Webinar Gravado GED Engenharia

Sucesso! Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia, e Bárbara Rabaioli, W3K Tecnologia, promoveram o Webinar Gerenciamento Eletrônico de Documentos para Engenharia e Case A1 Engenharia para mais de 130 participantes.

👉 Assista o Webinar gravado: tecnologia.w3k.com.br/video-webinar-greendocs-a1

💡 Evento gratuito ocorreu no dia 27/03/2019, às 09h.

Gestão da Informação Traz Produtividade e Assertividade – Case A1 Engenharia

A A1 Engenharia está há mais de 18 anos provendo soluções integradas em 4 segmentos de negócio: engenharia, fabricação, montagem e energia. Está localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba, e atende a clientes como Klabin, Fíbria, Suzano, entre outros.

Na engenharia, a entrega é o documento. Portanto, um dos maiores desafios é encontrar a solução mais adequada e eficiente para gerenciar uma grande quantidade de informação e processá-la de forma segura e eficiente. A Coordenadora de Documentação Técnica de Engenharia e Informação, Ana Carolina Araújo, é a responsável por esse processo na A1.

Ela relata que inicialmente utilizavam um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) próprio. Com o passar do tempo e o aumento de informações, “ esse sistema já não estava confiável, apresentava uma rastreabilidade ruim e demandava muito tempo para cadastro e depois para aprovação”. Diante desses problemas, houve a necessidade de buscar outra solução.

Partiram então em busca de uma ferramenta confiável que permitisse aumento da produtividade, com um suporte eficiente e de rápida resposta, relatórios consistentes, modelagem flexível de fluxos de aprovação, campos e metadados adaptados à necessidade, além de fácil de usar e buscar por documentos. “Conseguimos encontrar no Greendocs todas essas premissas que eram nossas dificuldades”, afirma Ana.

A1 Engenharia, localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba.

A1 Engenharia, localizada em Araucária, região metropolitana de Curitiba.

Conheceram o Greendocs, solução da W3K Tecnologia, em 2015, e começaram a planejar o modelo que precisavam para sanar seus desafios. Iniciaram com o piloto em um projeto de expansão de uma refinaria de CTO, em Santa Catarina. A Coordenadora afirma que “venderam detalhamento e acesso ao Greendocs, agregando valor já no projeto piloto”. A A1 produzia documentos que o cliente acessava remotamente na planta. “Escolhemos o detalhamento dos metadados, sabendo que isso implica diretamente na consulta do usuário final”, reforça.

O sucesso no projeto piloto foi a validação do Greendocs como Gerenciador de Documentos da A1 Engenharia. Em 2016 iniciaram outros projetos com o sistema e, em 2017, 99% dos projetos já rodavam na plataforma. Em 2018, criaram novos ambientes de controladoria e viabilidade e hoje o Greendocs já não tem seu uso restrito à engenharia. Com o sucesso da solução já consolidado, foi concluída, em 2019, o projeto de migração dos documentos do módulo de SGQ, Sistema de Gestão da Qualidade e de todos os documentos técnicos de engenharia.

Atualmente, a A1 é responsável por gerenciar toda a documentação de um empreendimento da Westrock, projeto de EDMS em novo ambiente, já em execução. Para isso, Ana reforça que “o Greendocs foi modelado em novo ambiente, novos fluxos e novos parâmetros para atender às necessidades da Westrock”.

Hoje já são 173 mil documentos no Greendocs. Ana garante que a A1 ganhou em produtividade e assertividade.” Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida”.

Mais um case de sucesso em que Greendocs auxilia na melhoria do desempenho e agrega valor a seu cliente.

Redação de Mauren Schaeffer

Greendocs Apoia Itaipu Binacional

Veja como a ITAIPU Binacional conseguiu, com a implementação do Greendocs, otimizar os processos de engenharia de projeto, operação e manutenção.

Hoje o sistema gerencia mais de 2 milhões de documentos de engenharia e atende mais de mil usuários.


