A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está vigente desde o dia 18 de setembro, o que consolidou a necessidade das empresas se adequarem a regras importantes definidas para a proteção dos dados pessoais de clientes, funcionários e parceiros. Apesar disso, as punições e multas previstas em caso de não-conformidade só serão aplicadas a partir de agosto de 2021, o que ainda tá um tempo extra para as organizações. Entretanto, o compliance com a LGPD é uma prioridade imediata, que transforma diretamente a forma em que a empresa lida com seus dados e documentos.
Quando falamos em tratar os dados, falamos de toda a cadeia de processos pelos quais eles passam: desde a entrada destas informações (coleta), passando pelo armazenamento, compartilhamento e seu eventual descarte, entre outras etapas que as companhias podem ter nas tratativas destes dados.
Em resumo, o tratamento de qualquer dado pessoal captado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens tem aplicabilidade da Lei. Além disso, ela é horizontal e assimétrica: atinge qualquer empresa, de qualquer ramo, de qualquer porte.
Para definir uma boa política interna de governança de dados, voltada à conformidade com a LGPD, as empresas deverão seguir alguns princípios norteadores no tratamento das informações: propósito, compatibilidade, necessidade, disponibilidade, transparência, confidencialidade, segurança e não discriminação.
Um dos principais pontos é o de propósito, em que as empresas deverão informar de forma clara e antecipada a finalidade de uso para os dados coletados, assim como devem assegurar que as atividades realizadas com eles sejam compatíveis com esse propósito.
Outros pontos importantes, que podem ser garantidos pela utilização de tecnologias dedicadas (GED, BPMS), são o de necessidade e disponibilidade, o que permite a disponibilização segura das informações, mostrando apenas o que é necessário para cada funcionário realizar sua atividade, com agilidade e rastreabilidade.
A tecnologia também pode ser a chave para garantir a integridade e transparência das informações, mostrando claramente como elas são classificadas e atualizadas, dando confiabilidade ao seu negócio. Por fim, a segurança e confiabilidade também são essenciais, e contar com sistemas e políticas robustas ajudam a cumprir esta missão.
Com o Greendocs, a segurança e governança dos dados parte central da gestão. Revisamos regularmente o esquema de armazenamento de dados junto aos nossos provedores e trabalhamos em melhorias constantes para promover o controle de acesso, a fim de que o cliente consiga gerenciar as suas informações de forma conveniente.
Contamos com avançados recursos que permitem a tramitação dos dados seguindo aos padrões de segurança. O certificado SSL Thawte/DigiCert, utilizado pelas grandes lojas de varejo para proteger informações de cartão de crédito, é o mesmo utilizado pelo Greendocs para garantir autenticidade e sigilo na transmissão da informação.
Além disso, o sistema mantém logs acessados no fluxo da atividade, mostrando a entrada, saída e leitura de documentos, assim como registros de horário, usuário e IP. Com uma lógica de segurança baseada em processos, ancorada em uma infraestrutura configurável, garantimos um backoffice robusto para atender às necessidades das empresas para o compliance com a LGPD.
Para saber mais sobre a LGPD, e como as tecnologias da W3K pode colaborar com sua empresa, entre em contato conosco. Somos especialistas em gestão da informação e processos, e podemos ajudar seu negócio a atingir um novo patamar em conformidade.
