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El Grupo TB, conglomerado que reúne 4 divisiones de negocio: TB Frotas, TB Urbem, TB Facilities y TB Green, adoptó Greendocs, la plataforma de gestión de documentos físicos y digitales de W3K Tecnología, así como servicios consultivos, de implementación y soporte de la solución, además de capacitación en el área de digitalización.
El contrato con W3K incluyó la atención al proyecto de digitalización del archivo del Grupo TB, que cuenta con más de 17 millones de documentos físicos, siguiendo las normativas del decreto 10.278 de marzo de 2020.
La corporación también utilizó Greendocs para su Gestión de Recursos Humanos, aprovechando los recursos de la plataforma para administrar los expedientes de sus más de 8 mil colaboradores, distribuidos en los 12 estados donde opera la empresa.
Según Antonio Haack, quien trabaja en el área Comercial de W3K Tecnología y fue uno de los responsables de este proyecto, el objetivo de la adopción de Greendocs por parte del Grupo TB fue, desde el inicio, eliminar la producción de documentos en formato físico, pasando a una gestión de documentos 100% digital.
“Nuestra información queda más centralizada, lo que facilita la búsqueda, optimiza el proceso de digitalización y almacenamiento físico, mientras no pasamos todo a digital, y también la preservación digital de los documentos”, destaca Sérgio de Souza Euzébio, quien trabaja en el Centro de Documentación e Investigación – CEDOC del Grupo TB.
Además, contando con la experiencia de W3K en gestión de documentos, el Grupo TB también contrató una capacitación en digitalización, con el objetivo de especializar al equipo del CEDOC. De esta manera, los colaboradores de esta área están capacitados para aplicar las mejores prácticas en la operatividad documental, obteniendo un mejor desempeño en todo el proyecto.