LGPD e Gestão de Contratos

Assista nosso webinar publicado pós evento: WEBINAR LGPD E CONTRATOS DIGITAIS, que ocorreu dia 9/12 às 15 horas.

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Programação:

  • 15:00 – Apresentação dos palestrantes;
  • 15:20 – Palestra LGPD com Solange Neves e Diego Neves: entenda a Lei Geral de Proteção de Dados e a importância da gestão dos contratos digitais como forma de solução para as demandas de governança empresarial.
  • 16:10 – Contratos Digitais com Keyla Kirsch e Daniel Klafke: descubra como gerenciar seus contratos de forma ágil, amigável, com rastreabilidade e segurança. Conheça uma plataforma online, totalmente paperless, com busca rápida, controle de vigências, assinatura digital e com validade jurídica.

Para assistir ao nosso evento, clique aqui.

Case paperless Greendocs: Maturidade da Gestão da Informação

Showcase – Case paperless Greendocs: Maturidade da Gestão da Informação.

Palestrante: Ana Araújo, CEO da 4A Consultoria e Cristine Guahyba, Gerente de professional services na W3K Tecnologia.

Será que todas as empresas estão prontas para a transformação digital mesmo no cenário atual ? Quais processos podem e devem ser automatizados ?  Quais etapas e níveis de maturidade em gestão da informação as empresas podem chegar ? Qualquer ferramenta poder ser aplicada a qualquer negócio. Sobre este tema vamos conversar com Ana Araújo e Cristine Guahyba, ambas com experiências em coordenação de documentação em grandes projetos.

Saiba mais: https://iima.com.br/

A4 Consultoria e Gestão de Documentos e Informações https://www.4agestaodocumental.com.br/

Edoc 2020 – Case A1 – Rastreabilidade de documentos para megaprojetos

O desafio da gestão documental em um projeto de expansão industrial foi o grande motivo que fez com que a A1 Engenharia escolhesse a W3K para gerenciar toda a documentação da expansão do Westrock – projeto de EDMS em novo ambiente, já em execução.

Para isso, o Greendocs, já utilizado pela empresa, foi remodelado com novos fluxos e parâmetros para atender às necessidades da fábrica.

Clique na imagem para assistir completo. Este case foi inspirado na apresentação da Ana Araujo, da 4A Consultoria, no EDOC Engenharia 2020 (24.07.2020 – 15h45 – a partir do minuto 50:49)

A escolha pela otimização da solução se deu também pela necessidade da assertividade para garantir a entrega, visto que o envio dessa documentação no momento errado pode gerar prejuízos irreversíveis para qualquer obra. Na prática, em megaprojetos como a fábrica de Westrock, ter um sistema de integração de informações é fundamental.

Sem uma plataforma robusta e confiável, ocorre um problema grave e gerador de muitos riscos para o andamento da obra, que é algum dos envolvidos na execução do projeto não receber a informação na hora certa.

Sendo assim, quando se tem uma rastreabilidade eficaz, que é um dos recursos que a solução da W3K proporciona, você consegue saber o que, quem e quando a informação foi vista, respondida e encaminhada. É isso que garante que um erro seja rastreado, otimizando o tempo de solução e, consequentemente, o fluxo de trabalho.

Com cerca de 173 mil documentos no Greendocs, a A1 ganhou em produtividade e assertividade, com a garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida.

Edoc 2020 – Case Greendocs otimiza gestão de contratos da Hapvida

Gerir os documentos de uma operadora com 29 hospitais,19 prontos atendimentos, 90 clínicas e 93 centros de diagnóstico por imagem e coleta Laboratorial era sinônimo de excesso de papel, falta de rastreabilidade e governança, fragilidade na segurança da informação e, claro, morosidade no fluxo de trabalho.

Por isso, a Hapvida Saúde optou pela implementação da ferramenta Greendocs, da W3K, que já conta com cases de sucesso em projetos nesse setor. “O primeiro passo foi admitir que tínhamos uma ideia em mente, que era otimizar a produtividade da empresa; e um problema em mãos, que era encontrar a solução para isso”, conta o diretor de Governança da Hapvida, Rafael Portela.

A busca pela ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) envolveu alguns requisitos básicos, como analisar custo-benefício, simplicidade na utilização, confiabilidade e possibilidade de customização. Após esse processo, houve a fase de identificação das áreas e processos que tinham potencial para receber a solução.

“Optamos por trabalhar uma área por vez e essa foi uma das decisões mais importantes de todo projeto, visto que contribuiu diretamente para o sucesso da aplicação. Ou seja, em vez de um único grande projeto, construímos diversos projetos, um para cada setor, o que proporcionou entrega mais precisa, eficiente e rápida”, acrescenta.

Além da dedicação maior em cada projeto, essa decisão também implicou em processos mais assertivos, visto que os problemas e erros encontrados no primeiro, não se repetiam nos projetos seguintes.

A área de suprimentos foi um dos primeiros setores a receber a solução. “Com dezenas de contratos e um fluxo muito complexo de validação, além de muitos clientes e cadastros, a ferramenta aumentou a produtividade da operadora, que aperfeiçoou a gestão dos documentos de milhares de fornecedores Brasil à fora. Aperfeiçoamos não apenas o processo de armazenamento de contratos, como todos os outros recursos: organização, recebimento de novos documentos, rescisões e, claro, o controle do fluxo de tudo isso”, explica Portela.

O setor de fusões e aquisições, que também necessita de agilidade e otimização de tempo para não perder negociações; bem como a área do marketing, também receberam a ferramenta.

Clique na imagem para assistir completo.

