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Germina Baixio, empresa de infraestructura hidroagrícola dedicada a proyectos de agricultura irrigada, utiliza la solución Asset Life Cycle Management (ALM) de W3K para gestionar todo el flujo documental de proyectos de ingeniería. A través de nuestra aplicación de EDMS (Gestión Electrónica de Documentos de Ingeniería), la empresa, que tiene como enfoque el desarrollo sostenible del agronegocio en el semiárido brasileño, logra garantizar un control centralizado sobre los documentos y mejorar la comunicación interna entre áreas.
La aplicación de EDMS tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube entre las diferentes partes involucradas en un mismo proyecto. Esto fue justamente lo que la empresa buscaba cuando contactó a W3K el año pasado. Germina necesitaba implementar una gestión documental eficiente y simplificada, que facilitara la inserción de documentos en el sistema, estandarizara su organización y garantizara el control centralizado de los documentos que circulaban entre los proyectos.
Esta herramienta también debía mejorar la comunicación interna entre áreas con flujos de trabajo automatizados, optimizando y agilizando procesos, con foco en mejorar el análisis de datos mediante visualizaciones simplificadas (views), agrupaciones y reportes de listas. El coordinador de ingeniería de Germina Baixio, Antônio Arthur Coelho, comentó que debido al alto volumen de trabajo, la empresa vio la necesidad de implantar una plataforma accesible para todos — Germina tiene actualmente un flujo diario de dos mil documentos. La implementación de la plataforma se realizó en agosto de 2024.
El coordinador también destacó que el proceso de implementación junto con el equipo de W3K fue muy didáctico y sencillo, y de fácil adaptación para todos los involucrados. Observó que estas funcionalidades permitieron a la empresa ampliar rápidamente el uso del software a otras rutinas administrativas relacionadas con el proyecto de irrigación del Baixio do Irecê (que detallaremos más adelante en el texto). “Inicialmente era solo para gestión de proyectos, pero luego vimos la oportunidad de gestionar otras soluciones, como archivos de licencias y contratos”, comentó el coordinador de ingeniería.
Mayor trazabilidad y seguridad en la gestión de documentos
Otro aspecto positivo observado por la empresa desde la implementación del software se refiere a la trazabilidad de los documentos. Según Coelho, antes de la implantación del ALM, todo el proceso de gestión documental se realizaba de manera interna, a través de mensajes electrónicos o compartición de imágenes. “Tener el historial de cada proyecto centralizado ha sido algo muy provechoso. Hoy, todos tienen acceso a los comentarios insertados por cada una de las personas involucradas, lo que garantiza una mayor trazabilidad”, destacó Coelho.
Él también reveló que, ante los resultados obtenidos con el uso del software GREENDOCS, en el futuro la idea es ampliar la colaboración con W3K, contratando nuevas aplicaciones. “Hemos evolucionado nuestra gestión de proyectos con W3K. Ya trabajé con otras herramientas de gestión, pero ninguna como GREENDOCS. El software es completo, pues con él logramos moldear el flujo de trabajo tal como lo queremos”, finalizó el coordinador de ingeniería.
Germina Baixio forma parte del proyecto de irrigación del Baixio do Irecê, de Codevasf, que abarca un área de 105 mil hectáreas, ubicada en la región del Medio São Francisco, en los municipios de Xique-Xique e Itaguaçu, en Bahía. El proyecto fue concebido en nueve etapas y prevé, durante los 35 años de concesión, inversiones de aproximadamente R$ 1,1 mil millones y la creación de 180 mil empleos directos e indirectos, beneficiando a más de 250 mil personas. Germina forma parte del Grupo Equipav, una plataforma de inversión en infraestructura.
ALM impulsa eficiencia y desempeño en todo el ciclo de vida de los activos.
La solución ALM tiene como objetivo impulsar la eficiencia y el desempeño del ciclo de producción y operación de activos industriales. Su conjunto de recursos proporciona más productividad y confiabilidad en todas las fases del ciclo de vida de los activos, ofreciendo beneficios específicos para cada etapa del proyecto.
Esta ventaja permite la gestión de procesos para EDMS, RDO, Gestión de Contratos y Compras Técnicas, Databook Electrónico y checklist de puesta en marcha, garantizando también la colaboración y comunicación estandarizada entre proveedores y clientes. Esto se debe a que la solución posibilita la personalización de soluciones alineadas a los procesos exclusivos de cada área del negocio. Entre los principales beneficios podemos citar su flexibilidad y adaptabilidad para atender las necesidades específicas de la gestión organizacional.
Entonces: ¿al igual que Germina Baixio, quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Conozca más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Conozca casos de otras organizaciones que ya implementaron la solución accediendo a nuestro blog. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.
