IdiomasPolítica de privacidad
1. Aviso de Privacidad
W3K TECNOLOGÍA tiene el compromiso de tratar los datos personales con transparencia, seguridad y de conformidad con la legislación aplicable. Esta Política describe cómo recopilamos, utilizamos, compartimos, almacenamos, protegemos y eliminamos los datos personales, así como la forma en que los titulares pueden ejercer sus derechos.
Esta Política forma parte del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de W3K TECNOLOGÍA, está alineada con su Política de Seguridad de la Información y cumple con los requisitos de privacidad de la norma ABNT NBR ISO/IEC 27001:2022 y con el principio de transparencia de la Ley General de Protección de Datos Personales (art. 6, VI).
2. Alcance y Cobertura
Esta Política se aplica a todos los tratamientos de datos personales realizados por W3K TECNOLOGÍA, como Responsable o Encargada del Tratamiento, incluyendo:
> La navegación y la interacción en los sitios web institucionales;
> La relación comercial, contractual y de soporte con clientes, socios, proveedores y clientes potenciales;
> La operación de las soluciones SaaS Greendocs y KeyDrive.
El tratamiento de datos de empleados, pasantes y candidatos se detalla en un aviso de privacidad específico, disponible en los canales internos de Recursos Humanos.
3. Quiénes Somos
W3K TECNOLOGÍA es una empresa brasileña de tecnología especializada en gobernanza de la información. Sus soluciones SaaS, con especial énfasis en Greendocs y KeyDrive, respaldan la gestión documental, el cumplimiento normativo y la transformación digital de organizaciones de diversos sectores. La infraestructura se contrata a través de Amazon
Web Services y Microsoft Azure, bajo un modelo de responsabilidad compartida; W3K TECNOLOGÍA no opera centros de datos propios.
Responsable del Tratamiento: W3K TECNOLOGÍA, CNPJ n.º 13.132.551/0001-50, Avenida Theodomiro Porto da Fonseca, 3101, Edificio 10, 3.er piso, São Leopoldo - RS, Código Postal 93022-715.
4. Definiciones y Siglas
> ANPD: Autoridad Nacional de Protección de Datos, responsable de supervisar el cumplimiento de la LGPD en Brasil;
> Responsable del Tratamiento: quien decide sobre el tratamiento de datos personales;
> Dato personal: información relacionada con una persona física identificada o identificable;
> Dato personal sensible: dato sobre origen racial o étnico, convicción religiosa, opinión política, afiliación sindical o religiosa, salud, vida sexual, dato genético o biométrico;
> Delegado de Protección de Datos (DPO): canal de comunicación entre el Responsable del Tratamiento, los titulares y la ANPD;
> LGPD: Ley n.º 13.709/2018, Ley General de Protección de Datos Personales;
> Encargado del Tratamiento: quien trata datos personales en nombre del Responsable y de acuerdo con sus instrucciones;
> Titular: persona física a quien se refieren los datos personales;
> Tratamiento: toda operación realizada con datos personales, como recopilación, uso, almacenamiento, intercambio y eliminación.
5. Roles de W3K en el Tratamiento de Datos Personales
W3K TECNOLOGÍA actúa como Responsable del Tratamiento cuando decide sobre las finalidades y los medios del tratamiento, como en la relación con clientes y clientes potenciales, en la gestión de contratos y facturación, en la atención y el soporte, en la operación de los sitios web y en las acciones de comunicación.
En la mayoría de los tratamientos realizados dentro de Greendocs y KeyDrive, actúa como Encargada del Tratamiento, tratando datos en nombre y siguiendo las instrucciones documentadas de los Clientes, que son los Responsables del Tratamiento. En esta condición, W3K TECNOLOGÍA utiliza los datos únicamente para prestar los servicios contratados, formaliza las obligaciones de protección de datos mediante contrato, adopta medidas de seguridad adecuadas, ayuda al Cliente a atender las solicitudes de los titulares y de las autoridades, y no es responsable de las prácticas de privacidad de los Clientes.
