EDMS - Gestión Electrónica de Documentos de Ingeniería
A través de Greendocs, ofrecemos una aplicación completa y personalizada de EDMS (Electronic Document Management System) para la gestión de documentos técnicos de ingeniería relacionados con proyectos y activos físicos.
Con un flujo documental GED/BPM/BPMS adaptable (comentarios, revisión, aprobación, firma, etc.), el software gestiona la tramitación interna y externa de documentos, incluidos los proveedores, de manera segura y rastreable.
Gestión de documentos y procesos de ingeniería
La gestión de documentos de ingeniería es un proceso esencial para garantizar la centralización documental, la rastreabilidad, la seguridad y la accesibilidad de la información técnica en proyectos complejos.
La aplicación de EDMS realiza el control de procesos y documentos como planos, especificaciones, informes y dibujos técnicos, asegurando que todas las versiones y revisiones sean rastreadas y archivadas de manera adecuada. Además, facilita la colaboración entre equipos (internos y externos) y proveedores, permitiendo el intercambio seguro y la aprobación de documentos en los flujos de trabajo.
La colaboración en línea ocurre sin riesgos para la seguridad o confidencialidad de los datos, con transacciones totalmente rastreables, proporcionando evidencias valiosas para disputas contractuales. Además, la integración directa con otras instancias de Greendocs, como Owner y EPC, acelera la transformación digital, reduciendo costos, tiempo y cuellos de botella.
Decisiones basadas en datos con dashboards personalizados
El sistema ofrece paneles de control intuitivos que facilitan el monitoreo de las tareas y plazos asociados a proyectos y documentos.
Los paneles de control integrados ofrecen visibilidad completa sobre el progreso de las tareas y el cumplimiento de los plazos. Esto permite a los gestores identificar rápidamente áreas críticas y tomar decisiones informadas para mantener el flujo de trabajo siempre en alto rendimiento.
Visualización CAD dibujos 2D y 3D
Un robusto motor de renderizado nativo que soporta características gráficas avanzadas y recibe actualizaciones regulares que garantizan compatibilidad con los formatos más recientes.
El sistema permite la lectura nativa de archivos 2D y 3D, la comparación automática de revisiones de dibujos 2D y la realización de comentarios directamente en los archivos sin necesidad de software externo. Esto facilita la consistencia de la información, especialmente en proyectos de ingeniería.
Litigios Contractuales en la gestión de documentos
El sistema GED para ingeniería ofrece una base de evidencias completa para ayudar en la resolución de disputas contractuales.
Mantiene un registro íntegro de todos los trámites documentales, permitiendo verificar la veracidad de las alegaciones con una base de evidencias, como retrasos en entregas por falta de documentos o información, evitando pérdidas en disputas contractuales.
Conozca los principales beneficios
Integración con sistemas ERPs
El EDMS de Greendocs se integra fácilmente con sistemas de planificación o gestión de activos, como el SAP/PM, garantizando que toda la gestión de documentos esté alineada con otros procesos corporativos.
Centralización y estandarización de documentos
La centralización y estandarización de los documentos de ingeniería son esenciales para garantizar la eficiencia y la consistencia en los proyectos técnicos. Al centralizar y estandarizar todos los documentos en un único sistema, las empresas evitan la dispersión de información, asegurando que los archivos estén organizados y sean accesibles para todos los involucrados.
Rastreabilidad de las acciones
La aplicación de gestión de documentos y procesos de ingeniería elimina la asimetría, proporcionando rastreabilidad y autenticidad de los documentos. Esto aumenta la seguridad en la gestión de información sensible. Con el control detallado de revisiones e historial de actividades, el EDMS garantiza que todas las modificaciones sean registradas, reduciendo errores y retrabajos, además de asegurar que todos trabajen en la versión correcta del documento.
Integración entre diferentes áreas y procesos
Optimice el flujo de trabajo y la comunicación entre departamentos, como ingeniería, compras y gestión de proyectos. Con sistemas integrados, los equipos comparten datos en tiempo real, evitando silos de información, automatizando procesos y mejorando la toma de decisiones.
Cumplimiento de plazos y presupuestos
Es posible ajustar cada etapa del proyecto, identificando posibles retrasos y ajustando la planificación de forma rápida. Además, garantiza que el presupuesto se siga estrictamente, evitando sorpresas financieras y asegurando entregas dentro del plazo previsto.
Grandes volúmenes de documentación
Con funcionalidades como control de revisiones, historial de actividades y búsqueda avanzada, el EDMS garantiza que incluso grandes cantidades de datos se gestionen con eficiencia. Esto reduce el tiempo invertido en la búsqueda de documentos, evita errores y mejora la colaboración, asegurando que todas las partes involucradas trabajen con las versiones correctas y actualizadas.
Reacción rápida a eventos
Realice el control en tiempo real de los proyectos con información esencial para la toma de decisiones rápidas y acertadas. Con acceso inmediato a métricas e informes, los equipos pueden identificar problemas u oportunidades con agilidad, reaccionando rápidamente a eventos e incidencias que puedan impactar el progreso del proyecto.
Seguridad de información y cumplimiento
La seguridad avanzada de la aplicación, con cifrado a nivel de almacenamiento, ofrece protección total de los datos, garantizando un aislamiento absoluto y el cumplimiento de normativas de compliance, incluso en situaciones de acceso físico al datacenter.
Garantía de la calidad de proveedores
Mantenga relaciones sólidas con sus proveedores, garantizando que cada socio cumpla con sus estándares. Greendocs ofrece funcionalidades para monitorear el rendimiento de los proveedores y centralizar la tramitación de documentos técnicos, aumentando la visibilidad y la confiabilidad en todos sus procesos.
W3K SUCCESS CASE
EDMS en la práctica: Gestión eficiente en el Complejo Minero Industrial Serra do Salitre
Descubra cómo Eurochem utilizó Greendocs para optimizar la gestión de documentos de ingeniería del Complejo Minero Industrial Serra do Salitre, en Minas Gerais, como parte de una inversión de 1.000 millones de dólares destinada al desarrollo del proyecto.
Esta aplicación forma parte de la solución Asset Lifecycle Management
Asset Lifecycle Management
Impulsamos la eficiencia y el rendimiento del ciclo de producción y operación de activos industriales para la industria básica.
