Suporte BPO gera menos passivos para TI
Você pode contar com os nossos profissionais enquanto sua equipe ganha mais tempo para focar no core business. Esse é o cenário ideal para a transformação digital impulsionar os negócios.
LGPD e Greendocs: parceria para otimizar e gerenciar dados
Debatida com vigor por gestores públicos e empresas, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para tutelar a privacidade dos dados da pessoa, seja ela física ou jurídica. Muito além da discussão do que são dados pessoais e sensíveis, está a necessidade de fazer a gestão dessas informações, garantindo o acesso, bem como seu armazenamento ou descarte, sem perder a auditabilidade. Evidentemente, para que isso ocorra sem prejuízos, se torna necessário saber onde estão os documentos e como são processados, rastreando-os, analisando seu ciclo de vida e fornecendo alertas para indicação de quando devem ser descartados. Você encontra a localização física de um documento em poucos segundos? É sobre isso que o artigo de hoje vai falar, além de esclarecer algumas dúvidas sobre a LGPD. Gerenciar o armazenamento e manuseio das informações pessoais Parece simples? Acredite, não é. Sem um sistema robusto para gerenciar o ciclo de vida desses documentos, as empresas estão sujeitas a multas que podem chegar a 50 milhões ou 2% do faturamento da companhia. Sendo assim, proteger os dados é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais inovador e tecnológico. Quais são as informações que estão em poder da sua empresa, onde estão documentadas e quando precisam ser excluídas? Essas são as principais perguntas relacionadas à LGPD que o gestor deve saber responder. Isso porque apesar dos documentos, assinados digitalmente ou de forma eletrônica, terem a mesma validade jurídica dos físicos, a versão em papel não pode ser descartada sem considerar a sua temporalidade legal. É sobre isso que falaremos no próximo tópico. Tabela de temporalidade a ser seguida com rigor Para cada tipo de documento há um prazo de descarte previsto, porém, grande parte dos arquivos precisa ser armazenada, no mínimo, de cinco a dez anos, o que causa a necessidade de gestão de espaços físicos. Muitas organizações acreditam que simplesmente se desfazer desses documentos vai resolver o problema. No entanto, a maioria dessas companhias sofrerá a punição correspondente pelo descarte incorreto. A saída para escapar da canetada vem sendo os serviços de guarda e gestão documental, mas não somente isso. É necessário gerir esses documentos, seguindo à risca o prazo de armazenamento e o descarte segundo a legislação, sejam eles em papel, mídia ou qualquer outro formato. LGPD e os dados pessoais Antes de mais nada, vamos entender o que são dados pessoais? Segundo a Lei (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018.), são todas as informações de uma pessoa, seja CPF ou CNPJ, que contenham qualquer tipo de identificação. Existem também os dados sensíveis que identificam a raça ou etnia, religião, opinião política, saúde ou vida sexual. Na prática, um nome sem o sobrenome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de outros dados pessoais, torna-se identificável e precisa ser protegido de acordo com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade previstos em lei. Quando falamos em tratamento, estamos nos referindo à coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, todas as ações sobre os dados. E quando realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens, tem aplicabilidade da Lei. Como o Greendocs pode apoiar a gestão de dados pessoais (LGPD)? O sistema GREENDOCS possibilita o gerenciamento das informações do negócio, trazendo mais fluidez a processos e projetos. É um sistema configurável de acordo com o modelo de negócio da empresa. Plataforma robusta e muito flexível, o Greendocs provê encontrar a informação correta no momento certo, facilitando a conformidade com normas, pois vai além de uma digitalização de documentos e processos. Com ele, é possível apoiar o controle das regras de tratamento de dados, provendo acesso rastreável e segurança na gestão escalável desses arquivos. E, claro, ter auditabilidade quanto aos descartes dos documentos. Quer saber mais sobre o Greendocs? Acesse nosso site e entre em contato.
