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Gerir os documentos de uma operadora com 29 hospitais,19 prontos atendimentos, 90 clínicas e 93 centros de diagnóstico por imagem e coleta Laboratorial era sinônimo de excesso de papel, falta de rastreabilidade e governança, fragilidade na segurança da informação e, claro, morosidade no fluxo de trabalho.
Por isso, a Hapvida Saúde optou pela implementação da ferramenta Greendocs, da W3K, que já conta com cases de sucesso em projetos nesse setor. “O primeiro passo foi admitir que tínhamos uma ideia em mente, que era otimizar a produtividade da empresa; e um problema em mãos, que era encontrar a solução para isso”, conta o diretor de Governança da Hapvida, Rafael Portela.
A busca pela ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) envolveu alguns requisitos básicos, como analisar custo-benefício, simplicidade na utilização, confiabilidade e possibilidade de customização. Após esse processo, houve a fase de identificação das áreas e processos que tinham potencial para receber a solução.
“Optamos por trabalhar uma área por vez e essa foi uma das decisões mais importantes de todo projeto, visto que contribuiu diretamente para o sucesso da aplicação. Ou seja, em vez de um único grande projeto, construímos diversos projetos, um para cada setor, o que proporcionou entrega mais precisa, eficiente e rápida”, acrescenta.
Além da dedicação maior em cada projeto, essa decisão também implicou em processos mais assertivos, visto que os problemas e erros encontrados no primeiro, não se repetiam nos projetos seguintes.
A área de suprimentos foi um dos primeiros setores a receber a solução. “Com dezenas de contratos e um fluxo muito complexo de validação, além de muitos clientes e cadastros, a ferramenta aumentou a produtividade da operadora, que aperfeiçoou a gestão dos documentos de milhares de fornecedores Brasil à fora. Aperfeiçoamos não apenas o processo de armazenamento de contratos, como todos os outros recursos: organização, recebimento de novos documentos, rescisões e, claro, o controle do fluxo de tudo isso”, explica Portela.
O setor de fusões e aquisições, que também necessita de agilidade e otimização de tempo para não perder negociações; bem como a área do marketing, também receberam a ferramenta.
A gestão do projeto teve alguns pilares de assertividade importantes, como uma equipe multidisciplinar montada, com um gerente, responsável pela metodologia, comunicação, documentação, elaboração e acompanhamento do cronograma de implantação; um analista de processos, responsável pelo mapeamento de como estavam os processos e como ficariam com a nova ferramenta; a TI, que teve papel preponderante no levantamento dos requisitos junto às áreas de negócios, além de acompanhar o desenvolvimento e homologação do ambiente customizado junto à W3K. Além destes, um líder do projeto também foi escolhido para atuar junto às áreas de alta gestão.
O treinamento e pós-implantação foram as fases seguintes. “Decidimos que não apenas o líder do setor faria o treinamento, mas todo colaborador que teria interação com a ferramenta de alguma forma. Montamos turmas em dias e horários diferentes e com no máximo dez pessoas, o que foi crucial para que todos tirassem suas dúvidas quanto à utilização da solução”, disse.
Com a ferramenta já rodando, o projeto se estendeu por mais três meses e entrou na fase de operação assistida, onde o acompanhando da utilização da ferramenta serviu para buscar as necessidades de ajustes.
A transformação digital, a governança da informação e a gestão da escalabilidade de negócios foram os principais resultados com a implementação da solução. A disponibilização ágil de uma plataforma online e configurável ao modelo de negócio da Hapvida fez toda diferença no gerenciador de documentos e na automatização de processos resultantes da escolha pela W3K.
Fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência foram fatores decisivos para essa parceria entre fornecedor e operadora de saúde, que desde 1993 vem trabalhando pela saúde dos brasileiros.