Entre los principales desafíos que enfrentan las empresas está el relacionado con la gestión documental. La información dispersa, la duplicación de datos y documentos, el control mediante hojas de cálculo electrónicas, la baja integración y la falta de plataformas digitales centralizadas terminan siendo obstáculos para una gestión documental más eficiente. En este contexto, la digitalización de documentos permite acceder a datos importantes de forma rápida y funcional, además de contribuir a reducir el uso de papel.
La falta de datos no estructurados acaba generando vulnerabilidades de seguridad, provocando problemas como falta de trazabilidad, asimetría de información y retrabajo. A su vez, la baja automatización crea dificultades en la estandarización y puede afectar la toma de decisiones gerenciales. En este contexto, además de la eliminación de los documentos físicos, con la digitalización del acervo se facilita la consulta de los procesos, permitiendo el seguimiento de las actividades administrativas.
Nuestra solución ECM/Archiving transforma procesos manuales, analógicos y datos en papel en flujos de trabajo digitales, optimizados y automatizados, garantizando un acceso seguro a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Con la gestión documental en la nube integramos la captura de datos, la digitalización de documentos físicos y la implementación de herramientas digitales en una sola plataforma, reemplazando los métodos tradicionales por prácticas más eficientes y escalables
Debido a su flexibilidad, ECM/Archiving puede ser utilizado por diferentes sectores de la organización, lo que incluye RRHH, Administrativo, Legal, Ingeniería, Calidad, Proyectos, entre otros. Con flujos de trabajo personalizables y funciones de notificación, puede optimizar los procesos, reducir errores y mejorar la eficiencia. También ofrecemos software de gestión y almacenamiento en la nube, como KeyDrive y GREENDOCS. Estas herramientas permiten a los usuarios compartir archivos de forma rápida y segura, generando un enlace único. Descubra más haciendo clic aquí.
¿Y cómo funciona el proceso de Archiving?
El proceso de Archiving consiste en clasificar, escanear, indexar y almacenar documentos en el entorno digital. Junto con el sistema ECM/GED, es posible identificar documentos que pueden ser descartados (ya sea por finalizar su período de validez o porque han cumplido requisitos legales). También en lo que respecta a la eliminación de documentos en papel, realizamos la llamada “custodia eficiente”.
Cuando digitalizamos todo el fondo documental, también lo retiramos, almacenamos y disponemos en un lugar adecuado, seguro y trazable, así como protegido contra la incidencia de plagas o accidentes (inundaciones/incendios). Cabe destacar también que nuestros entornos se someten a auditorías periódicas, con el objetivo de mitigar riesgos y prevenir posibles incidencias.
Realizamos toda la organización documental de forma individualizada, facilitando la trazabilidad de datos concretos cuando sea necesario. Y es en este punto que la custodia eficiente de los documentos juega un papel fundamental, pues permite la correcta organización de la colección, además de cumplir con la Ley General de Protección de Datos (LGPD), vigente en el país desde 2018. La colección física (ya digitalizada e inutilizable) se envía para su correcta disposición a empresas especializadas en este proceso.
En estos lugares, los documentos se sacan de las cajas y se colocan dentro de una máquina, llamada empacadora. El equipo prensa el papel agrupándolo en fardos que luego se envían a plantas de reciclaje. Reducir el uso de papel y reutilizarlo tras su correcta eliminación (reciclado) también está alineado con las buenas prácticas ESG (Ambientales, Sociales y de Gobernanza).
Mayor productividad y retorno de la inversión
Organizar documentos en el entorno digital aumenta la productividad, reduce costos y garantiza una mayor seguridad en los procesos, lo que se traduce en ganancias financieras. Al almacenar contenido en la nube, el sistema proporciona procesos automatizados para administrar y crear documentos utilizando flujos de trabajo internos.
Un estudio realizado por el proveedor global de tecnología, investigación y consultoría centrado en estudios de ROI, Nucleus Research, encontró que la digitalización de documentos permitió a las organizaciones encuestadas reubicar a los empleados actuales sin necesidad de nuevas contrataciones. En términos financieros, el retorno de la inversión fue de 8,55 dólares por cada dólar invertido, es decir, ocho veces más.
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