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Cerca de tres millones y medio de documentos: ese es el volumen del acervo documental migrado, digitalizado y gestionado por W3K Tecnología mediante el software GREENDOCS. La empresa, que el 6 de agosto cumple 76 años y es líder global en la fabricación de carrocerías de autobuses, utiliza la solución ECM/Archiving, que abarca la clasificación, digitalización, indexación y almacenamiento de documentos en un entorno digital.
El proceso de digitalización del acervo de Marcopolo comenzó en 2022 e incluye todas las etapas del flujo documental: desde la preparación y clasificación, hasta la digitalización, indexación, almacenamiento en la nube y archivo físico, promoviendo gobernanza y agilidad en el acceso a la información. En esta fase, W3K realizó la migración de documentos previamente digitalizados en la nube por otro proveedor hacia su software de gestión GREENDOCS. Uno de los principales desafíos del proyecto fue mejorar la calidad del servicio de digitalización, reemplazando al proveedor anterior por un modelo más eficiente y robusto. Tras finalizar la migración, W3K inició la capacitación de usuarios, soporte técnico y servicios de mejora continua, con el objetivo de facilitar la gestión de documentos digitales y agilizar la consulta del acervo físico de Marcopolo.
Los resultados fueron tan positivos que, al año siguiente, W3K comenzó también a digitalizar nuevos documentos del expediente de colaboradores de Marcopolo, incluyendo registros de admisión, despidos y exámenes de salud ocupacional (ASO). Este proceso se inició en la sede de W3K en São Leopoldo (RS), donde la empresa recibe los documentos físicos enviados por Marcopolo y realiza toda la operación: logística inversa, preparación, limpieza, clasificación, digitalización, indexación y devolución de los archivos digitalizados mediante GREENDOCS.
W3K cuenta con BPO dentro de la empresa
En 2024, con el objetivo de agilizar aún más el proceso, W3K asignó un BPO (Business Process Outsourcing) dentro de las instalaciones de Marcopolo en Caxias do Sul (RS). La presencia de este profesional especializado en la organización ofrece agilidad operativa, conocimiento técnico continuo y mayor control sobre el acervo documental. Centrado en la excelencia y estandarización de los procesos, participa en frentes estratégicos de la gestión documental, asegurando conformidad con las mejores prácticas de archivo y digitalización.
Sus actividades incluyen desde la preparación de documentos físicos (desmetalización y limpieza), clasificación según el plan de clasificación y tabla de retención, eliminación de documentos caducados, digitalización con tratamiento de imagen, digitación e indexación de metadatos en GREENDOCS, hasta el archivo físico adecuado. También se encarga del mantenimiento y actualización del acervo digital, registro y etiquetado de unidades de almacenamiento, atención a consultas de documentos físicos y actualización de registros de documentos de colaboradores activos, asegurando mayor control, organización y agilidad en la gestión documental. Actualmente, se digitalizan 50 mil documentos mensuales a través del BPO.
Historia de Marcopolo
Fundada el 6 de agosto de 1949 en Caxias do Sul (RS), Marcopolo comenzó con ocho socios y quince empleados, siendo una de las primeras industrias brasileñas en fabricar carrocerías de autobuses. Tras más de siete décadas, la empresa es hoy referente en soluciones de transporte colectivo en los cinco continentes, consolidándose por la tradición de calidad e innovación de sus productos.
¿Cómo funciona la solución ECM/Archiving?
La solución ECM/Archiving de W3K ofrece un proceso completo y estructurado para digitalización y gestión de documentos, combinando las mejores prácticas archivísticas con tecnología avanzada. Transforma archivos físicos en acervos digitales organizados y accesibles mediante una plataforma en la nube robusta, segura y escalable, garantizando la gestión eficiente de grandes volúmenes documentales, preservación de la información, reducción de espacio físico y facilidad de acceso a los datos.
Al entregar una solución que combina tecnología, metodología y personal capacitado, W3K impulsa la transformación digital en las empresas, yendo más allá de la digitalización. Esta combinación proporciona fluidez en los procesos, gobernanza de la información, trazabilidad, control, integración y conformidad con estándares de excelencia. Los clientes experimentan beneficios como ahorro de tiempo en búsqueda y validación de información, mayor auditabilidad, reducción de fallos de comunicación, rastreabilidad mejorada, seguridad de la información con control de accesos y agilidad en la validación y firma de documentos.
¿Desea, al igual que Marcopolo, garantizar mayor agilidad y seguridad en el acervo documental de su organización? Conozca más sobre esta y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K haciendo clic aquí. Para ver casos de éxito de otras organizaciones que implementaron la solución, visite nuestro blog. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en redes sociales en @w3k.