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Como uma tecnologia de gestão da informação pode apoiar o planejamento, integração e controle em um empreendimento de grande porte? Para debater com propriedade o assunto, convidamos o coordenador de Projetos da Klabin, Everton Felipe Morais, para contar sua experiência com o Sistema CAPX, criado para o grande projeto da empresa, o PUMA II.
A maior produtora e exportadora de papéis do Brasil está construindo duas máquinas para fabricação de papel, com produção de celulose integrada, e capacidade total de 920 mil toneladas anuais de produto. A operação, que deve concluir a primeira etapa ainda esse ano, conta com uma tecnologia para gestão de portfólio de projetos, implementada pela W3K, onde é possível controlar progressos e integrar informações.
“Os dados são coletados das diversas áreas do projeto, dispersos geograficamente, processados em nuvem e disponibilizados online às equipes de planejamento e gestão da Kablin. Tudo isso em forma de relatórios e indicadores que dão um panorama macro e micro do empreendimento”, explica Morais.
A solução permite que todas as fases de um programa ou projeto sejam visualizados. A integração facilita a rotina de planejamento e, consequentemente, torna mais assertiva a tomada de decisão em projetos grandes como este.
“28 profissionais trabalham na validação de todos os dados reportados pelos fornecedores, com acompanhamento de campo. Essas informações são compiladas e repassadas para o sistema, orientando o progresso do empreendimento como um todo”, conta.
Dentre os benefícios de uma tecnologia de gestão para empreendimentos com o porte do PUMA II, por exemplo, está a atualização integrada de informações, com possibilidade de várias pessoas utilizando ao mesmo tempo os dados do projeto.
Além disso, Morais conta que os indicadores visuais com gráficos, dashboard e relatórios possibilitam o entendimento rápido das informações de controle. “Todo esse processo ocorre de uma forma muito rápida e pode ser acompanhado com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets”, completa.
Ademais, gestores do projeto são informados em tempo real, através dos e-mails automáticos, sobre atualizações das informações do projeto, liberação de novos relatórios, entre outros avisos importantes para o bom andamento do empreendimento.
Os acessos ao sistema são liberados conforme demanda e, claro, de acordo com a necessidade de cada negócio. Sendo assim, também é possível mapear e delimitar o número de colaboradores e até onde os dados podem ser vistos por eles.
“As informações relevantes no relatório que o sistema nos proporciona tem todo o ciclo de vida de um projeto. No caso da Klabin, que tem diversas fábricas, é possível enxergar os portfolios de projetos corporativos dessas unidades de forma integrada” completa.
Além de planos de ação, riscos e logística, também é possível acompanhar questões como equipamentos importados e necessários para o projeto, bem como a compra de materiais – que é rastreável desde a engenharia até a entrega.
O sistema desenvolvido pela W3k pode ter as peculiaridades que cada negócio precisa e ser aperfeiçoado conforme as rotinas de planejamento de cada empreendimento.
A tecnologia de gestão da informação otimiza o tempo gasto com confecção manual de relatórios de avanço de um projeto de grande porte. Com isso, o tempo economizado pode ser utilizado para atividades mais nobres, como análise dessas informações e definição de planos de ação. Fora isso, toda comunicação é realizada por dentro do sistema, trazendo fluidez ao processo, sem perder confiabilidade dos dados.
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