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¿Cómo puede una tecnología de gestión de la información apoyar la planificación, integración y control en un emprendimiento de gran envergadura?Para debatir con propiedad el tema, invitamos al Coordinador de Proyectos de Klabin, Everton Felipe Morais, para compartir su experiencia con el sistema CAPX, creado para el gran proyecto de la empresa: PUMA II. La mayor productora y exportadora de papeles de Brasil está construyendo dos máquinas para fabricación de papel, con producción de celulosa integrada, y capacidad total de 920 mil toneladas anuales de producto. La operación, que debe concluir la primera etapa aún este año, cuenta con una tecnología para gestión de portafolio de proyectos, implementada por W3K, donde es posible controlar progresos e integrar información. “Los datos son recolectados de las diversas áreas del proyecto, dispersos geográficamente, procesados en la nube y disponibles en línea para los equipos de planificación y gestión de Klabin. Todo esto en forma de reportes e indicadores que ofrecen una visión macro y micro del emprendimiento”, explica Morais. La solución permite que todas las fases de un programa o proyecto sean visualizadas. La integración facilita la rutina de planificación y, consecuentemente, hace más asertiva la toma de decisiones en proyectos grandes como este. “28 profesionales trabajan en la validación de todos los datos reportados por los proveedores, con seguimiento de campo. Esa información es compilada y transferida al sistema, orientando el progreso del emprendimiento en su conjunto”, comenta. Entre los beneficios de una tecnología de gestión para emprendimientos del porte del PUMA II, por ejemplo, está la actualización integrada de información, con la posibilidad de que varias personas utilicen al mismo tiempo los datos del proyecto. Además, Morais comenta que los indicadores visuales con gráficos, dashboards e informes permiten una comprensión rápida de la información de control. “Todo este proceso ocurre de una forma muy rápida y puede ser seguido con la facilidad de acceso a los datos en la nube, ya sea por celular, web o tablets”, completa. Asimismo, los gestores del proyecto son informados en tiempo real, a través de correos electrónicos automáticos, sobre actualizaciones de la información del proyecto, liberación de nuevos informes, entre otros avisos importantes para el buen desarrollo del emprendimiento. Los accesos al sistema se liberan conforme a la demanda y, claro, según la necesidad de cada negocio. De esta forma, también es posible mapear y delimitar el número de colaboradores y hasta dónde pueden ver los datos. “Las informaciones relevantes en el informe que el sistema nos proporciona tienen todo el ciclo de vida de un proyecto. En el caso de Klabin, que cuenta con diversas fábricas, es posible visualizar los portafolios de proyectos corporativos de estas unidades de forma integrada”, completa. Además de planes de acción, riesgos y logística, también es posible hacer seguimiento a cuestiones como equipos importados y necesarios para el proyecto, así como la compra de materiales — que es rastreable desde la ingeniería hasta la entrega. El sistema desarrollado por W3K puede tener las particularidades que cada negocio necesita y ser perfeccionado conforme las rutinas de planificación de cada emprendimiento. La tecnología de gestión de la información optimiza el tiempo dedicado a la elaboración manual de informes de avance de un proyecto de gran envergadura. Con ello, el tiempo ahorrado puede ser destinado a actividades más valiosas, como el análisis de dicha información y la definición de planes de acción. Además, toda la comunicación se realiza dentro del sistema, aportando fluidez al proceso sin perder la confiabilidad de los datos. Para saber más sobre cómo las soluciones W3K pueden ayudar a su negocio, o para solicitar una demostración, haga clic aquí: solicite presentación

LD Celulose, una empresa conjunta entre el gigante austríaco Lenzing y la brasileña Duratex, adoptó Greendocs, de W3K Tecnologia, para gestionar el gran volumen de documentos de ingeniería relacionados con la construcción de su primera planta de celulosa soluble en Brasil. Con una inversión de R$ 1,2 mil millones y una capacidad de producción de 500 mil toneladas, el complejo industrial tiene su inicio de operaciones previsto para 2022, en un área ubicada entre los municipios de Indianópolis y Araguari, en el Triángulo Mineiro. Con la solución de gestión electrónica de documentos de W3K, LD Celulose estima manejar más de 80 mil documentos hasta la apertura de la planta, utilizando una plataforma que integra todos los sectores involucrados en el proceso de construcción, incluidos proveedores y socios de proyecto. Hasta el momento, cerca de 27 mil documentos ya están en el sistema, con 742 usuarios registrados. Según la compañía, toda la