Idiomas
LD Celulose, una empresa conjunta entre el gigante austríaco Lenzing y la brasileña Duratex, adoptó Greendocs, de W3K Tecnologia, para gestionar el gran volumen de documentos de ingeniería relacionados con la construcción de su primera planta de celulosa soluble en Brasil. Con una inversión de R$ 1,2 mil millones y una capacidad de producción de 500 mil toneladas, el complejo industrial tiene su inicio de operaciones previsto para 2022, en un área ubicada entre los municipios de Indianópolis y Araguari, en el Triángulo Mineiro.
Con la solución de gestión electrónica de documentos de W3K, LD Celulose estima manejar más de 80 mil documentos hasta la apertura de la planta, utilizando una plataforma que integra todos los sectores involucrados en el proceso de construcción, incluidos proveedores y socios de proyecto. Hasta el momento, cerca de 27 mil documentos ya están en el sistema, con 742 usuarios registrados.
Según la compañía, toda la documentación de los proyectos, incluidos estándares, revisiones y modificaciones, está detallada en Greendocs, dentro de estándares robustos de seguridad. Con la solución, la empresa también gestiona los plazos de entrega de documentos, así como comentarios, respuestas e historial de cambios.
“En el momento en que se emite el documento, el sistema ya activa los workflows internos y un especialista responsable de la empresa es notificado sobre la inclusión del nuevo archivo, con un plazo para validarlo o solicitar una revisión del documento. El sistema también notifica a los coordinadores y responsables, para que más personas estén al tanto de los movimientos y así garantizar que todo ocurra dentro de un plazo optimizado”, explica Gustavo Dessotti, Project Management Officer (PMO) de LD Celulose.
Además, la inteligencia de Greendocs también aporta mayor agilidad al flujo de documentación con los más de 55 proveedores con los que la empresa trabaja en la obra. Según destaca Gustavo, la inteligencia de la solución permite notificar en tiempo real a los proveedores sobre cambios en los estándares del proyecto – dentro del llamado Apéndice 4. Con ello, pueden realizar los ajustes necesarios en sus entregas, manteniéndose siempre en conformidad con los estándares del proyecto.
“Esta agilidad en la forma en que se comparten las informaciones nos proporciona una gran precisión en la gestión del proyecto, con plazos bien definidos”, explica el gerente. Según LD Celulose, el tiempo medio de respuesta o comentario por cada nuevo documento es de 7,65 días, con revisiones entregadas en un promedio de 11,5 días. Además, todos los flujos son analizados a través de dashboards, donde es posible monitorear indicadores por usuario, empresa o sector.
En medio de un proyecto ambicioso y con diversos sectores involucrados, otra demanda atendida por Greendocs fue la seguridad de la información. Con la solución de GED, la empresa garantiza que la información sea accedida de forma controlada, siguiendo una Matriz de Responsabilidades definida por la compañía y personalizada dentro del Greendocs.
“Es un proyecto que exige confiabilidad y cumplimiento (compliance), lo que nos llevó a buscar una solución con una política de acceso robusta, desde la información de los proveedores hasta los documentos de interfaz, que son compartidos entre varios sectores, pero solo con el grado de información pertinente a cada uno”, explica Gustavo.
Según el PMO de LD Celulose, la expectativa de la empresa es que en 2021 el número de documentos gestionados en Greendocs se triplique, acompañando la aceleración de la etapa final de las obras, que se extenderán hasta el inicio de 2022. “Debemos cerrar 2020 con 30 mil documentos en la plataforma, pero superaremos los 80 mil en el startup de la unidad”, concluye.