Requisitos Técnicos e Funcionais para a Gestão de Documentos para Engenharia

– Alta capacidade e robustez para armazenar e trafegar com velocidade satisfatória um volume imenso de dados: os documentos de engenharia são arquivos grandes e o sistema (e a rede de acesso a internet) precisam de velocidade para upload, download, visualização de arquivos.

– Visualizador interno para múltiplas extensões: os arquivos de engenharia podem ser elaborados em AutoCad (DWG), MS-Excel, MS-Word etc. e muitas vezes os usuários podem não ter esses aplicativos instalados em suas máquinas, portanto, um visualizador interno é fundamental.

– Solução cloud com fácil implantação e acesso por usuários em múltiplas localidades: as obras de engenharia ou os setores de engenharia permanentes das empresas usualmente são distribuídos por localidades diversas e a facilidade de implantar e acessar sistemas nessas diversas localidades é fundamental.

– Interface amigável e intuitiva, de fácil utilização por profissionais de gerações diversas: a engenharia é composta por profissionais mais ou menos experientes, com muita ou pouca afinidade com computadores e sistemas. Engajar o uso por toda a equipe é necessário e uma interface amigável é determinante nesse processo. Softwares de uso complicado, interface não intuitiva e com comandos lentos tendem a ser boicotados pelos usuários, o que resulta no insucesso de implantação;

– Workflow BMPN 2.0 com possibilidade de vinculação a grupos de documentos ou documentos individuais: os documentos de Engenharia podem tramitar das mais diversas formas, envolvendo players em locais distintos, exercendo funções distintas de forma simultânea ou em cascata e o sistema deve ser capaz de desenhar fluxos de trabalho flexíveis, que atendam à (refere-se a fluxos, certo?)realidade de cada tipo de documento.

– Expectativa de chegada de documentos – pré cadastro: projetos de engenharia possuem um escopo definido e para materializá-lo em informações e documentos é preciso planejamento. Para isso, as empresas projetistas elaboram listas de documentos, onde existe uma previsão de quantos serão emitidos ao longo do projeto e em quais datas. O GED deve ser capaz de fazer uma leitura dessa lista e gerar uma expectativa de cadastro efetivo tirar deles, gerando curvas de evolução prevista e alertas de atraso.

– Avanço físico: a emissão e revisão de documentos estão ligadas ao avanço do projeto. O software deve ser capaz de atrelar a cada documento seu peso e gerar curvas de avanço previstas e realizadas.

– Comparação de modificações de projeto: é importante que o software ofereça recursos para auxiliar as equipes de engenharia a identificarem modificações entre as revisões de um documento, destacando-as através de hachuras ou amebas.

– Revisionamento controlado: o sistema deve bloquear a edição e em alguns casos até mesmo o acesso a documentos que tenham sido retirados para revisão, evitando, assim, que mais de uma revisão ocorra simultaneamente e haja perda de informações.

– Controle de tarefas e prazos: a plataforma deve oferecer recursos de monitoramento e cobrança a tarefas de workflow.

– Carga em lote: em projetos de engenharia há necessidade de carregamento em lote de grande quantidade de documentos.

– Download em lote: para atendimento à demanda de distribuição de conjuntos de documentos para referência em contratações, onde as empresas externas não devem acessar o sistema diretamente.

– Controle de numeração de documentos: a numeração é um ponto forte no tratamento de documentos para engenharia. Ela deve refletir de forma sucinta o conteúdo do documento, indicando minimamente a área de atividade e disciplina. O sequencial deve ser controlado via sistema, para que não haja mais de um documento usando a mesma numeração, isso pode levar a erros gravíssimos no acesso à informação.

– Controle de acesso e perfil: os perfis de acesso precisam ser bem detalhados e customizáveis, de forma a permitir acesso devido à informação e trabalhos colaborativos de criação de documentos, verificação e aprovação, cadastro etc. Na maioria dos projetos, empresas externas contribuem grandemente nesses processos e o sistema deve segmentar os perfis de acesso, evitando que uma monitore ou interfira no trabalho da outra.

