Documentos de alunos, funcionários, fornecedores e parceiros – esses são apenas alguns dos arquivos que precisam ser administrados em uma instituição educacional. Agora, imagine a quantidade de dados armazenados em 40, 50 ou 80 anos de acervo acadêmico.
Essa imensa quantidade de documentos gerados no passado, no presente e os que ainda serão armazenados precisam de uma gestão eficiente para manter a informação acadêmica permanentemente organizada e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta.
Porém, não basta a digitalização, é preciso uma solução completa para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
A transformação digital é uma necessidade não apenas para a preservação dos dados, mas também para adequação à lei, visto que a Portaria 315 torna obrigatório que as instituições públicas ou privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino (IES), mantenham, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim das instituições.
A solução completa que oferecemos contempla: digitalização, archiving, guarda física e uma plataforma online GED/ECM e BPMs configurada de acordo com o seu modelo de gestão. Cada cliente tem processos únicos e a W3K adapta-se à realidade das equipes envolvidas na documentação.
Gestão eficiente do acervo acadêmico com a Solução Completa W3K
Documentos físicos e nato-digitais são controlados pelo nosso sistema especializado em gerenciamento de documentos eletrônicos, que possibilita gerenciar a base de dados de forma adequada para a preservação do acervo acadêmico digital.
A indexação no Greendocs permite a pronta recuperação do acervo acadêmico digital, garante segurança e preservação com um método eficiente de reprodução de acervo.
Nosso sistema possui certificação digital no padrão ICP-Brasil, disciplinada em lei, apoiando a responsabilidade da mantenedora e sua mantida, garantindo autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo.
A desmetalização dos documentos também é um processo importante na preservação dos arquivos, pois evita enferrujar os grampos e danificar os dados armazenados em guarda física.
Como falamos, nossa solução é completa, então você pode contar com tecnologia para controlar o acesso restrito aos dados, temporalidade da informação, gerenciar manutenção ou pendências, catalogação das caixas, rastreabilidade do tratamento individualizado, entre outros benefícios que nós da W3K desenvolvemos para atender as necessidades dos nossos clientes.
Evite negligências e utilizações fraudulentas no acervo acadêmico com o Greendocs
A plataforma Greendocs GED/ECM e BPMs permite que a secretaria, os reitores e demais usuários autorizados, encontrem o documento correto no momento certo, com total rastreabilidade e segurança.
Além disso, nesta plataforma você pode replicar e automatizar os seus processos, muitos já utilizados pela sua equipe, alcançando mais agilidade, fluidez e transparência. Os recursos proporcionados pelo Greendocs impedem a perda da governança da informação de alunos, professores, funcionários e parceiros, além de evitar as respostas lentas, os processos não escaláveis e, claro, a falta de respaldo legal.
A W3K oferece um eficiente processo de digitalização de arquivos, otimizando o legado da instituição. Da mesma forma que o archiving contribui para a gestão de armazenamento e destruição segura de documentos administrativos das escolas.
Tudo isso torna os processos mais seguros e adequados ao que pede a legislação
Quer saber como a W3K pode ajudar a sua escola ou universidade a gerenciar, digitalizar e arquivar documentos? Fale com um de nossos especialistas.