Edoc 2021 – ECM como serviço, Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda
A W3K estará online no EDOC 2021 apresentando o tema: ECM As A Service (ECM como serviço), Gestão de Conteúdo Adaptável Sob Demanda. Será palestrado por: Liliane Dias, possui mais de 7 anos de experiência com atendimento e consultoria ao cliente, atua como executiva comercial na empresa W3K. Jonatas Bloss, atua no Desenvolvimento de Novos Negócios da W3K, possui mais de 15 anos de experiência em consultoria e implantação de softwares ECM, EDMS e BPMS, impulsionando a transformação digital em empresas a nível América Latina. Painel Tecnologia no canal do Youtube do EDOC Online 2021, dia 09 de junho, às 19h. Saiba mais: edoccapacitacao.online
BPO: economia e mais tempo para a estratégia do negócio
O Business Process Outsourcing (BPO), também conhecido como Terceirização de Processo de Negócios é uma alternativa para que as organizações aumentem produtividade e diminuam custos, entre outros benefícios, terceirizando algumas etapas da gestão da empresa.
LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados
O que é um dado pessoal? Dados pessoais são todos os dados que tornam uma pessoa identificável. Podemos ter tipos diferentes de dados que, dependendo do contexto, podem ou não ser pessoais. Um nome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de mais dados de uma pessoa, torna-se um dado pessoal. Para que existe a Lei Geral de Proteção de Dados e a quem se aplica? A Lei existe para tutelar a privacidade da pessoa. Na maioria das vezes, uma empresa possui mais informações a nosso respeito do que imaginamos, por isso um contexto regulatório adequado e bem formulado pode fomentar e auxiliar o desenvolvimento tecnológico. Ela se aplica a qualquer pessoa física ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais. Quando se diz tratamento, temos coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, entre outras atividades. Ela não se aplica quando a coleta é feita com fins particulares e não econômicos, jornalísticos, artísticos ou acadêmicos, para fins de segurança de estado, investigações ou infrações penais e quando coleta e tratamento são realizados fora do país. Em resumo, o tratamento de qualquer dado pessoal realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens tem aplicabilidade da Lei. Além disso, ela é horizontal e assimétrica: atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte. Quais os aspectos gerais da Lei para tratamento de dados? O tratamento de dados deve seguir os seguintes princípios: Propósito: Os dados coletados devem ser utilizados com uma finalidade específica, legítima e clara. Compatibilidade: A utilização dos dados deve ser compatível com o propósito informado no momento da coleta. Necessidade: Apenas o dados estritamente necessários devem ser utilizados. Disponibilidade: Após coleta, deve haver livre acesso aos dados e ao tratamento que está sendo realizado. Integridade e Transparência: Os dados devem estar íntegros, claros, atualizados e precisos para o titular. Confidencialidade: Garantia da guarda dos documentos em caso de divulgação não autorizada. Segurança: Garantir meios de proteção para que os dados coletados não sejam divulgados. Não discriminação: Os dados não devem ser utilizados para fins abusivos, ilícitos ou discriminatórios. Obrigações trazidas pela Lei: A partir de fevereiro de 2020, a Lei trará as seguintes obrigações ao controladores dos dados pessoais: Evidenciar que o consentimento para coleta de dados foi obtido em conformidade com a Lei; Registrar toda e qualquer operação de tratamento de dados realizada sobre as informações; Elaborar relatório de impacto à proteção de dados mediante a solicitação da autoridade nacional; Manter o titular informado sobre qualquer alteração no propósito de utilização dos dados; Em caso de violação da LGPD, responder a qualquer dano causado solidariamente. Como se adequar? A adequação começa com alguns questionamentos simples: De quem que é o dado? Quais dados estamos tratando? O que realmente é necessário? O