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Archiving, Blog

Conheça a solução ECM/Archiving da W3K

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A solução ECM/Archiving, da W3K tem como premissa principal a abordagem Phygital. Seu conjunto de ferramentas torna possível o acesso à informação a qualquer tempo ou local, sem perder o foco em segurança, e reduzindo em até 70% o tempo de busca de informações. A ferramenta realiza o processo de digitalização, armazenagem e gerenciamento de documentos de qualquer natureza – físicos ou digitais. A abordagem Phygital permite o gerenciamento de documentos na nuvem, suporte à digitalização e processamento de arquivos físicos, bem como automação dos fluxos de trabalhos. Isso possibilita que as empresas possam trabalhar de forma digital e protegida, otimizando seus processos de gestão. Esse diferencial garante mais segurança no fluxo de informações, atuando para evitar extravios e informações descentralizadas (Assimetria da Informação). Isso porque o ECM/Archiving elimina a falta de compartilhamento de dados entre os setores, tornando o processo mais ágil, transparente e em conformidade com as boas práticas de Compliance. A plataforma também permite que os documentos sejam assinados digitalmente, agilizando (e desburocratizando) o processo de tramitação. Cabe salientar também que com o uso do ECM/Archiving, a centralização da informação nas empresas que já utilizam a solução aumentou em 75%. Já a redução do uso de papel e de dados não estruturados em planilhas, atingiu o índice de 80%. Devido à sua flexibilidade, o ECM/Archiving pode ser utilizado por diversos setores de uma empresa. Com relação aos processos de RH, por exemplo, a plataforma possibilita a automatização de tarefas como admissões, desligamentos, solicitações de benefícios e avaliações de desempenho. Com fluxos de trabalho personalizáveis e recursos de notificação, é possível otimizar processos, reduzir erros e melhorar a eficiência desse setor fundamental para o bom desempenho de qualquer organização. Investir em gerenciamento de conteúdo garante o ROI Investir em gerenciamento de conteúdo proporciona o chamado ROI (retorno sobre investimento, da sigla em inglês). Isso porque a organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos. Estudo conduzido pela Nucleus Research, provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade de novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais. Vale ressaltar que esses benefícios não são restritos apenas às grandes organizações. Soluções da W3K impulsionam transformação digital A W3K atua desde 2011 desenvolvendo soluções completas de negócios para governança da informação, gestão escalável e transformação digital para o mercado corporativo. Nossos softwares estão presentes em centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, garantindo mais agilidade e transparência aos processos administrativos. Para conhecer mais sobre nossas ferramentas de gestão, acesse o site. Se deseja receber um atendimento personalizado de nossa equipe, clique aqui. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Blog, Greendocs, Serviços, W3K Tecnologia

