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Ao escolher o software de gestão de documentos para a sua empresa, alguns critérios devem ser levados em consideração. Essa plataforma deve centralizar todo o fluxo de documentos, garantindo agilidade, transparência e conformidade em todo processo de tramitação, desde documentos técnicos, como é o caso do EDMS para engenharia, até os processos de RH. Neste artigo destacamos 8 critérios essenciais para que você possa escolher o melhor software de gestão de documentos para sua empresa.
Como já abordamos em outro conteúdo aqui no blog, a gestão de documentos deixou de ser apenas uma ferramenta administrativa para se consolidar como um pilar estratégico fundamental de garantia da alta performance nas organizações. Nesse contexto, a escolha de um software de gestão documental é uma decisão estratégica que impacta diretamente na eficiência operacional, na segurança da informação e na conformidade legal de uma empresa.
Para garantir que a plataforma escolhida ofereça o melhor custo-benefício e possa atender de maneira integral aos requisitos específicos, é fundamental avaliar uma série de aspectos técnicos e funcionais — abaixo os oito critérios a serem considerados para definir a plataforma de gestão de documentos.
Centralização e padronização da informação — o software deve atuar como uma plataforma única para todos os documentos, garantindo a uniformidade de padrões e eliminando a eventual assimetria da informação entre as diferentes áreas da empresa. Ele também deve ser capaz de configurar fluxos de revisão e aprovação para que os documentos sigam automaticamente o procedimento correto.
Automatização do Ciclo de Vida do documento — a solução deve automatizar de maneira prática e funcional toda a tramitação de documentos, desde a sua criação até a o descarte, mitigando riscos e reduzindo o tempo gasto com buscas no sistema.
Acesso rápido e armazenamento em nuvem (cloud computing) — o software deve oferecer acesso remoto seguro a partir de qualquer local, promovendo a mobilidade e o trabalho colaborativo das equipes. Esse diferencial é muito relevante, em especial no que se refere à gestão de times remotos.
Adaptabilidade ao modelo de negócio — a solução precisa ser totalmente adaptável ao modelo de negócio da empresa, fornecendo uma solução centralizada para o fluxo já existente e com funcionalidades específicas para cada departamento.
Segurança e rastreabilidade — é fundamental que o software possa garantir total controle sobre o histórico de acesso, edição e visualização de cada arquivo, assegurando a conformidade com regulamentações e normas específicas de mercado (diferencial que auxilia na redução de riscos legais e operacionais).
Integração entre sistemas — o sistema deve ir além do simples armazenamento, permitindo a análise e o tratamento de dados (incluindo os não estruturados) para subsidiar decisões estratégicas da empresa. Ele também deve oferecer a possibilidade de integração com outras plataformas já existentes na organização, o que inclui ERPs e CRM.
Facilitação da colaboração externa — o software de gestão deve ter a habilidade de compartilhar de forma segura a troca de informações e conteúdos com fornecedores, parceiros e clientes (externos da organização).
Dashboard e Power BI (Análise de Dados) — o último fator importante a ser considerado na hora de escolher um software para gestão de documentos se refere à análise estratégica de dados. Ele deve possuir o Power BI embutido no sistema, gerando relatórios customizados para cada cliente. Os indicadores visuais possibilitam o entendimento rápido das informações de controle de forma ágil, com a facilidade de acesso dos dados em nuvem, seja pelo celular, web ou tablets.
Gestão de documentos mais eficiente e segurança com o software GREENDOCS
A W3K é referência em soluções para Gestão Eletrônica de Documentos (GED), Governança de Dados e Automação de Processos (BPM/BPMS), oferecendo tecnologia especializada para transformar a gestão documental e garantir eficiência operacional, segurança da informação e compliance nas organizações. Nosso software GREENDOCS é um gerenciador de documentos e processos totalmente adaptável ao modelo de negócio das empresas.
Ele possui funcionalidades para centralizar a tramitação de documentos, aumentando a visibilidade e a confiabilidade em todos os seus processos. Com o gerenciamento de documentos em nuvem, o GREENDOCS integra captura de dados, digitalização de documentos físicos e implementação de ferramentas digitais em uma única plataforma, substituindo métodos tradicionais por práticas mais eficientes e escaláveis.
Baseadas em Inteligência Artificial (IA), o software ganhou novas funcionalidades, com foco na melhoria da performance da plataforma, dentre elas à comparação entre duas versões de um mesmo documento. A tecnologia analisa os comentários com as solicitações de alterações realizadas em versões anteriores e verifica automaticamente se essas solicitações foram implementadas — e contempladas — na versão atual do documento. Esse diferencial agiliza o processo de revisão e precisão na validação de mudanças.
Interação rápida e medição eficaz da performance do negócio
Outra nova funcionalidade do GREENDOCS baseada em IA é o chat integrado. Os usuários da solução podem fazer perguntas dentro do ambiente compartilhado da plataforma, o que inclui questões relacionadas a prazos de vencimentos, média de lead time de um processo e período de contratação de serviço, dentre outras.
Esse aspecto garante a centralização da comunicação, aumento da eficiência operacional e a melhora na tomada de decisão. Essas novas funcionalidades tem como principal a otimização do tempo. Outro ponto relevante relacionado ao GREENDOCS, se refere à medição e sustentação eficaz da performance. Este aspecto garante que metas e objetivos sejam alcançados, e também assegura a conformidade com regulamentações e normas específicas da indústria.
Soluções para alavancar a transformação digital nas empresas
As soluções da W3K impulsionam a transformação digital nas empresas, entregando maior fluidez e controle em processos intensos de informação e no ambiente compartilhado de dados. Nossos softwares fazem parte da rotina de centenas de empresas, tanto no Brasil, quanto no exterior, contribuindo para a melhoria contínua de fluxos e processos. Conheça cases de empresas que já utilizam nossas soluções em suas rotinas.
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