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Garantir maior agilidade e segurança para o processo de assinaturas de sua empresa — esse é o objetivo da aplicação em gestão do ciclo de vida de contratos (Contract Lifecycle Management), da W3K. Cada empresa tem seus processos internos únicos, assim como o fluxo de contratos, e por isso nossa aplicação de Gestão de Contratos oferece controle total sobre os contratos, reduzindo riscos, aprimorando a conformidade e aumentando a eficiência operacional, tudo isso em uma única plataforma.
Através do software GREENDOCS, a aplicação torna o processo mais fluido e confiável, fazendo a gestão de cada detalhe do contrato, o que inclui valores e usuários responsáveis, proporcionando mais agilidade e precisão. Por ser totalmente online, ela dispensa o uso de papel, através da automação de fluxos de trabalho, controle de SLAs contratuais, alertas de prazos e recursos avançados de pesquisa e monitoramento.
A nossa aplicação de Gestão de Contratos pode integrar-se facilmente aos principais portais de assinatura eletrônica, garantindo validade legal para contratos assinados de forma digital. Essa funcionalidade facilita e acelera o processo entre as partes interessadas, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes sistemas e otimizando o fluxo de trabalho. Isso porque a automatização dos processos permite o controle centralizado das revisões, vigências e aprovações dos contratos, incluindo validações, notificações de alterações, inclusão de aditivos, monitoramento de vencimentos, reajustes e negociações futuras.
A aplicação de Gestão de Contratos também possui integração com ERPs — conectividade que assegura a interoperabilidade gerencial, com dados acessíveis sempre que necessário. A aplicação também oferece dashboards e relatórios personalizados, os quais permitem que os gestores acompanhem em tempo real a situação de cada contrato. Através da plataforma é possível verificar o status de minutas, processos de assinatura e vigência.
E quais são os principais benefícios da aplicação?
Entre os principais benefícios da aplicação estão questões referentes à conformidades, o que inclui auditabilidade e rastreabilidade da informação. Isso porque a automação e a centralização dos processos de contratos, além de permitirem a otimização do tempo e aumentar a produtividade, gera maior segurança, com total auditabilidade e respaldo legal.
Também no aspecto jurídico, a aplicação de Gestão de Contratos atua na prevenção de riscos e multas contratuais. A plataforma emite alertas automáticos de vencimento e controle de versões, para evitar que os envolvidos no processo utilizem versões desatualizadas do documento. Já em se tratando de segurança, a aplicação possui criptografia ao nível de storage, oferecendo proteção total dos dados, e garantindo isolamento absoluto. Esse fator está em conformidade com normas de compliance, mesmo em situações de acesso físico ao datacenter da empresa.
Ainda sobre segurança, outro benefício importante se refere ao acesso online para todos os envolvidos. A solução permite o acesso remoto seguro para todas as partes envolvidas, com controle de permissões, prevenção de extravios e garantia de que todos acessem a versão mais atualizada do contrato. Nesse contexto, o software permite a localização de informações específicas com mais agilidade. Por meio de um mecanismo de busca rápida por signatários, ele permite o acesso a conteúdo de cláusulas e metadados configuráveis.
Por último, a aplicação está alinhada ao conceito paperless — tendência de cultura organizacional que atua na redução do uso de papel nas empresas. O conceito que em livre tradução do inglês significa “sem papel”, tem como objetivo reestruturar a maneira como é feito o armazenamento e a organização de documentos empresariais. Essa medida garante maior eficiência, rastreabilidade e menos custos ao processo, através da automatização de processos, digitalização de documentos e de seu armazenamento em nuvem, tendo como foco uma cultura organizacional sustentável e alinhada à transformação digital.
Maior segurança e produtividade na tramitação de documentos
A aplicação da W3K possibilita maior produtividade e segurança na tramitação de documentos para as empresas. Esse é o caso da Móveis Henn — uma das maiores indústrias moveleiras do Brasil. Antes da implantação do GREENDOCS todo o fluxo de assinaturas de contratos era feito de forma manual, com a tramitação de documentos físicos.
“Somente após todos os envolvidos assinarem é que a via digitalizada ficava disponível”, lembrou Larissa Hauschild, responsável pela gestão dos contratos da Móveis Henn. Porém, com o uso da aplicação, tudo o que era feito de forma manual, passou a ser automatizado, assim como o processo de assinatura contratual, que agora é totalmente eletrônico. Desde a implantação do software, há dois anos, a empresa já observa aumento de produtividade.
A aplicação CLM faz parte da solução Business Apps — conjunto de recursos e serviços que possibilita o gerenciamento de documentos e processos, e garante que todas as partes interessadas tenham a compreensão clara dos objetivos daquela empresa. Para conhecer cases de outras organizações que também utilizam nossas soluções corporativas para a gestão de documentos, clique aqui. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.
