Ir para o conteúdo
W3K | Tech Driven Governance
  • W3K
    • Parcerias
    • Institucional
    • Inovação
    • Trabalhe Conosco
  • Soluções
    • Asset Lifecycle Management
      • EDMS
      • RDO
    • Business Apps
      • Gestão de RH
      • Gestão de Contratos
      • Gestão da Qualidade
    • ECM / Archiving
    • Project Portfolio Management
  • Cases
  • Blog
  • W3K
    • Parcerías
    • Institucional
    • Trabaje con nosotros
  • Soluciones
    • Asset Lifecycle Management
      • EDMS
      • RDO
    • Business Apps
      • Gestión de RRHH
      • Gestíon de la Calidad
      • Gestíon de Contratos
    • ECM / Archiving
    • Project Portfolio Management
  • Contacto
  • Cases
  • Blog
Solicitar contato
Contato
W3K | Tech Driven Governance
Solicitar contato
Contato
  • W3K | Tech Driven Governance

  • Home
    • Parcerias
    • Institucional
    • Inovação
    • Trabalhe conosco

  • Soluções
    • Asset Lifecycle Management
      • EDMS
      • RDO
    • Business Apps
      • Gestão de RH
      • Gestão da Qualidade
      • Gestão de Contratos
    • ECM / Archiving
    • Project Portfolio Management

  • Cases

  • Blog

Como contratar serviços de indexação de documentos?

Por W3K Tecnologia / 13 de julho de 2021

Diante de um mercado tão competitivo e de um cenário rodeado de incertezas, otimizar o fluxo de trabalho é muito mais do que um diferencial competitivo, é um recurso de sobrevivência. Isso porque perder tempo procurando documentos arquivados é um processo improdutivo e nada fluido.

Por essa razão é tão importante entender o que é indexação de documentos – nosso tema do artigo de hoje.

O que é indexar documentos?

Pode ser que para algumas pessoas esse termo seja desconhecido, mas para as empresas que já aplicam o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), essas são palavras de muito valor.

A indexação é a identificação de atributos ou metadados específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos.

Sendo assim, a indexação de documentos é uma das protagonistas na eficácia da gestão de arquivos eletrônicos. Afinal, permite que o usuário encontre em segundos um arquivo.

Como funciona a indexação de documentos?

Quando se contrata uma ferramenta robusta e eficaz, como é o caso do Greendocs, por exemplo, o usuário digita o nome do arquivo ou algum termo a ele relacionado nas buscas e o sistema apresentará os resultados.

No caso do GED da W3K, a ferramenta armazena os arquivos eletrônicos de forma estruturada, organizada e ordenada, cadastrando as informações sobre o documento em número, título, disciplina, tipo, etc. Dessa maneira, o sistema provê a visualização e indexação para recuperação futura.

Por que contratar serviços de indexação?

A resposta para essa pergunta é simples: ao aplicar serviços de indexação na sua rotina de trabalho, o tempo dos seus profissionais é otimizado, aumentando a produtividade e gerando mais receita para a empresa.

Além disso, você estabelece quatro pilares fundamentais para se manter competitivo: apoia a governança da informação, ganha respostas rápidas ao negócio e processos escaláveis, além de garantir respaldo legal diante dos documentos.

Como contratar serviços de indexação de documentos?

Ao entender que a indexação de documentos é recurso necessário para qualquer empresa, independente do porte ou segmento em que atua, o gestor deve procurar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que otimize todas as etapas dessa gestão. O Greendocs é essa plataforma.

Com ele, sua organização adquire maior alinhamento e integração de processos, informação facilmente auditável, monitoramento de atividades, melhor tempo de resposta, obtenção de indicadores em tempo real, certificação digital e suporte antes, durante e depois da implementação.

Além disso, o Greendocs é uma plataforma adaptável e flexível às estruturas e processos já existentes nas empresas, o que facilita a gestão da informação com acesso e colaboração, sem perder foco em segurança, rastreabilidade e conformidade.

Versatilidade ao unir ECM e BPMS

A ferramenta também é destaque por sua versatilidade ao unir ECM e BPMS na mesma plataforma, bem como a modelagem e implantação rápida de aplicações de negócio.

Em termos de escalabilidade, o Greendocs atua do departamental ao corporativo, a grandes espécies de documentos. Por fim, é um sistema compatível com o ambiente tecnológico e adepto das melhores práticas de TI.

Ainda tem dúvidas sobre por que contratar o GED/ECM da W3K? Vamos conversar para sanar essas questões? Entre em contato com a nossa equipe.

Post navigation
Previous

Governança da Informação em projetos de Engenharia com GED E BPM: quais são os benefícios?

Next

Reengenharia de processos: otimize a sua gestão

Posts relacionados

Ganhando Eficiência em Projetos de Engenharia com o Greendocs

Ganhando Eficiência em Projetos de Engenharia com o Greendocs

EDMS | Engenharia, Todos / Por W3K Tecnologia
Handover de Documentos em Projetos de Engenharia

Handover de Documentos em Projetos de Engenharia

EDMS | Engenharia, Todos / Por W3K Tecnologia

Gostaria de mais informações? Vamos conversar!

Ícone de carta de correio em movimento

Está com problemas técnicos? Deixe-nos ajudar você. Envie um e-mail para contatar o nosso suporte.

Ícone de carta de correio

suporte@w3k.com.br

Logo da W3K na cor branca

Soluções completas de negócios para governança da informação, gestão escalável e transformação digital.

Sobre nós

Institucional
Inovação
Trabalhe Conosco
Parcerias
Blog

Soluções

Asset Lifecycle Management
Business Apps
ECM / Archiving

Aplicações

RDO
EDMS
Gestão de RH
Gestão de Contratos
Gestão da Qualidade

Produtos

Greendocs
KeyDrive

Contato

+55 51 3081-5900

contato@w3k.com.br

Parque Tecnológico Tecnosinos, Prédio 10

© 2023 W3K® | Todos os direitos reservados

Política de privacidade
Rolar para cima