El siguiente cuadro indica el papel de W3K TECNOLOGÍA en cada situación y a quién debe dirigirse el titular:
| Situación | Rol de W3K | A quién debe dirigirse el titular |
|---|---|---|
| Navegación en los sitios web de W3K | Responsable del Tratamiento | W3K, dpo@w3k.com.br |
| Contacto comercial, contratación, facturación y soporte | Responsable del Tratamiento | W3K, dpo@w3k.com.br |
| Credenciales y registros de acceso de usuarios designados por el Cliente | Responsable del Tratamiento (uso técnico) | W3K, dpo@w3k.com.br |
| Documentos e información introducidos por el Cliente en Greendocs/KeyDrive | Encargada del Tratamiento | Al Cliente (Responsable del Tratamiento) que proporcionó el servicio |
6. Datos Personales Tratados y Finalidades
W3K TECNOLOGÍA no realiza la recopilación automatizada de datos para la elaboración de perfiles, publicidad comportamental o enriquecimiento de registros. En los sitios web, los datos se recopilan por iniciativa del titular, a través de formularios. En las plataformas, se generan automáticamente únicamente los registros técnicos de acceso y actividad (logs) necesarios para la autenticación, la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento del art. 15 de la Ley n.º 12.965/2014.
El siguiente cuadro resume los datos tratados y las finalidades según la categoría del titular:
| Titular | Datos tratados | Finalidades |
|---|---|---|
| Clientes, socios, proveedores y sus representantes |
|
|
| Visitantes de los sitios web |
|
|
| Titulares de datos de los Clientes (tratamiento como Encargada) |
|
|
En la operación de las plataformas, los únicos datos personales de usuarios finales tratados por iniciativa de W3K TECNOLOGÍA son el nombre y el correo electrónico necesarios para el control de acceso y el envío de notificaciones del sistema. Las categorías de datos, las finalidades y las bases legales de los demás datos introducidos en las plataformas son definidas por el Cliente, en calidad de Responsable del Tratamiento. Si usted es titular de datos tratados por un Cliente, dirija su solicitud a este; W3K TECNOLOGÍA brindará el apoyo necesario.
7. Bases Legales
El tratamiento realizado en calidad de Responsable del Tratamiento está amparado por al menos una de las bases legales previstas en los arts. 7 y 11 de la LGPD, según el siguiente cuadro. Cuando actúa como Encargada del Tratamiento, la base legal es definida por el Cliente.
| Finalidad | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Celebración y ejecución de contratos, gestión de cuentas, facturación, atención y soporte | Ejecución de contrato o de procedimientos preliminares, art. 7, V |
| Cumplimiento de obligaciones legales, regulatorias, fiscales y de conservación de registros de acceso | Cumplimiento de obligación legal o regulatoria, art. 7, II |
| Ejercicio y defensa de derechos en procesos judiciales, administrativos o arbitrales | Ejercicio regular de derechos, art. 7, VI |
| Seguridad de la información, prevención de fraudes y abusos, registro e investigación de incidentes | Interés legítimo, art. 7, IX, en concordancia con el art. 11, § 3 |
| Mejora de productos y servicios, análisis estadísticos y medición del rendimiento | Interés legítimo, art. 7, IX |
| Prospección comercial corporativa (B2B) y relación con clientes | Interés legítimo, art. 7, IX, de conformidad con el art. 10 |
| Envío de boletines informativos y comunicaciones de marketing a personas que no son clientes; cookies no esenciales | Consentimiento, art. 7, I |
| Protección de la vida o de la integridad física | Art. 7, VII |
Cuando el tratamiento se basa en el interés legítimo, W3K TECNOLOGÍA mantiene documentada la evaluación de ponderación y garantiza al titular el derecho de oposición.