Conheça a solução Business Apps, da W3K Tecnologia

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A W3K fornece soluções personalizadas para os desafios do seu negócio, automatizando, gerenciando e digitalizando documentos e processos de forma ágil e eficiente – esse é o caso da solução Business Apps. Esse conjunto de recursos e serviços possibilita o gerenciamento dos processos, simplificando a gestão de documentos e contratos, e garantindo que todas as partes interessadas tenham a compreensão clara dos objetivos daquela empresa. A solução oferece Gestão da Qualidade e MOC, Gestão de Contratos e Processos de RH, Gestão de Compras, Data Room e Dashboard Centralizado. A solução atende diversos segmentos, e pode ser configurada conforme as necessidades de cada modelo de negócio. Neste aspecto podemos citar a migração automatizada de dados legados, quando necessário, tornando o processo mais seguro e rápido. Uma das ferramentas que compõem a solução Business Apps, o GREENDOCS, é uma plataforma que integra ECM/GED/BPMS, e atua no gerenciamento de documentos. O software fornece suporte para modelagem, virtualização e automatização dos processos, e se adapta perfeitamente aos processos e demandas já existentes na empresa. Esse diferencial possibilita uma solução centralizada para o fluxo existente, e permite uma maior rastreabilidade e segurança no armazenamento de dados. Conheça aqui outras funcionalidades do GREENDOCS. E quais são os principais benefícios do Business Apps? Entre os principais benefícios da solução podemos citar a automatização de processos manuais. O Business Apps automatiza fluxos de trabalho, gerando mais eficiência operacional, possibilitando a tomada de decisão baseada em dados (data-driven). Nesse contexto, o motor de Business Process Management (BPM) garante uma gestão escalável aos negócios, fornecendo suporte a práticas de melhoria contínua e facilitando processos de gestão da mudança. O BPM do GREENDOCS fornece um conjunto de ferramentas para modelar, automatizar, executar e otimizar processos de negócios. Essas ferramentas permitem que as organizações possam documentar de maneira visual  seus processos operacionais, configurem fluxos de trabalho, monitorem o desempenho em tempo real, realizem análises e façam ajustes contínuos com foco na melhoria da performance. Outro diferencial relevante da solução se refere à camada low-code. Isso porque toda a modelagem técnica dessas aplicações é feita com agilidade e segurança, por meio de recursos que não precisam necessariamente da escrita de código. Esse diferencial impacta na redução de custos e prazos. Maior fluidez e controle nos processos de informação Diferente de outras soluções de gestão disponíveis no mercado, nossos softwares entregam maior fluidez e controle em processos intensos de informação e segurança no ambiente compartilhado de dados. Convidamos você a descobrir como nosso método de gestão pode agregar valor aos desafios da sua empresa. Oferecemos um pacote de soluções completas para impulsionar o sucesso do seu negócio – conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas diárias. Se quiser conhecer mais sobre nossos softwares, entre em contato com nossa equipe. Para ficar atualizado sobre governança da informação, tecnologia, inovação e gestão de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Blog, BPM | Processos

Maior desempenho e eficiência: conheça a solução ALM , da W3K

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Impulsionar a eficiência e o desempenho do ciclo de produção e operação de ativos industriais para a indústria de base – esse é o objetivo da solução Asset Life Cycle Management (ALM), da W3K Tecnologia. O conjunto de recursos  e serviços da ALM proporciona mais produtividade e confiabilidade em todas as fases do ciclo de vida dos ativos. Muitas empresas enfrentam problemas relacionados à gestão de documentos e processos. Fatores como baixa automação de rotinas corporativas e dados não estruturados estão entre os principais motivadores. Nesse contexto, nosso gerenciador de documentos online de processos para engenharia e indústria de base, automatiza o planejamento e execução de todo o ciclo de vida de ativos industriais, desde o início do projeto até sua operação e manutenção. A ALM oferece benefícios específicos para cada etapa do projeto, permitindo o gerenciamento de processos para EDMS, RDO, Gestão de Contratos e Compras Técnicas, Databook Eletrônico, e check-list de comissionamento. Esse mecanismo garante a colaboração e a comunicação padronizada entre fornecedores e clientes. Entre os principais benefícios podemos citar sua flexibilidade e adaptabilidade para atender às necessidades específicas da gestão organizacional. A plataforma permite a personalização de soluções alinhadas aos processos exclusivos de cada área do negócio. Cabe salientar que toda a modelagem técnica dessas aplicações é feita com agilidade e segurança, por meio de recursos de low-code, diminuindo custos e prazos. Outro ponto relevante se refere à centralização da informação. Com a tramitação de documentos ocorrendo via software da W3K, a troca de e-mails entre os envolvidos para tratar do projeto, acaba sendo eliminada. Esse fator também permite a padronização de documentos e processos. Por último, a solução integra de maneira digital todas as etapas do projeto, gerando maior eficiência, redução de erros, e a mitigação dos riscos. Isso porque durante a execução do trabalho, são gerados insights instantâneos, os quais auxiliam na tomada de decisão gerencial. Esses dados fornecem informações valiosas sobre o andamento do projeto, e permitem eventuais correções de rota. W3K fornece soluções para diversos segmentos Fundada em 2011, a W3K surgiu na área de engenharia. Nossos primeiros clientes foram do setor industrial, para os quais desenvolvemos uma aplicação voltada especificamente para atender esse segmento. No entanto, com o passar dos anos ampliamos nosso escopo de atuação e portfólio de produtos, passando a atuar também em outros mercados, o que inclui agroindústria, construção civil, energia, fertilizantes, manutenção industrial, máquinas e equipamentos, metalúrgica, mineração, moveleira, oléo e gás, petroquímica, plásticos, química, siderurgia, e papel e celulose. Entre os nossos principais clientes de ALM estão empresas como Gerdau, Klabin, OEC, Unipar, Suzano, Origem, RHI Magnesita e ITAIPU. Sobre o segmento de papel e celulose, em especial, estamos presentes nas principais empresas brasileiras do segmento, que juntas representam 45% da receita anual de R$ 250 bilhões do setor. Um segmento tão relevante para a economia brasileira necessita de soluções inovadoras para a sua gestão de processos – e é nesse ponto que a W3K tem desempenhado um papel fundamental. Saiba mais sobre a solução ALM em nosso novo site

