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Cerca de três milhões e meio de documentos — esse é o volume do acervo documental migrado, digitalizado e gerenciado pela W3K Tecnologia por meio do software GREENDOCS. A empresa, que neste dia 06 de agosto, está completando 76 anos, e é líder global na fabricação de carrocerias para ônibus, utiliza a solução ECM/Archiving, que consiste na classificação, digitalização, indexação e armazenamento de documentos no ambiente digital.
O processo de digitalização do acervo da Marcopolo teve início em 2022, e engloba todas as etapas do processo documental — desde a preparação e classificação, até a digitalização, indexação, armazenamento em nuvem e arquivamento físico — promovendo governança e fluidez no acesso à informação. Nessa etapa, a W3K realizou a migração de documentos já digitalizados em nuvem por outro fornecedor para o seu software de gestão, o GREENDOCS. Um dos principais desafios do projeto foi elevar a qualidade do serviço de digitalização, substituindo o antigo fornecedor por um modelo mais eficiente e robusto. Após a finalização da migração, a W3K deu início ao treinamento dos usuários, suporte técnico e serviços de melhoria contínua, com o objetivo de facilitar o gerenciamento dos documentos digitais e agilizar a consulta ao acervo físico ainda existente na Marcopolo.
Os resultados com a migração foram tão positivos que no ano seguinte a W3K passou a atuar também na digitalização de novos documentos do dossiê de colaboradores da Marcopolo, o que inclui registros de admissão, demissão e exames de saúde ocupacional (ASO). O processo teve início na sede da W3K, em São Leopoldo (RS), onde a empresa passou a receber os documentos físicos enviados pela Marcopolo, realizando toda a operação: logística reversa, preparação, higienização, triagem, digitalização, indexação e devolução dos arquivos digitalizados por meio do software GREENDOCS.
W3K possui BPO alocada na empresa
Já em 2024, com objetivo de agilizar ainda mais o processo, a W3K realizou a alocação de uma BPO (Business Process Outsourcing) dentro das instalações da Marcopolo, em Caxias do Sul (RS). A presença dessa profissional especializada dentro da organização oferece agilidade operacional, conhecimento técnico contínuo e maior controle sobre o acervo documental. Com foco na excelência e padronização dos processos, ela atua em frentes estratégicas da gestão documental, garantindo conformidade com as boas práticas de arquivamento e digitalização.
Suas atividades envolvem desde a preparação dos documentos físicos (como desmetalização e higienização), triagem conforme plano de classificação e tabela de temporalidade, descarte dos documentos prescritos, digitalização com tratamento de imagem, digitação e indexação de metadados no sistema GREENDOCS, até o arquivamento físico adequado.
Ela também é responsável pela manutenção e atualização do acervo digital, cadastramento e adesivagem das unidades de guarda, atendimento a consultas de documentos físicos e atualização dos cadastros de documentos dos colaboradores ativos, garantindo maior controle, organização e agilidade na gestão de documentos. Recentemente chegamos ao número de 50 mil documentos digitalizados mensalmente pela BPO.
Fundada em 6 de agosto de 1949, a Marcopolo nasceu em Caxias do Sul (RS). A empresa abriu suas portas com oito sócios e quinze funcionários e foi uma das primeiras indústrias brasileiras a fabricar carrocerias de ônibus. Após mais de sete décadas, atualmente, a Marcopolo é referência no desenvolvimento de soluções para o transporte coletivo nos cinco continentes. A marca se consolidou pela tradição de qualidade e inovação de seus produtos, concebidos para atender as necessidades dos clientes e as demandas dos mercados onde atua.
E como funciona a solução ECM/Archiving?
A solução de ECM/Archiving da W3K oferece um processo completo e estruturado para a digitalização e gestão de documentos, unindo as melhores práticas arquivísticas com tecnologia de ponta. Nosso processo transforma arquivos físicos em acervos digitais, organizados e acessíveis por meio de uma plataforma em nuvem robusta, segura e escalável. Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e facilidade no acesso aos dados.
Ao entregar uma solução que combina tecnologia, metodologia e pessoas capacitadas, a W3K impulsiona a transformação digital nas empresas — o que vai além da digitalização. Essa combinação proporciona fluidez nos processos, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e conformidade com padrões de excelência. Como resultado, nossos clientes experimentam benefícios reais, como ganho de tempo na busca e validação de informações, maior auditabilidade, redução de falhas de comunicação, rastreabilidade aprimorada, segurança da informação com controle de acessos, além de mais agilidade na validação e assinatura de documentos.
E então: assim como a Marcopolo quer garantir maior agilidade e segurança para o acervo documental de sua organização? Conheça mais dessa — e de outras soluções baseadas em governança de dados da W3K — clicando aqui. Conheça cases de outras organizações que já implementaram a solução acessando nosso blog. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.