem fará a manutenção e atualização dos sistemas informatizados. Isso traz eficiência ao fluxo de trabalho, otimizando tempo e aumentando a produtividade. Escolha um parceiro reconhecido no mercado Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos. Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos. A W3K provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.

Cases Español, Español

Grupo CMPC ahorra tiempo en la tramitación de documentos con Greendocs

/

“Se pudo resolver pendientes relacionadas con el envío de documentación, ya que el típico ‘teléfono roto’ entre proveedores y empresa fue eliminado. Esto porque la herramienta permite registrar el día y la hora en que se realizan los envíos y recepciones”, explica. Además, dado que los documentos son pesados, la facilidad para subir archivos también es un punto relevante en el uso del sistema. “Otros aspectos fundamentales son, por ejemplo, poder hacer todos los comentarios y registrarlos en la plataforma, lo que facilita la comunicación”, agrega. En cuanto al tiempo optimizado, Ana Marta revela que la agilidad y rapidez en el intercambio de información en un proyecto representan una ganancia significativa dentro de un proyecto y/o estudio. “Con Greendocs, tenemos evidencias de los flujos que recorren los documentos y lo comprobamos con auditorías e informes”, finaliza. La plataforma de W3K también facilita la cercanía entre equipos y la gestión de las colas de trabajo. Sin mencionar la seguridad de la información en la gestión de archivos y la posibilidad de visualizar datos de todas las etapas de la documentación. Greendocs integra GED / BPMS / EDMS en una misma plataforma. Fundada en 1920, CMPC inició sus operaciones en Brasil en 2009 al adquirir la unidad productiva ubicada en el municipio de Guaíba, que está en operación desde el 16 de marzo de 1972. Considerada la mayor industria del Rio Grande do Sul, la empresa es un referente por la calidad de sus productos y por el desarrollo sostenible basado en recursos totalmente renovables. Actualmente, el Grupo es el segundo mayor del sector en América Latina, con más de 17 mil colaboradores y 45 plantas industriales en 8 países: Brasil, Chile, Argentina, Colombia, Ecuador, México, Perú y Uruguay.

ECM/GED | Documentos, LGPD, Todos

LGPD e Greendocs: parceria para otimizar e gerenciar dados

/

Debatida com vigor por gestores públicos e empresas, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para tutelar a privacidade dos dados da pessoa, seja ela física ou jurídica.  Muito além da discussão do que são dados pessoais e sensíveis, está a necessidade de fazer a gestão dessas informações, garantindo o acesso, bem como seu armazenamento ou descarte, sem perder a auditabilidade. Evidentemente, para que isso ocorra sem prejuízos, se torna necessário saber onde estão os documentos e como são processados, rastreando-os, analisando seu ciclo de vida e fornecendo alertas para indicação de quando devem ser descartados. Você encontra a localização física de um documento em poucos segundos? É sobre isso que o artigo de hoje vai falar, além de esclarecer algumas dúvidas sobre a LGPD. Gerenciar o armazenamento e manuseio das informações pessoais Parece simples? Acredite, não é. Sem um sistema robusto para gerenciar o ciclo de vida desses documentos, as empresas estão sujeitas a multas que podem chegar a 50 milhões ou 2% do faturamento da companhia.  Sendo assim, proteger os dados é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais inovador e tecnológico. Quais são as informações que estão em poder da sua empresa, onde estão documentadas e quando precisam ser excluídas?  Essas são as principais perguntas relacionadas à LGPD que o gestor deve saber responder. Isso porque apesar dos documentos, assinados digitalmente ou de forma eletrônica, terem a mesma validade jurídica dos físicos, a versão em papel não pode ser descartada sem considerar a sua temporalidade legal. É sobre isso que falaremos no próximo tópico. Tabela de temporalidade a ser seguida com rigor Para cada tipo de documento há um prazo de descarte previsto, porém, grande parte dos arquivos precisa ser armazenada, no mínimo, de cinco a dez anos, o que causa a necessidade de gestão de espaços físicos. Muitas organizações acreditam que simplesmente se desfazer desses documentos vai resolver o problema. No entanto, a maioria dessas companhias sofrerá a punição correspondente pelo descarte incorreto. A saída para escapar da canetada vem sendo os serviços de guarda e gestão documental, mas não somente isso. É necessário gerir esses documentos, seguindo à risca o prazo de armazenamento e o descarte segundo a legislação, sejam eles em papel, mídia ou qualquer outro formato.  LGPD e os dados pessoais Antes de mais nada, vamos entender o que são dados pessoais? Segundo a Lei (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018.), são todas as informações de uma pessoa, seja CPF ou CNPJ, que contenham qualquer tipo de identificação. Existem também os dados sensíveis que identificam a raça ou etnia, religião, opinião política, saúde ou vida sexual. Na prática, um nome sem o sobrenome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de outros dados pessoais, torna-se identificável e precisa ser protegido de acordo com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade previstos em lei. Quando falamos em tratamento, estamos nos referindo à coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, todas as ações sobre os dados. E quando realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens, tem aplicabilidade da Lei. Como o Greendocs pode apoiar a gestão de dados pessoais (LGPD)? O sistema GREENDOCS possibilita o gerenciamento das informações do negócio, trazendo mais fluidez a processos e projetos. É um sistema configurável de acordo com o modelo de negócio da empresa.  Plataforma robusta e muito flexível, o Greendocs provê encontrar a informação correta no momento certo, facilitando a conformidade com normas, pois vai além de uma digitalização de documentos e processos.  Com ele, é possível apoiar o controle das regras de tratamento de dados, provendo acesso rastreável e segurança na gestão escalável desses arquivos. E, claro, ter auditabilidade quanto aos descartes dos documentos. Quer saber mais sobre o Greendocs? Acesse nosso site e entre em contato.