documentación de los proyectos, incluidos estándares, revisiones y modificaciones, está detallada en Greendocs, dentro de estándares robustos de seguridad. Con la solución, la empresa también gestiona los plazos de entrega de documentos, así como comentarios, respuestas e historial de cambios. “En el momento en que se emite el documento, el sistema ya activa los workflows internos y un especialista responsable de la empresa es notificado sobre la inclusión del nuevo archivo, con un plazo para validarlo o solicitar una revisión del documento. El sistema también notifica a los coordinadores y responsables, para que más personas estén al tanto de los movimientos y así garantizar que todo ocurra dentro de un plazo optimizado”, explica Gustavo Dessotti, Project Management Officer (PMO) de LD Celulose. Además, la inteligencia de Greendocs también aporta mayor agilidad al flujo de documentación con los más de 55 proveedores con los que la empresa trabaja en la obra. Según destaca Gustavo, la inteligencia de la solución permite notificar en tiempo real a los proveedores sobre cambios en los estándares del proyecto – dentro del llamado Apéndice 4. Con ello, pueden realizar los ajustes necesarios en sus entregas, manteniéndose siempre en conformidad con los estándares del proyecto. “Esta agilidad en la forma en que se comparten las informaciones nos proporciona una gran precisión en la gestión del proyecto, con plazos bien definidos”, explica el gerente. Según LD Celulose, el tiempo medio de respuesta o comentario por cada nuevo documento es de 7,65 días, con revisiones entregadas en un promedio de 11,5 días. Además, todos los flujos son analizados a través de dashboards, donde es posible monitorear indicadores por usuario, empresa o sector. En medio de un proyecto ambicioso y con diversos sectores involucrados, otra demanda atendida por Greendocs fue la seguridad de la información. Con la solución de GED, la empresa garantiza que la información sea accedida de forma controlada, siguiendo una Matriz de Responsabilidades definida por la compañía y personalizada dentro del Greendocs. “Es un proyecto que exige confiabilidad y cumplimiento (compliance), lo que nos llevó a buscar una solución con una política de acceso robusta, desde la información de los proveedores hasta los documentos de interfaz, que son compartidos entre varios sectores, pero solo con el grado de información pertinente a cada uno”, explica Gustavo. Según el PMO de LD Celulose, la expectativa de la empresa es que en 2021 el número de documentos gestionados en Greendocs se triplique, acompañando la aceleración de la etapa final de las obras, que se extenderán hasta el inicio de 2022. “Debemos cerrar 2020 con 30 mil documentos en la plataforma, pero superaremos los 80 mil en el startup de la unidad”, concluye.

Inpasa Agroindustrial, empresa dedicada a la producción de etanol de maíz, energía eléctrica renovable, DDGS y aceite de maíz, adoptó Greendocs, una plataforma de GED y BPMS que agiliza, facilita y hace más práctica la gestión de documentos y procesos. En Inpasa, Greendocs ayuda en la gestión, el control y el seguimiento de procesos, siguiendo un modelo de follow-up que segmenta los procesos de la siguiente forma: Documentos de Licenciamiento – En esta área, Greendocs permite el control y la gestión de todos los documentos necesarios para la instalación de bombas centrífugas, como permisos, licencias de la ANP (Agencia Nacional del Petróleo), concesiones de pozos artesianos y tubulares, licencias de instalación en la ciudad, energía eléctrica, entre otros. Documentos de Ingeniería – En este departamento, toda la documentación técnica —desde la planificación, control previo y posterior a la implantación, equipos responsables, proveedores y flujos de aprobación y revisión del proyecto— es gestionada a través de Greendocs, mejorando el tiempo de respuesta y la precisión en la toma de decisiones. Documentos Internos – Aquí, Greendocs se utiliza para gestionar y controlar toda la parte administrativa interna de la empresa, integrando procesos al punto de ser definido por la Analista de Planificación de Inpasa, Camila Reis, como “el Google de la obra”. Según la analista, el sistema facilita la gestión y el control de los procesos en general, permitiendo saber, por ejemplo, el estado de cualquier proyecto de forma universal e interactiva entre todos los procesos y personas involucradas. Documentos Generales – En este segmento, Greendocs garantiza el control por parte de Inpasa sobre contratos, cronogramas, declaraciones, informes técnicos y toda la documentación ejecutiva de los proyectos. Una gestión fundamental para Inpasa, empresa presente en el mercado desde 2008 que, con dos plantas operativas, es actualmente la mayor productora de etanol de maíz del continente. La compañía produce 1,5 millones de litros de etanol por día y procesa 3.600 toneladas de maíz al día.