8. Datos Sensibles y de Menores de Edad
Como Controladora, a W3K TECNOLOGIA não coleta dados pessoais sensíveis de forma intencional e solicita que os titulares não os enviem pelos seus canais. Como Operadora, reconhece que Clientes de setores regulados, como o de saúde, podem armazená-los nas soluções; nesses casos, aplica controles adicionais de segurança e os trata exclusivamente sob as instruções do Cliente, a quem cabe assegurar a hipótese legal do art. 11 da LGPD.
Los productos y servicios están destinados a organizaciones y profesionales mayores de 18 años. W3K TECNOLOGIA no recopila intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes en calidad de Controladora y, al tener conocimiento de una recopilación indebida, elimina dichos datos. Cuando el Cliente ingrese estos datos en las soluciones, le corresponderá observar lo dispuesto en el art. 14 de la LGPD.
9. Compartición de Datos Personales
W3K TECNOLOGIA no vende datos personales ni los comparte con fines publicitarios de terceros ni para fines propios de estos. La compartición se realiza únicamente con:
> Proveedores de infraestructura en la nube: Amazon Web Services y Microsoft Azure, que actúan como suboperadores y cuyos contratos prohíben usos distintos de la prestación del servicio contratado;
> Prestadores de servicios y suboperadores: empresas que apoyan la operación, el soporte, la comunicación y la gestión administrativa y financiera, sometidas a evaluación previa y a obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos;
> Empresas del mismo grupo económico: cuando sea necesario, con las mismas garantías previstas en esta Política;
> Autoridades públicas, organismos reguladores y judiciales: para el cumplimiento de una obligación legal o el ejercicio regular de derechos;
> Entidades sucesoras: en caso de fusión, adquisición, escisión o transferencia de activos, quedando vinculadas a esta Política; si hubiera una alteración relevante de las finalidades, los titulares serán informados previamente;
> Terceros, mediante consentimiento: en los demás supuestos, únicamente tras el consentimiento específico e informado del titular.
10. Transferencia Internacional de Datos
Los datos se almacenan y procesan preferentemente en Brasil y, en ciertos casos, en otros países, por ejemplo, en actividades de soporte, monitoreo y herramientas corporativas. En las transferencias internacionales, W3K TECNOLOGIA adopta al menos uno de los mecanismos del art. 33 de la LGPD:
> Contratación de proveedores en países u organismos con un grado de protección adecuado, reconocido por la ANPD;
> Cláusulas contractuales estándar aprobadas por la ANPD (Resolución CD/ANPD n.º 19/2024) o cláusulas contractuales específicas con las garantías exigidas;
> Consentimiento específico y destacado del titular, cuando corresponda.
W3K TECNOLOGIA mantiene un registro de las transferencias realizadas y evalúa periódicamente la adecuación de las garantías.
11. Cookies, Tecnologías de Rastreo y Comunicación
Los sitios web utilizan cookies y tecnologías similares para permitir el funcionamiento de las páginas, medir la audiencia y mejorar la navegación. El siguiente cuadro presenta las categorías de cookies utilizadas:
| Categoría | Finalidad | Base legal |
|---|---|---|
| Estrictamente necesarias | Permitir el funcionamiento del sitio, la autenticación y la seguridad de la navegación | Interés legítimo / ejecución de contrato |
| De rendimiento y analíticas | Medir la audiencia, identificar errores y evaluar el uso de las páginas | Consentimiento |
| De funcionalidad | Recordar preferencias y personalizar la experiencia de navegación | Consentimiento |
| De marketing y publicidad | Medir campañas y presentar contenidos relevantes | Consentimiento |
Las cookies no esenciales solo se activan tras el consentimiento del titular, recabado mediante un banner en el primer acceso, y pueden revisarse o revocarse en cualquier momento en la configuración del navegador, sin afectar la licitud del tratamiento anterior. Los boletines informativos (newsletters) y las comunicaciones promocionales dirigidas a personas que no son clientes dependen del consentimiento y siempre incluyen la opción de darse de baja (opt-out). En los productos Greendocs y KeyDrive, las cookies sirven únicamente para la autenticación, la seguridad de la sesión y el funcionamiento de las aplicaciones, sin cookies de publicidad.