A gestão do projeto teve alguns pilares de assertividade importantes, como uma equipe multidisciplinar montada, com um gerente, responsável pela metodologia, comunicação, documentação, elaboração e acompanhamento do cronograma de implantação; um analista de processos, responsável pelo mapeamento de como estavam os processos e como ficariam com a nova ferramenta; a TI, que teve papel preponderante no levantamento dos requisitos junto às áreas de negócios, além de acompanhar o desenvolvimento e homologação do ambiente customizado junto à W3K. Além destes, um líder do projeto também foi escolhido para atuar junto às áreas de alta gestão.

O treinamento e pós-implantação foram as fases seguintes. “Decidimos que não apenas o líder do setor faria o treinamento, mas todo colaborador que teria interação com a ferramenta de alguma forma. Montamos turmas em dias e horários diferentes e com no máximo dez pessoas, o que foi crucial para que todos tirassem suas dúvidas quanto à utilização da solução”, disse.

Com a ferramenta já rodando, o projeto se estendeu por mais três meses e entrou na fase de operação assistida, onde o acompanhando da utilização da ferramenta serviu para buscar as necessidades de ajustes.

A transformação digital, a governança da informação e a gestão da escalabilidade de negócios foram os principais resultados com a implementação da solução. A disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio da Hapvida fez toda diferença no gerenciador de documentos e na automatização de processos resultantes da escolha pela W3K.

Fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência foram fatores decisivos para essa parceria entre fornecedor e operadora de saúde, que desde 1993 vem trabalhando pela saúde dos brasileiros.

Araguaia Florestal, Desafios e Perspectivas

Data: 22 de Novembro de 2019

Local: AFFEMAT – Associação dos Fiscais Fazendários do Estado do Mato Grosso Rod. BR 364 – Km 02 (a esquerda)

Horário: 7:30h até 18h

O evento tem como objetivo divulgar o que é o setor de produção de celulose e quais são as expectativas para a região de Alto Araguaia que está prestes a

receber o investimento de uma grande indústria do setor.

Para isso, a Prefeitura de Alto Araguaia, Câmara de Vereadores, FIEMT, SENAI/SESI/IEL, SENAR, COOPERFLORA, com o apoio da Euca Energy, realizarão no dia 22 de Novembro o evento “Araguaia Florestal: Desafios e Perspectivas”.

No evento será apresentado o setor de celulose Brasileiro, sua importância e relevância para o desenvolvimento socioeconômico e ambiental para as regiões onde atua, e as perspectivas para o Mato Grosso e para o Brasil.

Teremos como destaque a oportunidade de conhecer e aprender com a experiência vivida em Três Lagoas, MS, onde a indústria de celulose se instalou a 12 anos e que em poucos anos virou destaque nacional e mundial na produção de celulose.

InformationShow São Paulo

W3K confirmou presença no InformationShow SP 2019. Daniel Klafke, CEO da W3K, irá apresentar os documentos como fonte de dados para business intelligence. Descubra como softwares GED estão gerando dados para BI, quais os resultados em extrair dados não estruturados dos documentos e como a tecnologia tem caminhado para solucionar desafios.

Data: 13 E 14 de AGOSTO de 2019

Local: Centro de Convenções ROOFTOP 5, SP.

Em 2019, o Congresso INFORMATIONShow realizará sua 10ª edição em São Paulo e a 4º em Brasília. Ao longo deste período o Congresso consolidou – se como o mais importante Ponto de Encontro dos Profissionais da Informação para Atualização de Informações, Relacionamentos e Troca de Experiências, sobre as mais recentes Novidades e Tecnologias para o Gerenciamento de Informações Corporativas.

Sua agenda de Conteúdo ajuda os profissionais a entenderem como utilizar as Tecnologias de ECM, Big Data, Analytics, RPA, Inteligência Artificial, Blockchain, Machine Learning, Computação Cognitiva, entre outras.

Evento especializado para profissionais que desejam entender como extrair “Inteligência“ das Informações e como substituir Processos em Papel por Processos Digitais.

Este ano, na edição de São Paulo, estaremos realizando o IX FORO IBEROAMERICANO DE GESTION DE DOCUMENTOS, um evento que anualmente acontece em um pais diferente e reúne executivos de Empresas de Serviços de Gerenciamento de Informações vários países Ibero Americano.

Para saber mais, acesse o site: iima.com.br/2019/informationshow/sp

Entre em contato: gicelia@iima.com.br

Encontro para Inteligência de Mercado na Gestão Documental

eDOC Salvador, 11 e 12 de Junho!

Transformação Digital & Cases Paperless

A W3K Tecnologia espera você no encontro para a inteligência de mercado na gestão documental.

O evento conta com cases e palestras inéditas sobre a transformação digital e a gestão de informações, promovendo networking estratégico.

Daniel Klafke, confirmou presença como palestrante e apresentará a solução Greendocs para o gerenciamento de documentos e informação técnica em processos de engenharia e projetos de capital.

Para saber mais, entre em contato: edoc@edocconsultoria.com.br, ou acesse: www.greendocs.com.br/noticias/greendocs-edoc-salvador

W3K no Congresso Organização & Gestão de Documentos

Nos dias 26 e 27 de Março, o Instituto Information Management realiza em São Paulo, o evento sobre Organização e Gestão de Documentos e seu impacto de transformação nos processos de negócios das empresas.

Daniel Klafke, CEO da W3K, participou do painel com profissionais da informação:

  • Camila Vila Verde, sócia co-fundadora e diretora executiva da empresa Doc Expert;
  • Charlley Luz, consultor em gestão de informação e ambientes digitais da Feed Consultoria;
  • Renate Land, sócia-fundadora da Egrégora Inteligência;

O evento promoveu discussões, apresentações de propostas e cases de sucesso sobre como organizar o acervo documental legado e ativo, e como fazer uma gestão eficiente dos processos em papel e sua migração para o mundo digital.

Leia mais em: Instituto Information Management