Author name: Melissa Correa

“Con el uso de KeyDrive, eliminamos más de cuatro toneladas de documentos”. Así lo afirma Cristiano dos Santos, responsable del proyecto de migración de archivo físico al entorno digital del Grupo RCS Tecnología — una empresa de ingeniería referente en la prestación de servicios técnicos en instalaciones de alta complejidad con operaciones continuas. RCS utiliza el software KeyDrive de W3K para optimizar sus rutinas administrativas. Para conocer más sobre esta alianza exitosa, accede al contenido completo en nuestro blog. Nuestro CEO, Daniel Klafke, y el Gerente de Desarrollo de Negocios, Antonio Haack, visitaron recientemente la sede de la empresa en Brasilia y acompañaron la divulgación de los primeros resultados tras la activación del software. Además del responsable del proyecto, por parte de RCS participaron en la reunión los coordinadores financiero y de TI, Fanny Bastos y Rodrigo Fernandes, respectivamente; la analista de admisiones Jaqueline Camilo, la asistente de Recursos Humanos Brenda Beatriz, y la pedagoga Ana Bras. En la ocasión, Cristiano Santos recordó que la empresa buscaba desde 2021 una plataforma enfocada en la automatización de procesos que también realizara el servicio de digitalización de documentos. Comentó que durante la pandemia, debido a las medidas restrictivas de circulación de personas, no era posible entregar los documentos de manera presencial. “Necesitábamos un sistema que garantizara la seguridad de nuestros documentos y, tras un análisis de mercado, entendimos que la solución de W3K era la más adecuada para las necesidades de la empresa”, observó. ¿Y qué beneficios ha identificado RCS después de contratar la plataforma? Según Santos, la empresa necesitaba controlar mejor la circulación de los documentos de los colaboradores de manera ágil y segura. Reveló que una de las principales preocupaciones era la posible pérdida de documentos en caso de una falla en el almacenamiento digital. “Con KeyDrive, tenemos la garantía de que la información no se perderá”, destacó. Antes de contratar la plataforma, la empresa gestionaba ese flujo en un drive compartido, que presentaba limitaciones de uso y baja seguridad en la transmisión de datos. Hoy en día, los recibos de sueldo, hojas de asistencia, comprobantes de vales de alimentación y transporte se envían directamente al colaborador vía KeyDrive, todo de forma ágil y segura. Esto es porque KeyDrive es Security Feed, un mecanismo importante para garantizar la seguridad cibernética, ya que ofrece un entorno más seguro para los usuarios y para el intercambio de datos. Segundo Cristiano, responsável pelo projeto, além da eliminação dos documentos físicos, a consulta aos processos ficou muito mais fácil e permite o rastreamento completo das atividades administrativas. “Durante a pandemia, enfrentávamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, destacou ele. Cristiano também revelou que, após a digitalização, todo o papel que não é mais necessário é encaminhado para reciclagem, gerando uma renda extra para a empresa. O acervo digitalizado é destinado a empresas especializadas em reciclagem de papel. Os resultados têm sido tão positivos que a RCS já estuda ampliar a parceria com a W3K para uso da ferramenta em outras unidades. “Queremos agora expandir o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo. KeyDrive organiza archivos de manera eficiente y segura KeyDrive tiene una interfaz sencilla, recursos avanzados de seguridad y una estructura ligera. Estas diferencias son muy relevantes para empresas que necesitan tecnología de punta para la gestión de información clave, pero no pueden perder tiempo con implementaciones complejas. Esto se debe a que KeyDrive no requiere configuraciones adicionales para comenzar a operar. Conozca aquí otros casos de empresas que ya utilizan KeyDrive en sus rutinas administrativas. Entonces: ¿al igual que el Grupo RCS, quiere garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de su organización? Haga clic aquí y conozca nuestro portafolio completo de soluciones empresariales. Desde hace 13 años llevamos la transformación digital y la gobernanza de la información al mercado corporativo. Para mantenerse actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, siga nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones. Somos especialistas en gobernanza de la información para el entorno corporativo, y nuestras soluciones tienen como objetivo la optimización de procesos, garantizando mayor trazabilidad y seguridad de los datos. Este es el caso de Móveis Henn — una de las mayores industrias de muebles de Brasil, con sede en la ciudad de Mondaí, en Santa Catarina. La empresa utiliza la herramienta GREENDOCS para gestionar sus contratos. El software actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para modelado, digitalización y automatización de los procesos. La responsable de la gestión de contratos de Móveis Henn, Larissa Hauschild, recordó que antes de la implementación de GREENDOCS, todo el flujo de firmas de contratos en la organización se realizaba de forma manual, con la tramitación de documentos físicos. Ese procedimiento generaba una demora mayor en los procesos de firma y en la evaluación de los contratos. “Solo después de