consentimento para utilização de dados é baseado em informações claras? Algum dado pode ser anonimizado? O dado está sendo utilizado para a finalidade objetivada? O dado já atingiu seu objetivo? Se sim, qual procedimento adotar? É preciso que a empresa tenha autoconhecimento sobre os tipos de dados que tramitam através dela. A partir disso, algumas medidas podem ser adotadas, como criação de procedimentos e políticas que orientem sobre como manter e registrar operações de tratamentos de dados; como conservá-los e garantir que os mesmos sejam utilizados com a finalidade correta; definir responsáveis por seu tratamento; criar metodologias para garantia de segurança das informações, orientando aos funcionários e contratados sobre as melhores práticas a serem utilizadas nesse trâmite. Como garantimos a segurança de dados armazenados no Greendocs? Revisamos regularmente o esquema de armazenamento de dados junto aos nossos provedores e trabalhamos em melhorias constantes para promover o controle de acesso, a fim de que o cliente consiga gerenciar as suas informações de forma conveniente. Além disso, garantimos contratualmente que a segurança e confidencialidade dos dados dos clientes sejam asseguradas através de uma cláusula de sigilo ou, ainda, através de um NDA (Non Disclosure Agreement). O que estamos armazenando no Greendocs? Cada cliente possui o controle de acesso de seu ambiente e de quais documentos serão armazenados no mesmo. Assim, o sistema, em conjunto com as regras do cliente, garante que sejam cumpridas as obrigações legais. Internamente, armazenamos apenas informações necessárias para controle e configuração de ambiente de clientes, dados de suporte (dúvidas, solicitações e falhas relativas à utilização) e de vendas. Como armazenamos e tramitamos os dados? Concebido para rodar em ambiente web, o Greendocs é provido de sofisticados recursos técnicos que garantem que a comunicação documental e o armazenamento de informações ocorram sob os mais altos padrões de segurança. Transmissão de dados: Em conformidade com a ISO/IEC 17799, os dados são transmitidos criptografados. O certificado SSL Thawte/DigiCert, utilizado pelas grandes lojas de varejo para proteger informações de cartão de crédito, é o mesmo utilizado pelo GreenDocs para garantir autenticidade e sigilo na transmissão da informação. Registro de atividades: O sistema mantém relatórios de atividades completos. Ações como entrada no ambiente, saída e leitura de documentos tem registrado horário, usuário e IP executante. Lógica de segurança baseada em processos: As permissões são definidas através de regras grupo x processo x unidade x função, e não apenas perfil x área. Isso dá maior flexibilidade à setagem de segurança e definição de privilégios, mas mantém performance e privacidade das informações, de maneira que cada parte envolvida no projeto tenha acesso somente ao que precisa. Infraestrutura de TI: Para o caso da utilização em nuvem, contamos com provedores de infraestrutura de TI (datacenter) reconhecidos pelo mercado, tais como Amazon Web Service (AWS) e Microsoft Azure. Quando da necessidade de interação com pessoas ou empresas terceiras, a utilização em nuvem é um recurso extra de segurança. Isso porque usuários ou grupos externos são autorizados para entrar apenas na “nuvem”. Não é necessário habilitá-los na infraestrutura de TI local do contratante. Segurança patrimonial da informação: Caso solicitado, o cliente receberá em mãos, mensalmente, uma ou mais mídias físicas com os conteúdos e dados gerados naquele mês. Quem pode
Amigable sistema EDMS proporciona control para la gestión de la excelencia
Hablamos de Greendocs – una plataforma GDE/BPM/EDMS flexible y escalable para administrar documentos y procesos de ingeniería, que facilita el acceso y la colaboración sin perder el enfoque en la seguridad, la trazabilidad y en la conformidad. La plataforma permite capacitar y entrenar a los usuarios mediante manuales y flujos dentro del propio sistema, lo que elimina la necesidad de contar con otro sistema de capacitación.