12. Seguridad de la Información
W3K TECNOLOGIA mantiene un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información estructurado conforme a la norma ABNT NBR ISO/IEC 27001:2022, con medidas técnicas y administrativas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados y situaciones accidentales o ilícitas de destrucción, pérdida, alteración, comunicación o difusión. Entre los controles adoptados:
> Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo;
> Control de acceso basado en roles, mínimo privilegio y autenticación multifactor en los accesos administrativos;
> Segregación lógica de entornos y de datos entre Clientes;
> Registro y monitoreo de *logs* de acceso y de actividades;
> Copias de seguridad, pruebas de recuperación y planes de continuidad del negocio;
> Gestión de vulnerabilidades, gestión de cambios y desarrollo seguro;
> Evaluación de seguridad de proveedores y suboperadores;
> Programa continuo de concienciación y capacitación de los colaboradores.
Dado que W3K TECNOLOGIA no opera centros de datos propios, la seguridad física de los entornos de procesamiento es responsabilidad de los proveedores de nube, que mantienen certificaciones reconocidas y son evaluados periódicamente. Si usted identifica o sospecha de alguna situación que ponga sus datos en riesgo, comuníquese de inmediato con dpo@w3k.com.br.
13. Comunicación de Incidentes de Seguridad
W3K TECNOLOGIA mantiene un proceso formal de gestión de incidentes, con registro, clasificación, tratamiento, análisis de causa raíz y lecciones aprendidas.
En calidad de Controladora, ante un incidente que pueda acarrear un riesgo o daño relevante a los titulares, comunica a la ANPD y a los titulares afectados, en los términos del art. 48 de la LGPD y de la Resolución CD/ANPD n.º 15/2024, en un plazo de 3 (tres) días hábiles contados a partir del conocimiento del incidente. En calidad de Operadora, comunica al Cliente sin demora injustificada, con la información necesaria para que este cumpla sus obligaciones.
14. Retención y Terminación del Tratamiento
Los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades de la recopilación, respetando los plazos legales:
| Categoría de dato | Criterio de retención |
|---|---|
| Datos contractuales, fiscales y de facturación | Durante la vigencia del contrato y por los plazos legales y de prescripción aplicables tras su terminación |
| Datos de contacto y de relación comercial | Mientras perdure la relación o hasta la manifestación de oposición o la revocación del consentimiento |
| Registros de acceso a aplicaciones de internet (logs) | Mínimo de 6 (seis) meses, en los términos del art. 15 de la Ley n.º 12.965/2014 (Marco Civil de Internet) |
| Registros de atención y soporte | Durante la vigencia del contrato y por el plazo necesario para la defensa de derechos |
| Nombre y correo electrónico utilizados en la atención y el soporte al cliente | Hasta la finalización del uso del servicio; los accesos se desactivan al término de la contratación |
| Datos tratados en calidad de Operadora | Conforme a las instrucciones y plazos definidos por el Cliente en el contrato, con devolución o eliminación al término |
El tratamiento finaliza cuando se alcanza la finalidad o los datos dejan de ser necesarios, a solicitud del titular, o por determinación legal o de la ANPD. Los datos se eliminan entonces de forma segura, salvo en los supuestos de conservación previstos en el art. 16 de la LGPD.
15. Direitos dos Titulares
En los términos de los arts. 17 a 22 de la LGPD, usted puede, de forma gratuita y en cualquier momento, solicitar:
> Confirmación de la existencia de tratamiento y acceso a sus datos;
> Corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados;
> Anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios, excesivos o tratados en disconformidad con la LGPD;
> Portabilidad de los datos a otro proveedor, respetando los secretos comerciales e industriales;
> Eliminación de los datos tratados con base en el consentimiento, salvo en los supuestos legales de conservación;
> Información sobre las entidades con las que se han compartido sus datos y sobre las consecuencias de negar el consentimiento;
> Revocación del consentimiento y oposición al tratamiento basado en un supuesto distinto del consentimiento, en caso de incumplimiento de la LGPD;
> Revisión de decisiones tomadas únicamente con base en el tratamiento automatizado que afecten sus intereses (art. 20).