que todos los involucrados firmaban, la versión digitalizada quedaba disponible”, comentó Larissa. Ante esta lentitud en el proceso, Móveis Henn necesitaba una herramienta para gestionar el ciclo de vida de sus contratos con proveedores. Esta plataforma también debía permitir la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporcionaría más agilidad a todo el flujo. “Aunque ya teníamos los archivos en la nube y digitalizados, dependíamos del factor humano para la gestión. Por eso queríamos centralizar todos los procesos en una solución única, reuniendo todos nuestros contratos en un solo entorno, evitando así posibles pérdidas de información”, señaló Larissa. Y fue con el uso de GREENDOCS que la empresa logró implementar estos cambios. Lo que antes era manual pasó a ser automatizado, al igual que el proceso de firma contractual, que ahora es totalmente electrónico, brindando mayor agilidad y seguridad en la gestión de contratos. Esto se debe a que el software GREENDOCS actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La empresa ya observa una mejora en la productividad Larissa Hauschild también comentó que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación del software de W3K, en febrero del año pasado. “La solución trajo mucha agilidad al proceso, ya que necesitábamos una herramienta para acelerar nuestros procedimientos. Tenemos contratos en todo Brasil y, con la firma digital, logramos finalizar todo de manera mucho más rápida”, concluyó Larissa. Entonces, ¿así como Móveis Henn, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de forma ágil y eficiente. Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Conoce un poco más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Para mantenerte al día con tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Las soluciones tecnológicas de W3K están presentes en las rutinas de cientos de empresas en Brasil y en el extranjero. Nuestros softwares de gestión llevan más de 12 años implementando la gobernanza de la información en el mercado corporativo. Este es el caso de Concatto Contabilidad —una empresa de Río Grande do Sul que lleva casi cinco décadas operando en el sector contable. Concatto utiliza KeyDrive — una herramienta que ofrece diversas funcionalidades para hacer la gestión de documentos más eficiente. El software proporciona recursos intuitivos que permiten la digitalización y organización de archivos de manera eficaz, incluyendo la creación de carpetas y la asignación de permisos de acceso. Este mecanismo permite mantener un control preciso sobre toda la información compartida en la nube, garantizando mayor agilidad y seguridad en los procesos de Concatto. El administrador de la oficina, Mazoel Concatto, observó que antes de la implementación de KeyDrive, en octubre, la empresa estaba buscando una nueva plataforma para gestionar los documentos de sus clientes. La intención era que esta solución pudiera ofrecer mayor agilidad en la carga y almacenamiento de archivos. Concatto ya contaba con un sistema de gestión de documentos, pero este presentaba algunas dificultades en la operación, requiriendo un mayor involucramiento por parte del equipo. “KeyDrive tiene muchas funcionalidades importantes. El sistema opera con mayor rapidez, y el tiempo de búsqueda es más fácil y seguro. Nuestro proceso mejoró un 90% en comparación con el sistema que utilizábamos anteriormente”, reveló Concatto. Destacó que la implementación de KeyDrive trajo mayor agilidad en diversos aspectos, como la búsqueda y carga de documentos. “Antes de KeyDrive, la oficina estaba llena de papeles. Siempre que necesitábamos buscar documentos de clientes, era muy lento, pero ahora nuestro proceso es más ágil y eficiente”, concluyó Mazoel Concatto. Fundada en 1975, en la ciudad de Arvorezinha, en el Valle del Taquari, Concatto Contabilidad cuenta con más de 100 clientes en su portafolio. La empresa está especializada en las áreas de constitución de empresas, contabilidad, recursos humanos, servicios contables y tributación empresarial. ¿Cuáles son los diferenciales del software KeyDrive? KeyDrive cuenta con una interfaz simple, recursos avanzados de seguridad y una estructura ligera. Estos diferenciales son muy relevantes para empresas que necesitan tecnología de punta para la gestión de información clave, pero que no pueden perder tiempo con implementaciones complejas. Esto se debe a que KeyDrive es un ECM (Enterprise Content Management) totalmente “out of the box”, es decir, no requiere configuraciones adicionales para comenzar a operar. Esta característica, en particular, ofrece aspectos como auditabilidad, búsqueda simplificada, certificación digital integrada, control de revisiones, integración con escáneres, trazabilidad de la información, entre otros factores que permiten el almacenamiento de todos los documentos en la nube. La solución también cumple con normas y es Security Feed, un mecanismo importante para garantizar la seguridad cibernética. ¿Y tú? ¿Quieres, al igual que Concatto, garantizar mayor agilidad y seguridad en los procesos de tu organización utilizando la plataforma KeyDrive? Haz clic aquí y recibe una atención personalizada de nuestro equipo. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en las redes sociales en @w3k.