SGBH, la operación nacional de una de las multinacionales más reconocidas del sector energético, adoptó Greendocs como su herramienta de gestión documental, con el objetivo de reunir y compartir información de portafolios de proyectos de capital en Brasil. Según la empresa, cerca de 50 subestaciones de energía tendrán sus documentos digitales gestionados en la plataforma de W3K, reforzando la seguridad de la información, el control de accesos y la confiabilidad de los datos. Además, la adopción de Greendocs está alineada con los valores de la compañía, al contribuir a la reducción del consumo de papel en sus unidades. Haz clic en la imagen para ver el video completo. Testimonio de Priscilla Franco, Ingeniera de Estándares Técnicos de la empresa. Planos de planta; documentos generales de subestaciones; líneas de transmisión; construcción e informes diversos. Toda esta información ahora será recopilada y gestionada por State Grid dentro de Greendocs, con la posibilidad de ser analizada y comentada en tiempo real, con control de acceso para los usuarios que manipulan los documentos. “Greendocs permite un acceso rápido a una base de datos centralizada, con gestión de control de acceso autenticado. Esto nos garantiza la seguridad de la información, reduciendo la obsolescencia de los datos”, destaca Leticia Giffoni, Analista de Proyectos de TI de State Grid. Según indica State Grid, la adopción de la plataforma de W3K para gestionar sus proyectos de infraestructura representa una actualización tecnológica de gran relevancia para la compañía, permitiendo una interacción más efectiva en la mejora de los procedimientos internos y en la relación con las empresas involucradas en los proyectos. “La implementación de Greendocs es una iniciativa más de la empresa que refuerza la comunicación, el profesionalismo, la seguridad de la información y la mejora continua, que están entre los valores de State Grid”, añade Priscilla Franco, Ingeniera de Estándares Técnicos de la empresa.

El desafío de la gestión documental en un proyecto de expansión industrial fue la principal razón por la que A1 Engenharia eligió a W3K para gestionar toda la documentación de la expansión de Westrock — un proyecto de EDMS en un nuevo entorno, ya en ejecución. Para ello, Greendocs, ya utilizado por la empresa, fue remodelado con nuevos flujos y parámetros para atender a las necesidades de la planta. La elección por la optimización de la solución también se debió a la necesidad de precisión para garantizar la entrega, ya que el envío de esta documentación en el momento equivocado puede causar perjuicios irreversibles para cualquier obra. En la práctica, en megaproyectos como la fábrica de Westrock, contar con un sistema de integración de información es fundamental. Sin una plataforma robusta y confiable, surge un problema grave y generador de muchos riesgos para el avance de la obra: que alguno de los involucrados en la ejecución del proyecto no reciba la información en el momento adecuado. Por lo tanto, cuando se cuenta con una trazabilidad eficaz, que es uno de los recursos que ofrece la solución de W3K, se puede saber qué, quién y cuándo la información fue vista, respondida y encaminada. Esto garantiza que un error sea rastreado, optimizando el tiempo de solución y, en consecuencia, el flujo de trabajo. Con cerca de 173 mil documentos en Greendocs, A1 ha ganado en productividad y precisión, con la garantía de seguridad de la información, organización y trazabilidad de los documentos, información centralizada y accesible para todos, estandarización de procesos y aumento de la sinergia, medición de resultados, posibilidad de crear indicadores a partir de documentos y garantía de su ciclo de vida.

