A LD Celulose, joint-venture realizada entre a gigante austríaca Lenzing e a brasileira Duratex, adotou o Greendocs, da W3K Tecnologia, para cuidar do grande volume de documentos de engenharia para a construção de sua primeira planta de celulose solúvel no Brasil. Com um investimento de R$ 1,2 bilhão e uma capacidade produtiva de 500 mil toneladas, o parque fabril tem seu startup previsto para 2022, numa área localizada entre os municípios de Indianópolis e Araguari, no Triângulo Mineiro.
Com a solução de gerenciamento eletrônico de documentos da W3K, a LDC estima movimentar mais de 80 mil documentos até a abertura da unidade, utilizando uma plataforma que engloba todos os setores envolvidos no processo da construção, incluindo fornecedores e parceiros de projeto. Até o momento, cerca de 27 mil documentos já estão no sistema, com 742 usuários.
De acordo com a companhia, toda a documentação de projetos, incluindo os standards, revisões e alterações, está detalhada no Greendocs, dentro de padrões robustos de segurança. Com a solução, a empresa também faz a gestão de prazos para a entrega de documentos, assim como comentários, respostas e histórico de alterações.
“No momento que o documento é emitido, o sistema já ativa os workflows internos e um especialista responsável da empresa é notificado sobre a inclusão do novo arquivo, com um prazo para ele validar ou pedir uma revisão no documento. O sistema também notifica os coordenadores, responsáveis, para que mais pessoas fiquem a par das movimentações e garantir que tudo ocorra dentro de um prazo otimizado”, explica Gustavo Dessotti, Project Management Officer (PMO) da LD Celulose.
Além disso, a inteligência do Greendocs também traz maior agilidade no fluxo de documentação com os mais de 55 fornecedores com que a empresa trabalha para a obra. Segundo aponta Gustavo, a inteligência da solução permite notificar em tempo real os fornecedores sobre alterações em padrões da obra – dentro do chamado Apêndice 4. Com isso, eles podem fazer os ajustes necessários em suas entregas, ficando sempre em conformidade com os standards do projeto.
“Esta agilidade na forma em que as informações são compartilhadas nos dá uma grande assertividade na gestão do projeto, com prazos bem definidos”, explica o gerente. De acordo com a LCD, a média de resposta ou comentário em cada novo documento é de 7,65 dias, com revisões sendo entregues em uma média de 11,5 dias. Além disso, todos os fluxos são analisados em dashboards, em que é possível acompanhar indicadores por usuário, empresa ou setor.
Em meio a um projeto ambicioso e com diversos setores envolvidos, outra demanda atendida pelo Greendocs foi a segurança da informação. Com a solução de GED, a empresa está garantindo que as informações sejam acessadas de forma controlada, seguindo uma Matriz de Responsabilidade definida pela empresa e customizada no Greendocs.
“É um projeto com questões de confiabilidade e compliance, o que exigiu que buscássemos uma solução com uma política de acesso robusta, das informações dos fornecedores aos documentos de interface, que são compartilhados em diversos setores, mas somente com o grau de informação que lhes é pertinente”, explica Gustavo.
De acordo com o PMO da LD Celulose, a expectativa da empresa é que em 2021 o número de documentos tratados no Greendocs triplique, acelerando junto com a reta final das obras, que irão até o início de 2022. “Devemos fechar 2020 com 30 mil documentos na plataforma, mas passaremos de 80 mil o startup da unidade”, finaliza.