Governança da Informação no eDOC Engenharia 2020 Online com a W3K
A W3K Tecnologia estará on-line no eDOC Engenharia 2020, apresentando Governança da Informação em Empreendimentos e Benefícios da Gestão do Ciclo de Vida dos Ativos Industriais. 22 a 24 de Julho de 2020 | Evento 100% online. Participe do único evento online de Transformação Digital em Engenharia, no cenário da Gestão de Documentos e da Informação! 3 dias de PALESTRAS ON-LINE com GRANDES NOMES explorando as Tendências, perspectivas e aplicações da Transformação Digital na gestão da informação e documentação em projetos da Engenharia 4.0. Tema do eDOC ENGENHARIA 2020 Engenharia & Gestão da Informação, no cenário da Transformação Digital & Cases Paperless. O eDoc Online Engenharia é realizado em três dias, divididos em painéis temáticos com assuntos atuais da área, contando com debatedores, mesas-redondas, em exposições individuais ou em grupo, com espaço virtual para interações e questionamentos do público para cada apresentação. Temos palestras ao vivo e gravadas previamente e todas ficando disponíveis na plataforma online para os participantes. Daniel Klafke W3K Tecnologia Possui 18 anos de experiência na gestão de projetos e equipes com foco em gerar valor para empresas através da implementação de tecnologias para governança da informação, gestão do conhecimento e automatização de processos de negócios para o mercado corporativo. Atuou em projetos de implantação de sistemas de gerenciamento de documentos, virtualização de processos e iniciativas paperless para empresas como GERDAU, PETROBRÁS, MARCOPOLO, KLABIN, SUZANO, ITAIPU e GRUPO VOTORANTIM. Acesse edoconline.com.br e saiba mais.
Por que implantar o GED e como ele provê eficiência ao negócio?
Muito papel, falta de rastreabilidade, governança, segurança da informação e morosidade no fluxo de trabalho foram os motivos que levaram a maior operadora de planos de saúde do Norte e Nordeste brasileiro, o Grupo Hapvida, a implantar o GED para gerenciar seus documentos. O Greendocs, ferramenta da W3K escolhida pela Hapvida, provê fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência às empresas. Porém, muitas são as dúvidas dos gestores na hora de dizer sim ao investimento. Diante disso, é fundamental compreender os benefícios de implantar o GED e como ele provê eficiência ao negócio. GED: menos papel, menos custo Basta um exercício rápido de percepção para visualizarmos que a tecnologia é capaz de criar um cenário inteiramente livre de papel dentro das companhias. Esse ambiente é chamado de paperless e o GED tem protagonismo na conquista desse importante passo à transformação digital das empresas. A digitalização de alguns processos e rotinas – o que torna o uso do papel desnecessário, também diminui os custos do negócio, visto que é possível retirar do orçamento gastos com documentos físicos, espaço para armazenamento e profissionais para arquivá-los e procurá-los. A importância é tanta que, segundo pesquisa da Serasa Experian, 87% das organizações gostariam de diminuir o uso de papel. No caso do Grupo Hapvida, o arquivo de contratos ocupava um espaço imenso nos ambientes da operadora, além de tornar o processo de procura de informações ineficiente com, inclusive, a perda dos documentos entre os fluxos e processos do dia a dia. Quer saber mais sobre uma empresa paperless? Rastreabilidade eficaz e segura com o GED Imagine a complexidade de um processo manual de gerenciamento de dados e contratos em uma companhia que está operando em 32 hospitais, 20 prontos atendimentos, 105 clínicas e 109 centros de diagnóstico por imagem e coleta laboratorial. Além do excesso de papel, a falta de rastreabilidade e governança eram evidentes sem uma plataforma de GED. Por isso, a Hapvida optou pela implementação da ferramenta Greendocs, busca essa que envolveu alguns requisitos básicos, como analisar custo-benefício, simplicidade na utilização, confiabilidade e possibilidade de customização. Sendo a área de suprimentos o primeiro setor a receber a solução. Todo processo de rastreabilidade de contratos, novos documentos e rescisões da empresa foi otimizado e, claro, também ficou muito mais fácil prover o controle do fluxo de tudo isso. Governança e otimização do fluxo operacional com o Greendocs No caso de um negócio com um grande número de documentos importantes, como é o caso da operadora, o fluxo de aprovação e assinatura pode se tornar moroso e, claro, impedir que a empresa produza com a capacidade máxima que poderia diante de uma ferramenta eficiente para gerir todos esses processos. A Hapvida chegou a levar 60 dias entre elaboração, validação e assinatura de contratos, isso antes da implantação do GED. De uma maneira geral, o Greendocs faz a captura e a digitalização da base de documentos, além de gerenciá-los de forma rápida, criando um fluxo operacional dinâmico, eficaz e ágil – três pilares fundamentais para o desenvolvimento de qualquer negócio. Leia o case completo da operadora Hapvida no blog da W3K.