Gestionar los documentos de una operadora con 29 hospitales, 19 centros de atención rápida, 90 clínicas y 93 centros de diagnóstico por imagen y laboratorio significaba exceso de papel, falta de trazabilidad y gobernanza, vulnerabilidad en la seguridad de la información y, por supuesto, lentitud en el flujo de trabajo. Por eso, Hapvida Saúde optó por implementar la herramienta Greendocs, de W3K, que ya cuenta con casos de éxito en proyectos en este sector. “El primer paso fue admitir que teníamos una idea en mente, que era optimizar la productividad de la empresa; y un problema en las manos, que era encontrar la solución para ello”, cuenta el director de Gobernanza de Hapvida, Rafael Portela. La búsqueda de la herramienta de Gestión Electrónica de Documentos (GED) involucró algunos requisitos básicos, como analizar la relación costo-beneficio, la simplicidad de uso, la confiabilidad y la posibilidad de personalización. Tras este proceso, se llevó a cabo la fase de identificación de las áreas y procesos que tenían potencial para implementar la solución. “Optamos por trabajar un área a la vez y esta fue una de las decisiones más importantes de todo el proyecto, ya que contribuyó directamente al éxito de la implementación. Es decir, en lugar de un solo gran proyecto, construimos varios proyectos, uno para cada sector, lo que permitió una entrega más precisa, eficiente y rápida”, añade. Además de una mayor dedicación en cada proyecto, esta decisión también implicó procesos más precisos, dado que los problemas y errores encontrados en el primero no se repetían en los proyectos siguientes. El área de suministros fue uno de los primeros sectores en recibir la solución. “Con decenas de contratos y un flujo muy complejo de validación, además de muchos clientes y registros, la herramienta aumentó la productividad de la operadora, que mejoró la gestión de los documentos de miles de proveedores en todo Brasil. Perfeccionamos no solo el proceso de almacenamiento de contratos, sino también todos los demás recursos: organización, recepción de nuevos documentos, rescisión de contratos y, por supuesto, el control del flujo de todo esto”, explica Portela. El sector de fusiones y adquisiciones, que también requiere agilidad y optimización del tiempo para no perder negociaciones, así como el área de marketing, también recibieron la herramienta. La gestión del proyecto tuvo algunos pilares clave de efectividad, tales como un equipo multidisciplinario formado por: un gerente, responsable de la metodología, comunicación, documentación, elaboración y seguimiento del cronograma de implementación; un analista de procesos, encargado de mapear cómo estaban los procesos y cómo quedarían con la nueva herramienta; el área de TI, que tuvo un papel fundamental en la recopilación de requisitos junto a las áreas de negocio, además de supervisar el desarrollo y la homologación del entorno personalizado con W3K. Además, se designó un líder de proyecto para trabajar directamente con las áreas de alta dirección. La capacitación y la fase post-implantación fueron las siguientes etapas. “Decidimos que no solo el líder del área recibiría la capacitación, sino que todos los colaboradores que tuvieran algún tipo de interacción con la herramienta la recibirían también. Organizamos grupos en diferentes días y horarios, con un máximo de diez personas por sesión, lo que fue crucial para que todos pudieran resolver sus dudas sobre el uso de la solución”, comentó. Con la herramienta ya en funcionamiento, el proyecto se extendió por tres meses más y entró en la fase de operación asistida, donde el seguimiento del uso de la herramienta sirvió para identificar las necesidades de ajustes. La transformación digital, la gobernanza de la información y la gestión de la escalabilidad del negocio fueron los principales resultados con la implementación de la solución. La disponibilidad ágil de una plataforma en línea y configurable al modelo de negocio de Hapvida marcó una gran diferencia en el gestor de documentos y en la automatización de procesos resultantes de la elección de W3K. Fluidez, trazabilidad, control, integración y regulación de excelencia fueron factores decisivos para esta alianza entre el proveedor y la operadora de salud, que desde 1993 trabaja por la salud de los brasileños.