Blog, Cases, KeyDrive, W3K Tecnologia

RCS consegue eliminar quatro toneladas de papel com solução da W3K

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“Com o uso do KeyDrive, eliminamos mais de quatro toneladas de documentos”. A afirmação é de Cristiano dos Santos, responsável pelo projeto de migração de acervo físico para o ambiente do Grupo RCS Tecnologia – empresa de engenharia referência na prestação de serviços técnicos em instalações de alta complexidade que possuem operações contínuas. A RCS utiliza  o software KeyDrive, da W3K, para otimizar suas rotinas administrativas. Para conhecer mais sobre essa parceria de sucesso, acesse o conteúdo completo em nosso blog. Nosso CEO, Daniel Klafke, e o Gerente de desenvolvimento de Negócios, Antonio Haack, visitaram recentemente a sede da empresa, em Brasília, e acompanharam a divulgação dos primeiros resultados após a ativação do software. Além do responsável pelo projeto, por parte da RCS participaram da reunião, os coordenadores financeiro e de TI, Fanny Bastos e Rodrigo Fernandes, pela ordem, a analista de admissão Jaqueline Camilo, a assistente de RH, Brenda Beatriz, e a pedagoga Ana Bras. Na oportunidade Cristiano Santos lembrou que a empresa estava buscando desde 2021 uma plataforma focada em automação de processos e que também realiza o serviço de digitalização de documentos.  Comentou que durante a pandemia, em função das medidas restritivas de circulação de pessoas, não era possível entregar os documentos de maneira presencial. “Precisávamos de um sistema que garantisse a segurança dos nossos documentos e após análise de mercado, entendemos que a solução da W3K era a mais adequada para as necessidades da empresa”, observou.  E quais benefícios a RCS já identificou após a contratação da plataforma?  Conforme Santos a empresa tinha a necessidade de controlar melhor a tramitação de documentos dos colaboradores de maneira ágil e segura. Revelou que uma das principais preocupações era com relação à perda de documentos, no caso de uma eventual falha no armazenamento digital. “Com o KeyDrive, temos a garantia de que a informação não será perdida”, salientou. Antes da contratação da plataforma, a empresa realizava esse fluxo em um drive compartilhado, o qual apresentava limitações de uso e baixa segurança na transmissão de dados. Hoje, contracheques, folhas de ponto, recibos de vale-alimentação e transporte, são enviados diretamente para o colaborador, via KeyDrive, tudo de maneira ágil e segura. Isso porque o KeyDrive é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, pois fornece um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados. Segundo o responsável pelo projeto, além da eliminação de documentos físicos, a consulta aos processos está mais fácil, e permite ainda o rastreamento das atividades administrativas. “Com a pandemia tínhamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, pontuou Cristiano. Ele revelou ainda que após a digitalização, todo o papel que não serve mais é destinado à reciclagem, gerando renda extra para a empresa. Após a digitalização, o acervo é encaminhado para empresas que trabalham com reciclagem de papel.  E os resultados têm sido tão satisfatórios que a empresa já estuda a ampliação da parceria com a W3K para o uso da ferramenta. “Queremos agora ampliar o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo. KeyDrive organiza arquivos de maneira eficiente e segura  O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informações-chave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive não necessita de configurações adicionais para começar a operar. Conheça aqui outros cases de empresas que já utilizam o KeyDrive em suas rotinas administrativas. E então: assim como o Grupo RCS quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 13 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.