Greendocs, LGPD, Todos

LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados

/

O que é um dado pessoal? Dados pessoais são todos os dados que tornam uma pessoa identificável. Podemos ter tipos diferentes de dados que, dependendo do contexto, podem ou não ser pessoais. Um nome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de mais dados de uma pessoa, torna-se um dado pessoal. Para que existe a Lei Geral de Proteção de Dados e a quem se aplica? A Lei existe para tutelar a privacidade da pessoa. Na maioria das vezes, uma empresa possui mais informações a nosso respeito do que imaginamos, por isso um contexto regulatório adequado e bem formulado pode fomentar e auxiliar o desenvolvimento tecnológico. Ela se aplica a qualquer pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais. Quando se diz tratamento, temos coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, entre outras atividades. Ela não se aplica quando a coleta é feita com fins particulares e não econômicos, jornalísticos, artísticos ou acadêmicos, para fins de segurança de estado, investigações ou infrações penais e quando coleta e tratamento são realizados fora do país. Em resumo, o tratamento de qualquer dado pessoal realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens tem aplicabilidade da Lei. Além disso, ela é horizontal e assimétrica: atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte. Quais os aspectos gerais da Lei para tratamento de dados? O tratamento de dados deve seguir os seguintes princípios: Obrigações trazidas pela Lei: A partir de fevereiro de 2020, a Lei trará as seguintes obrigações ao controladores dos dados pessoais: Como se adequar? A adequação começa com alguns questionamentos simples: É preciso que a empresa tenha autoconhecimento sobre os tipos de dados que tramitam através dela. A partir disso, algumas medidas podem ser adotadas, como criação de procedimentos e políticas que orientem sobre como manter e registrar operações de tratamentos de dados; como conservá-los e garantir que os mesmos sejam utilizados com a finalidade correta; definir responsáveis por seu tratamento; criar metodologias para garantia de segurança das informações, orientando aos funcionários e contratados sobre as melhores práticas a serem utilizadas nesse trâmite. Como garantimos a segurança de dados armazenados no Greendocs? Revisamos regularmente o esquema de armazenamento de dados junto aos nossos provedores e trabalhamos em melhorias constantes para promover o controle de acesso, a fim de que o cliente consiga gerenciar as suas informações de forma conveniente. Além disso, garantimos contratualmente que a segurança e confidencialidade dos dados dos clientes sejam asseguradas através de uma cláusula de sigilo ou, ainda, através de um NDA (Non Disclosure Agreement). O que estamos armazenando no Greendocs? Cada cliente possui o controle de acesso de seu ambiente e de quais documentos serão armazenados no mesmo. Assim, o sistema, em conjunto com as regras do cliente, garante que sejam cumpridas as obrigações legais. Internamente, armazenamos apenas informações necessárias para controle e configuração de ambiente de clientes, dados de suporte (dúvidas, solicitações e falhas relativas à utilização) e de vendas. Como armazenamos e tramitamos os dados? Concebido para rodar em ambiente web, o Greendocs é provido de sofisticados recursos técnicos que garantem que a comunicação documental e o armazenamento de informações ocorram sob os mais altos padrões de segurança. Quem pode acessar os dados? Possuímos um controle de acesso rígido, restrito apenas para membros da equipe, garantindo através de critérios avançados de segurança que os dados não sejam acessíveis por outras pessoas.

Español

Amigable sistema EDMS proporciona control para la gestión de la excelencia

/

Hablamos de Greendocs – una plataforma GDE/BPM/EDMS flexible y escalable para administrar documentos y procesos de ingeniería, que facilita el acceso y la colaboración sin perder el enfoque en la seguridad, la trazabilidad y en la conformidad. La plataforma permite capacitar y entrenar a los usuarios mediante manuales y flujos dentro del propio sistema, lo que elimina la necesidad de contar con otro sistema de capacitación.

Rolar para cima