Enfoque en la gestión de cumplimiento y contratos de sus clientes, actualizados y en conformidad con las regulaciones legales vigentes. Incremento de la productividad y precisión en el cumplimiento de los plazos, así como trazabilidad en la gestión del ciclo de vida de los contratos. Rapidez y mayor claridad visual en la presentación de documentos relacionados con procesos, permitiendo un seguimiento eficiente del estado de cada fase, garantizando una comunicación más directa y ágil. ¿El resultado final? Mejora continua y sostenible en las entregas a los clientes finales. Estos fueron algunos de los beneficios reportados por el despacho Mello Pimentel Abogados con el uso de Greendocs, la herramienta de Gestión Electrónica de Documentos y Automatización de Procesos de Negocio de W3K. La empresa, que atiende a cerca de 145 clientes, incluyendo nombres de los sectores de energía, salud e industria básica (infraestructura), buscaba en el mercado una solución que permitiera, en una plataforma unificada, el monitoreo de los flujos de las diversas rutinas que tiene con sus clientes. Según el director de Mello Pimentel Advocacia, Márcio Blanc, la firma buscaba una herramienta que permitiera realizar este monitoreo de forma práctica y segura, tanto antes como después de la elaboración de los borradores jurídicos. “Es decir: queríamos mantener el control de las demandas antes y después de que el despacho estuviera directamente involucrado”, explica el abogado. Antes de W3K, Mello Pimentel ya había probado otras tecnologías, como sistemas de seguimiento jurídico. Sin embargo, según Blanc, Greendocs se mostró más adecuado para gran parte de las demandas del despacho, tales como el monitoreo de flujos de documentos, junto con la gestión de dichos archivos en formato electrónico (GED). “Para nosotros, la gran diferencia presentada por W3K fue ofrecer una herramienta ajustable y personalizada para atender tanto nuestras necesidades como las de nuestros clientes en cuanto al control de la información. Todo esto dentro de un flujo seguro, auditable, encriptado, con gestión electrónica y, si es necesario, también firma electrónica”, destaca Blanc. Según el director, al aportar mayor efectividad al control de los procesos del despacho, Greendocs ayudó a la empresa a ganar aún más confianza por parte de sus clientes. “Esto se debe a que, con la ayuda de la tecnología de W3K, los flujos relacionados con las rutinas son mucho más precisos, los procedimientos relativos a los contratos ganaron en auditabilidad y, finalmente, todo esto se reflejó en una mayor calidad en los servicios prestados por Mello Pimentel”, concluye el abogado.

El Proyecto Horizonte 2 convirtió la unidad de Suzano en Três Lagoas (MS) en uno de los sitios de producción de celulosa más grandes del mundo. La nueva línea de producción tendrá una capacidad de 1,95 millones de toneladas de celulosa por año. Sumada a la actual, alcanzará una capacidad total de 3,25 millones de toneladas/año. La capacidad total de producción de Fibria, considerando todas sus unidades, pasará de las actuales 5,3 millones de toneladas de celulosa/año a más de 7 millones de toneladas de celulosa/año. Greendocs es un GED – Gestor Electrónico de Documentos, creado a través de una base de datos relacional, lo que le proporciona una gran facilidad de personalización. Sobre el “motor” básico del producto, se colocan las capas de reglas del negocio y matriz de responsabilidad. Se comercializa en la modalidad de Software como Servicio (SaaS). Su instalación puede realizarse en el servidor del cliente o en la nube (en la nube), en un centro de datos con redundancia. Una base centralizada de información aumenta la consistencia, evita la duplicidad de documentos y fallos por el uso equivocado de la información. La búsqueda de documentos puede realizarse de la forma clásica por área y/o disciplina o también por término y/o palabra, como en Google. Todas las extensiones de archivo pueden visualizarse directamente en la herramienta. La visualización de dibujos en 3D se realizó con la utilización de una herramienta gratuita del mercado, Navisworks. Los comentarios de los dibujos se insertan directamente en el archivo, mediante una capa (layer) de comentarios. La distribución de los documentos para comentarios se realiza