Garantir que sua empresa ou que setores de sua organização estejam em conformidade com normas, sejam elas internas ou regulatórias de segmento ou governo, pode ser um trabalho complexo. Para isto, contar com uma solução dedicada de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e automatização de processos (BPMS) pode ser não apenas uma grande ajuda, mas um diferencial decisivo para a realização eficiente deste trabalho.
Quando falamos de compliance, em essência fazemos menção à segurança jurídica de um negócio. Estamos falando do trabalho de conciliar o regramento interno da empresa com questões externas, ou seja, às regulamentações às quais a organização está sujeita, evitando riscos legais.
Com uma solução robusta e inteligente de GED integradas à BPM, empresas podem visualizar com clareza os dados e sua circulação dentro da organização, garantindo que elas atendam às exigências de segurança, sendo visíveis e acessíveis somente por quem tem autorização, e preservando as informações sensíveis que devem se manter anônimas.
Isso pode abranger questões como gestão de contratos, controle do ciclo de vida dos documentos, até questões como a captura, manuseio e período de armazenamento de dados pessoais, algo que ganhou novas dimensões em termos de conformidade com a vigência da nova Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD).
Em função da LGPD, um dos maiores cuidados das empresas em relação ao compliance está na tratativa de dados pessoais de terceiros. Com o GED e o BPMS, é possível guardar estas informações de maneira detalhada, catalogando dados e definindo permissões de acordo com o devido grau de privacidade, permitindo à organização e seus colaboradores verem apenas os dados que sejam relevantes para a sua atividade.
CONTRATOS E ASSINATURA DIGITAL: OUTRO PONTO IMPORTANTE NO COMPLIANCE
Além disso, para empresas que lidam com contratos, por exemplo, uma plataforma de GED permite manter todos estes documentos dentro ambiente de fluxos seguros, rastreáveis e auditáveis, também com o recurso de assinatura eletrônica para uma camada adicional de confiabilidade, certificação e validade jurídica.
Garantir uma política adequada de conformidade nas empresas passa por uma combinação equilibrada de tecnologia, conhecimento jurídico e arquitetura de processos internos – e tudo isso pode ser aperfeiçoado com a utilização de tecnologias adequadas, como as de Gestão Eletrônica de Documentos. Para fazer isso da melhor forma, contar com um parceiro especializado pode ser um grande diferencial.
A W3K Tecnologia conta com um time especializado em gestão documental, e com o know-how para auxiliar o seu negócio a garantir as melhores práticas em termos de compliance. Entre em contato conosco e saiba mais.