Cases Español, Español

Grupo TB planeja digitalizar 17 milhões de documentos com apoio da W3K

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O Grupo TB, conglomerado que reúne 4 divisões de negócio, sendo TB Frotas, TB Urbem, TB Facilities e TB Green, adotou o Greendocs, plataforma de gerenciamento de documentos físicos e digitais da W3K Tecnologia, bem como serviços consultivos, de implantação e suporte à solução, além de treinamento na área de digitalização. O contrato com a W3K contemplou o atendimento ao projeto de digitalização do acervo do Grupo TB, que conta com mais de 17 milhões de documentos físicos, seguindo as normativas do decreto 10.278 de março de 2020. A corporação também utilizou o Greendocs para sua Gestão de RH, contando com os recursos da plataforma para gerenciar os dossiês de seus mais de 8 mil colaboradores, distribuídos nos 12 estados de atuação da empresa. Segundo Antonio Haack, que atua no Comercial da W3K Tecnologia e foi um dos responsáveis por este projeto, o objetivo da adoção do Greendocs pelo Grupo TB foi, desde o início, eliminar a produção de documentos em meio físico, passando a uma gestão de documentos 100% digital. “Dentro de poucos anos, a meta do Grupo TB é eliminar todos os mais de 17 milhões de documentos físicos contidos em seu acervo atual, tendo tudo em formato digital, dentro das regras legais”, comenta Haack. “Com isso, além de economizar muito em papel e, com isso, contribuir significativamente para a redução na emissão de CO2 na atmosfera, o Grupo também ganhará muito em espaço físico, já que o armazenamento da documentação física nas dependências da empresa não será mais necessário”, complementa. Outro ganho vem na gestão dos arquivos. Com o Greendocs, o Grupo TB pode centralizar a informação e os documentos em uma única plataforma, o que torna mais organizado o arquivamento na origem e agiliza o acesso dos usuários à documentação requerida a cada demanda. “Nossas informações ficam mais centralizadas, o que traz facilidade na busca, otimização do processo de digitalização e guarda física, enquanto não passamos tudo para o digital, e também preservação digital dos documentos”, destaca Sérgio de Souza Euzébio, que atua no Centro de Documentação e Pesquisa – CEDOC do Grupo TB. Além disso, contando com a expertise da W3K em gestão de documentos, o Grupo TB também contratou um treinamento de digitalização, com foco em especializar a equipe do CEDOC. Com isso, os colaboradores desta área ficam aptos a aplicar as melhores práticas na operacionalização documental, obtendo uma melhor performance em todo o projeto. Especializado em soluções integradas de locação de frotas, fornecimento de mão de obra, gestão de resíduos e limpeza urbana, além de contar com uma unidade exclusiva para soluções de energia limpa, o Grupo TB está há mais de 55 anos no mercado brasileiro. “Em poucos anos, a meta do Grupo TB é eliminar todos os mais de 17 milhões de documentos físicos que compõem seu arquivo atual, tendo tudo em formato digital, dentro das normas legais”, comenta Haack. “Com isso, além de economizar muito com papel e, portanto, contribuir significativamente para a redução da emissão de CO2 na atmosfera, o Grupo também ganhará muito em espaço físico, já que o armazenamento da documentação física nas instalações da empresa não será mais necessário”, complementa. Outra vantagem está na gestão dos arquivos. Com o Greendocs, o Grupo TB pode centralizar as informações e os documentos em uma única plataforma, o que torna o arquivamento na origem mais organizado e agiliza o acesso dos usuários à documentação necessária para cada demanda. Especializado em soluções integradas de aluguel de frotas, fornecimento de mão de obra, gestão de resíduos e limpeza urbana, além de contar com uma unidade exclusiva para soluções de energia limpa, o Grupo TB está há mais de 55 anos no mercado brasileiro.

