A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos e é bem semelhante a ECM (saiba mais clicando aqui). SIGAD significa Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.
O primeiro tem o foco na gestão de documentos, e seus processos, de forma eletrônica. O segundo nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte, com o foco de garantir a autenticidade.
Então o SIGAD é uma metodologia, ou um sistema, que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e busca online e em mídia digital.
O documento nasce digital ou pode ser digitalizado garantindo a autenticidade com os processos orientados a SIGAD.
O Greendocs é uma plataforma robusta adaptável à real necessidade do cliente. Aplicado a ECM/GED apoia na garantia SIGAD e garante outros benefícios:
- Permite o controle de temporalidade;
- Segurança da informação;
- Busca rápida de arquivos vigentes;
- Pesquisa inteligente por metadados ou conteúdo;
- Acesso seguro e criptografado;
- Rastreabilidade completa;
- Fluxo de trabalho configurável;
- Relatórios e Dashboard.
Controlando o ciclo de vida dos documentos com SIGAD
Controlar todo o ciclo de vida dos documentos é a missão do SIGAD. Esse conjunto de operações e procedimentos técnicos gerem os processos arquivistas de uma empresa.
Vale ressaltar que o sucesso dependerá de uma implementação de qualidade, com respaldo de um sistema robusto e eficiente, focado nas melhores práticas para a gestão arquivística de documentos.
Em outras palavras, o SIGAD visa manter a relação orgânica entre documentos, garantir a confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo dos documentos arquivísticos. Além disso, também apoia a gestão de documentos, ou seja, auxilia no controle do ciclo de vida dos mesmos, desde a produção até a destinação final.
Menos custos, mais proteção dos documentos com estas tecnologias
Um sistema informatizado SIGAD com as configurações GED consegue gerenciar diversos tipos de documentos: analógicos, híbridos e digitais. Esse processo é feito desde a sua produção até a destinação final.
Dessa maneira, um dos principais benefícios é a redução de custos, pois elimina quantidades grandes de objetos digitais quando não são mais necessários e, claro, podem ser descartados segundo a LGPD.
Além disso, ao automatizar o processo de gestão dos documentos da companhia, o procedimento de manuseio desses arquivos se torna muito mais seguro. Isso acontece porque após finalizado o processo, o sistema provê total controle de acesso aos documentos, evitando alterações.
Eliminando planilhas e controles manuais com o Greendocs
Veja bem, distribuir manualmente documentos, gerenciar comunicação por e-mails e planilhas de controle pode funcionar em processos simples, com equipes pequenas, poucos documentos, mínimos registros.
Contudo, à medida que a empresa cresce, os colaboradores se multiplicam, novos setores são criados e se torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente com este controle manual.
Ficar nesses modelos pouco otimizados consome tempo e recursos, tanto seus, quanto de seus colaboradores, transformando-os em “garçons” de documentos, em que o transporte manual de informação ocupará boa parte do tempo de trabalho.
Além disso, esse controle aumenta o risco de extravios, documentos desatualizados ou inconsistência nos dados, o que pode ser um problema para a governança da informação.
O Greendocs garante a autenticidade dos documentos e a fluidez dos processos, bem como torna eficaz a gestão escalável da informação.
Por que a W3K?
Se você deseja investir em sistemas e recursos tecnológicos que promovam todos esses benefícios ao seu negócio, o primeiro passo é escolher um parceiro que realmente ofereça um sistema completo, desde a implantação até o acompanhamento dos processos.
Com o apoio de tecnologias inteligentes, é possível garantir com precisão e controle uma gestão arquivística de documentos e um gerenciamento eficiente dos mesmos.
Por que escolher a W3K? Porque ela provê escalabilidade às organizações através da disponibilização ágil de uma plataforma que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, integração e regramento de excelência.
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