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Gestionar los documentos de una operadora con 29 hospitales, 19 centros de atención rápida, 90 clínicas y 93 centros de diagnóstico por imagen y laboratorio significaba exceso de papel, falta de trazabilidad y gobernanza, vulnerabilidad en la seguridad de la información y, por supuesto, lentitud en el flujo de trabajo.
Por eso, Hapvida Saúde optó por implementar la herramienta Greendocs, de W3K, que ya cuenta con casos de éxito en proyectos en este sector. “El primer paso fue admitir que teníamos una idea en mente, que era optimizar la productividad de la empresa; y un problema en las manos, que era encontrar la solución para ello”, cuenta el director de Gobernanza de Hapvida, Rafael Portela.
La búsqueda de la herramienta de Gestión Electrónica de Documentos (GED) involucró algunos requisitos básicos, como analizar la relación costo-beneficio, la simplicidad de uso, la confiabilidad y la posibilidad de personalización. Tras este proceso, se llevó a cabo la fase de identificación de las áreas y procesos que tenían potencial para implementar la solución.
“Optamos por trabajar un área a la vez y esta fue una de las decisiones más importantes de todo el proyecto, ya que contribuyó directamente al éxito de la implementación. Es decir, en lugar de un solo gran proyecto, construimos varios proyectos, uno para cada sector, lo que permitió una entrega más precisa, eficiente y rápida”, añade.
Además de una mayor dedicación en cada proyecto, esta decisión también implicó procesos más precisos, dado que los problemas y errores encontrados en el primero no se repetían en los proyectos siguientes.
El área de suministros fue uno de los primeros sectores en recibir la solución. “Con decenas de contratos y un flujo muy complejo de validación, además de muchos clientes y registros, la herramienta aumentó la productividad de la operadora, que mejoró la gestión de los documentos de miles de proveedores en todo Brasil. Perfeccionamos no solo el proceso de almacenamiento de contratos, sino también todos los demás recursos: organización, recepción de nuevos documentos, rescisión de contratos y, por supuesto, el control del flujo de todo esto”, explica Portela.
El sector de fusiones y adquisiciones, que también requiere agilidad y optimización del tiempo para no perder negociaciones, así como el área de marketing, también recibieron la herramienta.
La gestión del proyecto tuvo algunos pilares clave de efectividad, tales como un equipo multidisciplinario formado por: un gerente, responsable de la metodología, comunicación, documentación, elaboración y seguimiento del cronograma de implementación; un analista de procesos, encargado de mapear cómo estaban los procesos y cómo quedarían con la nueva herramienta; el área de TI, que tuvo un papel fundamental en la recopilación de requisitos junto a las áreas de negocio, además de supervisar el desarrollo y la homologación del entorno personalizado con W3K. Además, se designó un líder de proyecto para trabajar directamente con las áreas de alta dirección.
La capacitación y la fase post-implantación fueron las siguientes etapas. “Decidimos que no solo el líder del área recibiría la capacitación, sino que todos los colaboradores que tuvieran algún tipo de interacción con la herramienta la recibirían también. Organizamos grupos en diferentes días y horarios, con un máximo de diez personas por sesión, lo que fue crucial para que todos pudieran resolver sus dudas sobre el uso de la solución”, comentó.
Con la herramienta ya en funcionamiento, el proyecto se extendió por tres meses más y entró en la fase de operación asistida, donde el seguimiento del uso de la herramienta sirvió para identificar las necesidades de ajustes.
La transformación digital, la gobernanza de la información y la gestión de la escalabilidad del negocio fueron los principales resultados con la implementación de la solución. La disponibilidad ágil de una plataforma en línea y configurable al modelo de negocio de Hapvida marcó una gran diferencia en el gestor de documentos y en la automatización de procesos resultantes de la elección de W3K.
Fluidez, trazabilidad, control, integración y regulación de excelencia fueron factores decisivos para esta alianza entre el proveedor y la operadora de salud, que desde 1993 trabaja por la salud de los brasileños.