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Essential Nutrition contrata Greendocs para mais controle de prazos e gestão da informação

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A Essential Nutrition empresa especializada em nutrição funcional, que possui um equipe multidisciplinar formada por médicos, nutricionistas, chefs e engenheiros, agora conta com a W3K para garantir mais controle, segurança e confiabilidade na gestão de seus documentos e registros da qualidade. Paula Hebert, farmacêutica e supervisora da qualidade, explica que um dos grandes desafios era o tempo necessário na busca da documentação vigente e no controle de prazos para renovação destes. Não havia uma rastreabilidade confiável, nem controle de acesso para a edição dos documentos. “Fazíamos esse processo através de trocas de e-mails, sem qualquer padronização”. A empresa é bem criteriosa quando se trata de qualidade e com a documentação e os registros do setor de qualidade não poderia ser diferente. Foi por isso que confiou na W3K para aprimorar os processos documentais da qualidade. “O armazenamento dos documentos era feito via drive e todo gerenciamento acompanhado em pastas e por planilhas. A gestão manual não facilitava o controle de validade dos documentos”, conta. W3K foi o fornecedor mais confiável ao se tratar de atendimento humanizado Além de uma solução robusta, outro ponto essencial na escolha pela W3K foi o atendimento e dedicação da equipe comercial, que estava sempre focada em esclarecer dúvidas, o que gerou boas expectativas para o time da Essencial. “Sabemos que um sistema demanda suporte, e com outros possíveis fornecedores não sentíamos que teríamos este retorno humanizado e ágil”, diz. Outra questão que fortaleceu a decisão foi o foco no cliente. “Queríamos uma solução configurada apenas para atender às nossas necessidades. Outros fornecedores focaram em mais funcionalidades dentro de um módulo completo de coisas que não precisávamos. Nós queríamos contratar somente o que precisávamos. A W3K nos apresentou sua grande versatilidade, mas a proposta foi feita apenas com os recursos necessários para desenvolver a nossa solução personalizada no Greendocs”, revela. Greendocs garante mais controle e padronização na qualidade Paula explica que a organização de documentos e pastas no Greendocs foi essencial para a melhoria nos processos. Segundo ela, no dia a dia, essa mudança fez toda diferença, reduzindo riscos e otimizando o tempo na procura por arquivos. “O tempo de busca, o monitoramento de prazos, o acompanhamento real do status da revisão e do seu vencimento também foram requisitos essenciais e determinantes para escolhermos o Greendocs“, conta. Além disso, “após a contratação do Greendocs, o controle de datas foi outro desafio que deixou de ser tão oneroso, pois conseguimos acompanhar com segurança o que está perto de vencer, o que tem que renovar, tanto para alvarás da prefeitura, vigilância sanitária, bombeiros, entre outros documentos. Na prática, basta identificar a cor do status para constatar se é preciso renovar ou não. E tem a data na coluna ao lado também”, completa. Com o sistema da W3K, a Essential agora possui um ambiente configurado especialmente para os seus processos. O formulário de cadastro documental tem os campos específicos que se referem a dados relevantes para a qualidade, gerando um armazenamento eficaz e um controle maior destes documentos e registros. O sistema possibilita, também, a extração de relatórios para análises. Hoje, no dia-a-dia da qualidade, é necessário liberar acesso para outros usuários de diferentes áreas. Com o Greendocs isso é possível mantendo a rastreabilidade, segurança e o não repúdio. “Antes ficávamos mandando por email, agora já é possível autorizar o acesso online, sem precisar demandar outras pessoas na busca pela cópia vigente do documento”, diz. Greendocs com foco em documentos e registros da qualidade Com o Greendocs, plataforma online da W3K, a empresa pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e promover agilidade no acesso aos documentos. A W3K impulsiona a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais sobre como garantir a confiabilidade no setor de qualidade? Fale com um de nossos especialistas.

Assinatura Digital, ECM/GED | Documentos, Todos

Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

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91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%. Diante desse cenário, é fundamental que as 16organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização. Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho. GED: benefícios que aumentam a competitividade Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho? De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução. Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho. Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica. Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual. O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio. A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

ECM/GED | Documentos, Todos

Como o GED otimiza o tempo e traz ganho de eficiência às empresas?

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Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo? A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida? Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz. Tempo é valor de agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações. O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência. Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura. Plataforma GED: eficiência e agilidade Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários. Melhor comunicação com equipe e parceiros Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência. Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade. Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

Assinatura Digital, BPM | Processos, ECM/GED | Documentos, EDMS | Engenharia, Todos, Uncategorized

Por que as empresas realizam a gestão de documentos (GED)?

