Você sabe para que serve um sistema de workflow? Muito além de compreender os benefícios de uma ferramenta que automatize de forma eficaz o fluxo de trabalho, é necessário compreender o que isso significa na prática.
Imagine que sua empresa tenha a oportunidade de gerenciar, em parceria com o seu time, todos os processos cotidianos, desde as tarefas mais simples até atividades complexas e importantes para a tomada de decisão.
É exatamente isso que um sistema focado na automatização dos processos proporciona à rotina de uma organização: agilidade, fluidez e transparência. Hoje vamos apresentar algumas razões para digitalizar o fluxo de trabalho do seu negócio.
Problemas camuflados e prejuízo
Uma empresa que não olha para a gestão do seu fluxo de trabalho está correndo sérios riscos de misturar informações, camuflar problemas, atrasar projetos importantes e frequentemente ter ruídos na comunicação com sua equipe.
Além disso, é bem comum que custos inesperados aconteçam nesses casos, bem como atrasos nos processos e, consequentemente, interferência na produtividade.
Percebendo a necessidade de transformação
Antes de mais nada, é fundamental reconhecer os problemas e aceitar o desafio de transformar o negócio com escalabilidade e inovação.
Para isso, será relevante analisar se sua empresa possui a capacidade de manipular uma porção crescente de trabalho de forma uniforme.
A questão é quase matemática: se a sua rotina corporativa envolve muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, projetos, etc), você precisa automatizar o gerenciamento de fluxos de trabalho da sua companhia.
Razões para gerenciar o fluxo de trabalho
São muitos os motivos para aderir à transformação digital e permitir que a organização se torne mais competitiva com a automatização dos processos.
Assertividade, responsabilidade aprimorada, redução de custos, conformidade, segurança e otimização de processos são alguns deles.
Mais tempo para pensar estrategicamente
O primeiro deles é a assertividade, ou seja, você passa menos tempo organizando, arquivando, comunicando, procurando, planejando e foca no que importa: a estratégia do negócio.
Depois, quando você não precisa mais movimentar um documento físico de um espaço para outro, a desburocratização diminui os custos, evita perdas, erros e sinistros como extravio ou armazenamento excessivo de papel.
Integração de ferramentas
O sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que as tarefas estejam integradas por completo. Nos casos dos contratos, por exemplo, isso significa o mesmo processo desde o envio até a sua assinatura.
Leia nosso artigo sobre contratos digitais no site e como esse modelo elimina a necessidade de gastos com impressão ou locomoção dos documentos, tornando as negociações mais ágeis e seguras.
Processos acompanhados em tempo real
Uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de trabalho também permite que você acompanhe não apenas o andamento de cada projeto, mas tenha acesso às tarefas executadas, seus responsáveis e datas de entrega.
Além disso, um sistema de excelência proporciona que as equipes envolvidas em um trabalho tenham acesso aos dados mais relevantes para cada fase do projeto, eliminando as chances de ruídos na comunicação.
Mapeamento e conformidade
Com esse mapeamento em tempo real é praticamente impossível que prazos ou dados sejam perdidos. Ao contrário, todas as etapas são visualizadas em uma única plataforma.
A identificação de gargalos, equívocos e anomalias em tempo hábil não apenas permite ação rápida para melhoria, mas também torna possível estabelecer novos modelos de trabalho para o futuro.
Invista em gerenciamento
Quando sua organização investe na gestão eficiente do negócio, os processos se automatizam e as decisões se tornam mais assertivas, visto que possíveis erros humanos são mitigados.
Nada melhor do que conhecer na prática um exemplo de gestão eficiente, não é mesmo? A A1 Engenharia, uma companhia paranaense especializada em engenharia industrial, escolheu o Greendocs para automatizar sua documentação e fluxos de trabalho.
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