Cómo ejercerlos: envíe la solicitud al Delegado de Protección de Datos (DPO), al correo electrónico dpo@w3k.com.br. Por motivos de seguridad, W3K TECNOLOGIA puede solicitar información adicional para confirmar su identidad.
Plazos: la confirmación de existencia o el acceso se proporcionan de inmediato, en formato simplificado, o en un plazo de hasta 15 (quince) días, mediante declaración completa (art. 19 de la LGPD). Las demás solicitudes se responden en un plazo razonable y proporcional a su complejidad.
Limitaciones: es posible que la solicitud no se atienda en su totalidad cuando exista una obligación legal de conservación, el ejercicio regular de derechos o un impacto sobre derechos de terceros; en ese caso, le informaremos los motivos. Si sus datos son tratados por cuenta de un Cliente, diríjase a este. Usted también puede presentar una petición ante la ANPD o ante los organismos de defensa del consumidor (art. 18, § 1.º, de la LGPD).
16. Decisiones Automatizadas
En calidad de Controladora, W3K TECNOLOGIA no adopta decisiones tomadas únicamente con base en el tratamiento automatizado de datos personales que afecten los intereses de los titulares, incluida la definición de perfiles personales, profesionales, de consumo o de crédito.
17. Enlaces y Servicios de Terceros
Los sitios web y productos pueden contener enlaces a servicios de terceros, de los cuales W3K TECNOLOGIA no se responsabiliza, ni tampoco de sus prácticas de tratamiento de datos. Recomendamos consultar las respectivas políticas de privacidad antes de proporcionar sus datos.
18. Delegado de Protección de Datos Personales
En cumplimiento del art. 41 de la LGPD, W3K TECNOLOGIA cuenta con un Delegado de Protección de Datos Personales (Data Protection Officer, DPO), canal de comunicación entre la empresa, los titulares y la ANPD. El Delegado es Jonatas Bloss y su contacto es dpo@w3k.com.br.
19. Vigencia, Revisión y Modificaciones
Esta Política entra en vigor en la fecha de su aprobación por la Alta Dirección, por plazo indeterminado, y se revisa como mínimo una vez al año o siempre que haya cambios relevantes en la legislación, los servicios, las prácticas de tratamiento o el contexto de riesgos. La versión vigente es siempre la publicada en el sitio web institucional, con la indicación de la versión y la fecha. Las modificaciones sustanciales en las prácticas de tratamiento se informarán a los titulares por los canales disponibles, con la oportunidad de analizarlas antes de continuar utilizando los servicios.
Esta Política sustituye íntegramente el Aviso de Privacidad de W3K TECNOLOGIA del 22 de marzo de 2020, cuyo contenido aún aplicable se ha consolidado aquí, y prevalece sobre las versiones anteriores en lo que respecta al portafolio de productos (Greendocs y KeyDrive), al modelo de infraestructura en la nube y a la recopilación automática de datos.
19. Vigencia, Revisión y Modificaciones
> ABNT NBR ISO/IEC 27001:2022, Sistemas de gestión de la seguridad de la información;
> ABNT NBR ISO/IEC 27701, Extensión para la gestión de la privacidad de la información;
> Ley n.º 13.709/2018, Ley General de Protección de Datos Personales (LGPD);
> Ley n.º 12.965/2014, Marco Civil de Internet, y Decreto n.º 8.771/2016;
> Ley n.º 8.078/1990, Código de Defensa del Consumidor;
> Resolución CD/ANPD n.º 2/2022, Reglamento de aplicación de la LGPD a los agentes de tratamiento de pequeño porte;
> Resolución CD/ANPD n.º 15/2024, Reglamento de comunicación de incidentes de seguridad;
> Resolución CD/ANPD n.º 19/2024, Cláusulas contractuales estándar para la transferencia internacional de datos.