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Transformação digital e governança da informação são pilares fundamentais para o crescimento de qualquer organização. Com isso, é possível permanecer competitivo sem perder o foco em segurança, controle e rastreabilidade nos arquivos. Otimizar o fluxo de trabalho em todas as suas etapas permite economizar tempo e dinheiro, além de promover mais produtividade aos colaboradores, permitindo que sejam mais estratégicos para o negócio. Muitos gestores questionam qual é o melhor caminho para prover uma trajetória como a descrita acima. Antes de responder essa pergunta, precisamos nos fazer outra: por que as empresas realizam a gestão de documentos? É isso que abordaremos no artigo de hoje. A gestão de documentos provê controle e integração. Controlar revisões; ter visão total de etapas da documentação; facilitar colaboração entre equipes distintas; regrar a administração de mudança; controlar registros e ações de qualidade; integrar fornecedores de forma online e gerenciar filas de trabalho, solicitações, aprovações e prazos são alguns dos motivos que as empresas alegam para realizar a gestão de documentos. Porém, também podemos citar outras razões relevantes que contribuem para essa decisão como, por exemplo, a busca inteligente, que permite encontrar os documentos pelo conteúdo ou busca fonética. Igualmente, visualizar dados das etapas de documentação gerando dashboard e relatórios que tornam as decisões estratégicas mais assertivas, ocupam essa lista. Aproximar equipes e gerenciar filas de trabalho também são motivos pelo qual as empresas optem por esse caminho inovador. Da mesma forma, a integração entre GED / BPMS / EDMS na mesma plataforma e o suporte às assinaturas digitais – que possibilitam a implantação de ambientes de trabalho totalmente paperless -, são motivos que se destacam na hora de responder por quais razões as empresas realizam a gestão de documentos. Como fazer a gestão de documentos (GED)? A resposta para essa dúvida é: utilizando a gestão documental e sistemas de GED como protagonista no controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gerenciamento para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes concordem com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma GED robusta como o Greendocs, permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados. Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como a Gestão Eletrônica de Documentos pode contribuir para uma maior qualidade operacional na sua companhia? Entre em contato conosco!

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O que paperless tem a ver com gestão e que benefícios traz às empresas?

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O que a expressão Processos de Negócio Paperless significa para você? Para a W3K, inclui fornecer soluções que permitam às empresas garantir produtividade, segurança, controle e organização capazes de alavancar o crescimento de forma escalável. E de que forma garantimos isso? Provendo escalabilidade à gestão empresarial, por meio da disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio dos clientes. Neste portfólio, se incluem aplicações de ECM, BPMS, EDMS, gestão de contratos digitais, assinatura digital, MOC – gestão da mudança, controle de documentos e registros da qualidade, entre outras. TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E PAPERLESS Uma plataforma completa de soluções que permite às organizações adentrarem o processo de Transformação Digital. E, em muitos casos, este processo inicia pela adesão a tendências da atualidade, como o de gestão paperless. Você sabe o que é isso? MUITO ALÉM DA REDUÇÃO DE PAPEL Ao contrário do que o nome, em si, traduz, este tipo de gestão vai além de reduzir o uso de papel. Paperless, na verdade, envolve não somente a digitalização, mas também o gerenciamento da informação. Afinal, empresas que não adotam uma cultura de gestão eletrônica de documentos não terão, de fato, uma gestão paperless, e sim uma gestão que apenas transferiu os percalços do papel para o ambiente digital. Assim, ser paperless, fazer parte efetiva da Transformação Digital, ter uma Gestão Corporativa eficiente, são passos que se complementam e que têm na tecnologia um aliado forte. E se você quiser conhecer mais sobre soluções para tudo isso, te indicamos dois caminhos: 1. Assista, no dia 25/03, às 14 horas, à palestra “Processos de Negócio Paperless, Transformação Digital em Gestão de Contratos, Garantia da Qualidade e RH”, que a W3K vai ministrar na Semana Paperless Innovation, realizada pela ABEINFO. Para conferir, clique aqui. 2. Navegue por nosso website e conheça nossas soluções. GED, BPMS, ECM, EDMS e mais para conduzir sua empresa à Transformação Digital e potencializar sua gestão rumo ao crescimento contínuo.

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