Como aplicar o BPM nas empresas?
Um dos pilares de sustentação de qualquer negócio é ter um gerenciamento de processos internos eficaz e aplicado aos mais diversos ambientes. Isso está diretamente relacionado com um controle mais preciso nos fluxos de informação, automatizando tarefas a fim de conquistar maior agilidade, fluidez e transparência. Podemos afirmar que essa é a base do BPM – sigla para o termo “modelagem de processos de negócios”. O objetivo deste modelo é definir a gestão por processos. Para isso, oferece meios de controle e avaliação a fim de melhorar o fluxo de trabalho, focando no mapeamento assertivo e em uma estratégica ágil e eficaz. A tecnologia é o diferencial para que essa modalidade seja implementada da melhor forma. Muito embora o seu conceito esteja claro, muitas companhias ainda têm dúvidas de como aplicar o BPM na rotina das empresas. Neste artigo, vamos abordar as etapas de um ciclo BPM efetivo e a maneira mais inteligente de aplicá-lo. O ciclo BPM depende da maturidade da empresa Estruturar processos é uma necessidade de qualquer negócio, porém, a implantação do BPM depende muito da maturidade de cada empresa, visto que atinge paradigmas culturais mais difíceis de serem quebrados. Por isso, a transformação deve começar de dentro para fora, com capacitação da equipe e um projeto de mudança bem estruturado. Isso porque o ciclo BPM envolve um conjunto de fases que requer conhecimento e continuidade. Alinhamento estratégico e visão ampla dos processos Um dos pilares desse ciclo é o alinhamento estratégico para construir uma visão ampla dos processos da empresa, promovendo integração com toda a cadeia de valor do negócio. Nesse primeiro momento, é preciso emoldurar a organização identificando os processos primários, de gestão e de apoio. Análise de processos do negócio Após o alinhamento estratégico, é preciso validar as informações, metas e objetivos, compreendendo variáveis e fatores externos importantes para que o modelo BPM seja desenhado. Materialização e implementação Outra fase importante é a hora de desenhar o projeto, o que permite identificar as falhas, repetições e fases desnecessárias. É o que chamamos de materialização do processo BPM. O momento de implementação dos processos vem logo depois, e nada mais é do que o desenho colocado em prática para pequenos ajustes. Monitoramento, controle e refinamento A fase de monitoramento é fundamental para prover informações sobre o desempenho utilizando métricas. Vale ressaltar que ele deve ser feito de forma contínua para o bom andamento do fluxo de trabalho. Com alguns resultados em mãos se torna mais eficaz promover melhorias ou até redesenhar algum processo insuficiente. GED e BPM como diferenciais competitivos Na definição do autor Thomas Davenport, referência na área de sistemas de informação, a modelagem de processos de negócios é um conjunto estruturado de atividades, desenhado para produzir um resultado especificado para um cliente ou um mercado em particular. No caso da gestão de documentos, por exemplo, o modelo BPM e um sistema de GED/ECM juntos são considerados grandes diferenciais competitivos. Com eles, as organizações podem reduzir cerca de 70% dos custos com gerenciamento de informações, implementando fluxos de trabalho automatizados e rastreáveis, registros precisos das ações realizadas, reduzindo filas de trabalho e gargalos operacionais. Leia nosso artigo com 4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPM. Mais escalabilidade à gestão das empresas Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos. A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágil de uma plataforma BPM que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais? Entre em contato conosco.