automáticamente a través de un flujo de trabajo definido por el cliente. Las notificaciones se realizan automáticamente por correo electrónico. La empresa propietaria del software, W3K, garantizó atención a llamadas (SLA) y co-gestión para el desarrollo de nuevas demandas, definidas por FIBRIA y desarrolladas por W3K. Nomenclaturas SaaS – Software as a Service (Software como Servicio) – El software se ofrece como servicio, no siendo necesario que el usuario adquiera licencias de uso para su instalación ni la compra de servidores para ejecutarlo. Cloud Computing – (Computación en Nube) – Las aplicaciones están disponibles en servidores remotos, los cuales pueden ser accedidos desde cualquier terminal con acceso a internet. Data Center – (Centro de Procesamiento de Datos) – Entorno diseñado para concentrar servidores, equipos de procesamiento y almacenamiento de datos, sistemas y activos de red, con un alto grado de fiabilidad. SLA – Service Level Agreement (Acuerdo de Nivel de Servicio) – Contrato entre un proveedor de servicios de TI y un cliente, especificando, en términos medibles, qué servicios proporcionará el proveedor y el tiempo de atención. Ventajas técnicas de la modalidad contratada por Fibria/Suzano Almacenamiento en la Nube en Centro de Datos con Redundancia • No fue necesario realizar una inversión (en términos de dinero ni de tiempo de implementación) en infraestructura; • Permitió el fácil acceso de los proveedores, ya que el servidor de una corporación de gran tamaño como FIBRIA/SUZANO tiene grandes restricciones y largos tiempos de autorización/implementación de acceso. En el Proyecto Horizonte 2, los proveedores insertaron sus documentos directamente en el GED, incluso compartiendo documentos entre ellos (50.300 documentos compartidos en el pico del proyecto); •La implementación inicial se realizó en 1 mes gracias a la facilidad de modelar/implementar las reglas del negocio y también porque no fue necesario comprar e implementar la infraestructura; •Los accesos a la base de datos de GREENDOCS se realizan a través de navegadores de mercado (Google Chrome, por ejemplo) y con el uso de smartphones, tablets, etc. El entorno 100% web facilitó la distribución del sistema y la colaboración entre los agentes del proyecto. •Garantía de alta disponibilidad del entorno (99%); •Bajo costo mensual para almacenamiento con pago escalonado según el crecimiento de la base de datos. Ventajas funcionales para el Proyecto Horizonte 2 Se registraron las siguientes ventajas durante y después del proyecto: •Mayor trazabilidad y gobernanza sobre la información técnica del proyecto; •El flujo de trabajo colaborativo facilita el control de plazos y la orquestación de actividades documentales; •Mejor soporte de información en caso de reclamaciones contractuales; •Optimización del tiempo y reducción de cuellos de botella debido a la burocracia y el procesamiento manual de documentos; •Apoyo en el traspaso – Base documental completa, consistente y lista para su transferencia a la base de operaciones (SAP-DMS) al final del proyecto. Otros Proyectos de Capital que también utilizaron/utilizan Greendocs •GALVANI/YARA – Greenfield Serra do Salitre – R$ 3 Bi •ITAIPU BINACIONAL – Ingeniería de Operación y Mantenimiento + Cartera de Proyectos •CMPC Celulose – Cartera de Proyectos Brownfield •ARCADIS – TEGRAM Maranhão – R$ 600 Mi •KLABIN PUMA 2 – R$ 9 bi

Andritz Brasil ha definido a Greendocs como su sistema para la gestión de documentos técnicos. Con más de 150 años de historia y 27 años de presencia en Brasil, ANDRITZ, a través de su área de negocio PULP & PAPER, es una referencia y líder mundial en el suministro de sistemas, equipos y servicios para la producción de celulosa, papel, tissue y cartón.v La tecnología de W3K será utilizada para el control de la documentación técnica de la cartera de proyectos, gestionando toda la tramitación de documentos entre ANDRITZ Brasil, sus clientes y proveedores. En la cadena de producción y operación de bienes de capital para la industria de celulosa y papel, W3K también atiende a varias otras grandes empresas del sector industrial, tanto nacionales como internacionales. Estas organizaciones utilizan la tecnología Greendocs para poner sus documentos y procesos a disposición en línea, con seguridad y control.