Os 4 maiores erros ao implantar gestão documental

Normalmente, quando as empresas despertam para a gestão documental, grandes problemas já estão instalados. O esgotamento do espaço físico, é a mais evidente das questões.

Quando isto ocorre, inicia-se uma guarda desordenada dos novos documentos onde houver lugar. A recuperação das informações fica comprometida, a circulação, manutenção e limpeza do local ficam dificultadas e o acervo documental se torna um ambiente insalubre e propenso a acidentes ambientais, tais como incêndios e comprometimentos de estruturas prediais.

A gestão documental, então, torna-se assunto urgente dentro da empresa e, na tentativa de resolver a questão o quanto antes, alguns erros se tornam frequentes:

• Força tarefa com equipe interna para atacar e resolver o problema. Algumas empresas optam por tentar resolver a questão internamente, desviando funcionários de suas atividades de rotina, para concentrar esforços em organizar, digitalizar e separar para descarte o acervo documental. A opção por realizar internamente não é recomendável, pois, além de comprometer as frentes de trabalho de rotina, é preciso um olhar externo para implantar ou aprimorar as metodologias de geração, tramitação, arquivamento e descarte dos documentos, para que o passivo documental seja resolvido efetivamente e o acervo futuro não se torne um novo problema.

• Busca por prestadores de serviços desqualificados. As empresas precisam buscar prestadores especializados em metodologias e técnicas de mapeamento, organização, arquivamento e implantação de processos de gerenciamento eletrônico. O processo seletivo deve ser baseado em técnica e preço, afinal, envolve não somente a execução manual do serviço, como o estudo do acervo e o estabelecimento de uma metodologia que aprimore a gestão documental na empresa. O prestador de serviços deve ter na equipe profissionais graduados nas áreas de biblioteconomia e/ou arquivologia, que são qualificados para execução deste tipo de serviço.  Contratar e entregar o acervo documental da empresa nas mãos de empresas sem o know how necessário, além de não resolver o problema, pode gerar outros ainda maiores, como perda de documentos, quebra de sigilo, arquivamento sem método, o que impossibilita a recuperação da informação e cria dentro da empresa os famosos “Buracos Negros Digitais” (Arquivos eletrônicos de documentos digitalizados, salvos no computador sem metodologia de nomenclatura e organização, que inviabiliza o uso e recuperação posterior. Leia mais sobre AQUI).

• Falta de definição de escopo e dimensionamento do acervo passivo. É comum as empresas buscarem prestadores de serviço para contratação, mas não tem o escopo definido, não sabem exatamente o que pretendem atingir como resultado deste trabalho e não sabem dimensionar o tamanho, condições e quantitativos dos acervos documentais. A partir daí os orçamentos recebidos podem subestimar o problema, frustrando a empresa ao final do trabalho contratado, ou, superestimando o problema, ocasionando orçamentos onerosos, que inviabilizam a contratação dos serviços. Na maioria dos casos, há falta de definição do escopo, porque a equipe interna não tem tempo disponível para fazer este estudo. Neste caso é aconselhável uma consultoria externa para mapear o acervo, suas condições, necessidades e uma estimativa de quantidade de documentos para cada tipo. Assim é possível estabelecer as quantidades de documentos que devem ser organizados, digitalizados, arquivados e descartados. Os orçamentos ficam mais realistas.

• Criação de regras muito detalhadas e solicitações excessivas e sem prioridades, para organização e cadastro do acervo passivo, onerando a contratação dos serviços, tornando o investimento inviável. A implantação de gestão documental na empresa envolverá o tratamento do acervo passivo e o estabelecimento de metodologias de trabalho para planejamento do acervo futuro. Ao definir necessidades para a organização, cadastro, digitalização e arquivamento do acervo passivo é preciso ser simples e objetivo. Trabalhar com o necessário para permitir a guarda ordenada e a recuperação os documentos físicos e digitais. O cálculo para execução dos serviços de gestão documental é elaborado a partir de valores unitários, ou seja, cada documento organizado, cada imagem digitalizada, cada informação cadastrada do documento tem seu custo. Estes valores unitários são bem pequenos, mas, ao multiplicá-los por toda a quantidade de documentos do acervo passivo, os valores podem ficar muito onerosos e serem reprovados pela direção da empresa. O ideal então é estudar e avaliar o necessário para viabilizar estes serviços, dentro das necessidades e possibilidades da empresa. Uma consultoria especializada pode ajudar nisso também.

Identifica-se, através da leitura deste artigo, que sem estudo e planejamento adequados, os valores investidos nos projetos de gestão documental podem não levar aos resultados pretendidos, frustrando as equipes de trabalho e a direção da empresa. Conhecer o acervo documental e as suas necessidades é o primeiro passo para o sucesso deste projeto. A vantagem da consultoria é o olhar externo, com uso de know how, técnicas e metodologias testadas e aprovadas em outras empresas. O investimento feito em uma consultoria prévia pode significar, além de maior probabilidade de sucesso nos projetos de gestão documental, economia na contratação dos serviços.