– Taxonomia dinâmica: cada usuário de projeto tem uma função e uma necessidade de trabalho. Alguns especialistas de disciplina atuam em vários projetos, outros trabalham em um único projeto monitorando várias disciplinas. Por isso uma taxonomia fixa de pastas não atenderá a todas as demandas de trabalho. O ideal é criar agrupamentos e subagrupamentos de forma dinâmica, a partir dos metadados de cadastro de cada documento, para que cada usuário monte sua árvore de pastas de acordo com suas necessidades de trabalho.

– Possibilidade de migração de acervo documental entre plataformas: em grande parte dos casos haverá a necessidade de handover de uma base para outra ao final do projeto e o sistema deve ser capaz de extrair não somente os arquivos eletrônicos dos documentos, mas todos os metadados cadastrados para inserção no software que hospedará os documentos após a finalização do projeto.

– Integração com sistema de gestão empresarial: normalmente, grandes projetos usam ERPs para gerenciamento de orçamentos e custos. Pode haver, assim, a necessidade de integrar o EDMS a um ERP (SAP por exemplo), para liberação de pagamento dos documentos emitidos pela projetista/empreiteira

Os pontos levantados acima exemplificam a especificidade da documentação de Engenharia, bem como suas necessidades de recursos peculiares para uma gestão eficiente, que auxilie o projeto a cumprir com suas metas de prazo, custo, tempo e atendimento ao cliente. Portanto, é preciso mapear a estrutura do projeto, escopo, interfaces e stakeholders a fim de elencar quais recursos serão essenciais o avanço com eficiência.

A gestão documental quando roda bem resulta em ganhos significativos para o projeto, mas, em contrapartida, quando é mal planejada e implantada pode trazer desafios difíceis de resolver e que impactarão diretamente no cumprimento das metas. O ideal é que a empresa planeje adequadamente a gestão documental e escolha um GED (sistema de gerenciamento eletrônico de documentos) adequado antes da contratação dos projetos.

Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert. Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

Descubra a Diferença de Sistema e Sistemática na Gestão de Documentos para Engenharia

Sistemas precisam ser ensinados para atenderem a uma sistemática previamente estabelecida na empresa!

Em alguns casos, a empresa já possui um software de GED implantado em outras áreas e nos questiona se esse software poderá ser usado, também, para os documentos de engenharia. A resposta não é simples e é um dos pontos de análise em nossa consultoria.

Avaliamos vários aspectos, dentre eles:

– O GED: avaliamos o software de GED do cliente para entender suas funcionalidades e verificar se há atendimento a requisitos básicos de gerenciamento de documentos de engenharia (falarei sobre alguns desses requisitos, logo abaixo).

– Fases, processos e projetos de engenharia envolvidos: existem vários tipos de atuação de empresas de engenharia. Há empresas projetistas, construtoras de obras de capital, construtoras civis, gerenciadoras de projeto, indústrias com engenharia de operação e manutenção, etc. Cada tipo de empresa adquire e consome documentos de forma distinta. Isso impactará diretamente nas características necessárias para o Software de GED.

Outras questões importantes para avaliar nesse cenário:

– A empresa gera documentos de Engenharia, apenas recebe de terceiros ou gera e recebe?

– A empresa conduz projetos? Como são estruturados? Qual a duração?

– Os projetos são para a própria empresa ou para terceiros?

– Há necessidade de integração com outros sistemas, como ERPs (Ex. SAP) e bancos de dados de engenharia (Ex. COMOS, etc.)?

– Os acervos documentais envolvidos: a engenharia produz documentos de naturezas diversas (técnica, planejamento, contratual, administrativa, compras etc..)?

– Estrutura da empresa ou projeto: local, remoto ou vários locais?

Há algum tempo, escrevi sobre a impossibilidade de usar o Windows Explorer para gerenciamento eletrônico de documentos. No artigo, eu demonstro que nem todo software de GED atende à área da Engenharia. Leia aqui o porquê.

Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert.

Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

Gestão de Documentos para Engenharia – O Básico

Na engenharia, os documentos são insumos vivos e dinâmicos. O uso de suas informações precisa ser feito de forma eficiente para cumprir os objetivos dos projetos, tais como prazo, escopo, qualidade e atendimento ao cliente, bem como operação e manutenção seguras e eficazes, com instruções atuais e corretas, dentro dos prazos adequados. Não basta, então, apenas pensar em sua organização e arquivamento. É preciso pensar em todo o processo que envolve esses documentos e seus conteúdos de dados e informações, avaliando cada ponto de seu ciclo de vida.

Nosso trabalho de consultoria para gestão de documentos, dados e informações para engenharia e indústria é bem específico. Precisamos previamente mapear a estrutura da empresa e os processos de trabalho, acervos informacionais e disciplinas envolvidas, áreas técnicas, atividades de verificação, aprovação e colaboração para desenvolvimento de projetos, recuperação e uso de documentos, consumo de dados, processos de atualização e revisão de informações, dentre outros. O trabalho envolve metodologia adquirida com muito tempo de experiência atuando junto a empresas gerenciadoras de projetos, setores de engenharia permanente (manutenção e operação) ou fiscalizadoras de serviços de engenharia.

Como resultado desse mapeamento obtemos um diagnóstico da situação atual da empresa e propomos, após análise frente a melhores práticas de mercado, um plano de ação para melhorias no processo. Estas ações visam a melhorias na produtividade de trabalho dos colaboradores, acesso e uso adequado da informação, cumprimento de prazo nos projetos, consumo de informações fidedignas para operação e manutenção, além de outros benefícios que a gestão adequada de documentos e informações trazem para qualquer empresa, de qualquer porte e segmento.

Dentre essas ações, sempre prevemos a adoção de software de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) adequado, pois no mundo da engenharia as informações são produzidas e atualizadas com muita velocidade e seu consumo adequado impacta diretamente nos processos de manutenção e gerenciamento dos projetos.

Assim sendo, levantamos requisitos para esse GED e parâmetros de configuração a fim de implantar um sistema e uma sistemática que irão realmente atender à realidade da empresa. Lembrando que… uma coisa é o sistema, outra coisa é a sistemática, certo? Certíssimo. E vou lhe dizer por que na próxima postagem.

Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert.

Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia

Para saber mais sobre ciclo de vida de documentos, assista a palestra: Webinar: Gestão Documental: Além da Guarda de Documentos

Handover de Documentos em Projetos de Engenharia

A gestão de documentos é de extrema importância em obras e projetos de Engenharia. A atualização final, o “As Built” é um processo que visa garantir que os documentos entregues ao cliente final (Handover) contenham informações fidedignas para operação, manutenção ou até mesmo ampliação da obra finalizada. Para garantir a atualização dos documentos de engenharia com informações conforme construído, é necessário envolver equipes de fiscalização de campo, engenharia de projeto e equipes de operação e manutenção, usando tecnologias de fluxo de trabalho e gestão documental.

Ganhando Eficiência em Projetos de Engenharia com o Greendocs

Palestra mostrando os benefícios da solução Greendocs em projetos de engenharia, operação e manutenção de ativos industriais,

Como obter eficiência e conformidade na produção e operação de bens de capital.

Palestrante JULIO CESAR PAULINO (SP) Diretor DOX, Sistemas de Gerenciamento, é graduado em Administração de Empresas e especialista em Gerenciamento Eletrônico de Documento com 25 anos de experiência em automação de processos documentais de engenharia, foi Enterprise Architect na W3K Tecnologia e General Manager da filial brasileira da BlueCielo. Antes disso atuou diretamente em dezenas de projetos e gerenciou equipes que implantaram mais de uma centena de outros projetos de GED durante quase duas décadas à frente da Pontodoc, onde atendia dezenas de conceituados grupos empresariais no país!