Em meio ao excesso de dados, de uma coisa as empresas precisam ter certeza: é preciso priorizar a clareza desses elementos e o gerenciamento dos mesmos para se manter competitivo. Isso porque a integração das informações mais estratégias para o negócio depende exclusivamente da tecnologia.
Quem pode comprovar isso são os profissionais de archiving, que sentem na pele a dificuldade em promover segurança e governança da informação com tantos dados disponíveis.
Neste artigo, a importância do controle da guarda de documentos físicos, o acesso aos dados organizados digitalmente e a vigilância no descarte dos mesmos são questões a serem abordadas.
Tudo a fim de responder a pergunta mais importante do momento: sua empresa está preparada para coletar e analisar os dados mais relevantes e tomar as decisões mais assertivas?
O caminho rumo à transformação digital
Em 2020, o IDC Infobrief divulgou uma pesquisa com dois dados curiosos sobre as organizações neste momento – e que podem responder a essa pergunta tão importante.
– 46% das companhias estão “confusas digitalmente” e as 54% que se consideram “comprometidas digitalmente” ainda não completaram seu caminho rumo à transformação digital;
– 60% das empresas estão sendo desafiadas pela qualidade e complexidade dos dados, principalmente no contexto do gerenciamento da informação.
O estudo comprova a necessidade de aliar tecnologia à gestão dos dados, independente do porte ou segmento de atuação da organização. Mas, o que deixa essas empresas no caminho da mudança, mas ainda longe da transformação?
Parte da complexidade dessa jornada está no alto volume de dados gerados de forma aleatória e, consequentemente, a dificuldade em gerir tudo isso. A solução é uma só: priorizar a gestão de dados como um processo vital para as estratégias de crescimento.
A importância de controle do documento físico
Segundo uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos, a ABGD, o brasileiro pode perder até 2 horas tentando encontrar documentos importantes na sua rotina corporativa.
Além de tornar o clima organizacional pesado, realocando profissionais estratégicos para encontrar essas informações, a guarda física torna mais onerosa a tarefa de buscar um papel perdido no meio de milhares é inviável nos dias de hoje.
Para otimizar o tempo e, claro, promover a redução de custos no dia a dia, arquivar esses documentos digitalmente transforma e otimiza o fluxo de trabalho, gerando fluidez e espaço para o que realmente importa: tempo hábil para tomar as decisões e planejar o futuro do negócio.
Vantagens da gestão de documentos
Agora que você já entendeu a importância em filtrar com clareza o excesso de informações e, claro, a necessidade em priorizar a organização digital dos documentos, veja o que mais a gestão dos dados proporciona:
- Captura fácil e ágil, o que permite que os documentos sejam encontrados em um clique;
- Economia e conservação devido à eliminação do papel, provendo a manutenção dos dados em formato eletrônico;
- Mais segurança com a proteção das informações por meio do controle de acesso e compartilhamento dos dados sensíveis ao negócio;
- Busca assertiva através da localização exata do documento;
- Conformidade com as normas.
Transformação digital como motor da inovação
A tecnologia influencia desde operações manuais até a maneira como as pessoas se relacionam, e isso nós já sabemos há algum tempo. De acordo com a pesquisa “O Futuro do Trabalho”, 67% das empresas já utilizam ferramentas digitais para gestão de tarefas, e 20% planejavam adotar alguma em 2020.
Com a chegada da pandemia, e todos os entraves ocasionados pela necessidade do isolamento social, a integração de softwares nos processos operacionais foi acelerada e implantada nas empresas que, posteriormente, sobreviveram bem à crise.
Não há um setor sequer que esteja imune à transformação digital. Se antes as organizações tinham tempo para planejar a mudança, hoje precisam correr contra o tempo para solucionar problemas que só a tecnologia pode resolver.
Perda de governança da informação, respostas lentas ao negócio e processos não escaláveis são as heranças deixadas por um modelo de negócio que não apoia a modelagem, virtualização e automatização dos processos.