La alianza entre W3K y EuroChem —líder mundial en la producción de fertilizantes nitrogenados, fosfatados y potásicos— está garantizando una mayor agilidad en los procesos de la empresa. EuroChem utiliza el software GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y procesos de ingeniería, integrando de manera flexible y escalable ECM/BPM/EDMS en el Complejo Mineroindustrial de Serra de Salitre, en Minas Gerais. GREENDOCS EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. Esto se debe a que, en ingeniería, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que respecta a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Sobre la asociación con EuroChem, específicamente, la empresa utiliza el software GREENDOCS desde agosto de 2021 en el proyecto que se está desarrollando en Serra de Salitre. EuroChem Salitre es la primera unidad minera del grupo fuera de Europa. El gerente de ingeniería del proyecto, Cleber Naue, destacó la importancia del software de W3K para la gestión de esta obra, la cual maneja un alto volumen de documentos (alrededor de 130 mil), tanto técnicos como comerciales y contractuales. Él señaló que la solución permite un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. “Tenemos tantos procesos en esta obra que solo una herramienta como GREENDOCS podría manejarlos,” destacó el gerente de proyectos. El software garantiza una mayor trazabilidad y seguridad en el almacenamiento de datos, asegurando además auditabilidad, precisión y agilidad en los documentos involucrados en los proyectos. “GREENDOCS nos permite acceder a la comunicación del proyecto en cualquier momento. Esto facilita el flujo y brinda mayor transparencia al proceso,” resaltó Naue. También reveló que la experiencia en el proyecto de Serra do Salitre fue tan exitosa que el uso de la herramienta de W3K probablemente se extenderá a otras unidades de EuroChem. Con plantas de producción en Rusia, Bélgica, Kazajistán y Lituania, además de Brasil, EuroChem está entre las empresas del mundo con capacidad para fabricar los tres grupos de nutrientes primarios: nitrógeno, fósforo y potasio. Sus unidades emplean a un total de 28 mil trabajadores distribuidos en 40 países. En América Latina, en particular, EuroChem cuenta con 22 unidades de mezcla y distribución, las cuales se espera que sean responsables del 15% del consumo brasileño de fosfatados. ¿Cuáles son los diferenciales de la solución GREENDOCS? El software GREENDOCS realiza la gestión de documentos, ofreciendo soporte para modelado, virtualización y automatización de procesos, todo ello sin olvidar la seguridad y la transparencia en el almacenamiento de datos. La solución se adapta perfectamente a los procesos y demandas actuales de la empresa, proporcionando una solución centralizada para el flujo existente. El sector de Ingeniería integra diversas áreas de un proyecto —industrial, eléctrica, civil y ambiental—, cada una con sus propias especificidades y demandas. En este sentido, la posibilidad de acceder a distintos entornos con un solo inicio de sesión hace que todo el proceso sea más ágil y funcional para el equipo, lo que puede traducirse en una mejora del rendimiento. Además de garantizar mayor seguridad, control y trazabilidad en los procesos organizacionales, la solución también contribuye a la sostenibilidad ambiental. Esto se debe a que el uso de GREENDOCS reduce los gastos con impresiones y otros insumos, lo que refuerza el compromiso con el cuidado y respeto al medio ambiente. Entonces, ¿al igual que EuroChem quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los procesos de tu organización? Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Especializada en gobernanza de la información para el entorno corporativo, W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones. Nuestras soluciones tienen como objetivo la optimización de procesos, garantizando una mayor trazabilidad y seguridad de los datos. Este es el caso del Proyecto Puma II de Klabin —la mayor productora y exportadora de papeles para embalajes y de soluciones sostenibles en embalajes de papel del país—, que utiliza el software CAPX en su portafolio de proyectos industriales. El software se utiliza para la gestión del portafolio de proyectos de ingeniería en todas las fases del ciclo de vida de los activos industriales, con enfoque en el aumento de la productividad, la seguridad y la confiabilidad. La solución ofrece mayor eficiencia y reducción de errores gracias al uso de una misma plataforma digital en todas las etapas del proyecto, desde el estudio hasta la operación. Sobre la demanda de Klabin, en especial, el responsable de la implementación del proyecto en la empresa, Everton Felipe Moraes, comentó que la herramienta fue desarrollada basándose en las especificidades de la organización. Durante la implementación se desarrollaron tres módulos, que contemplan el control de los siguientes flujos de proceso: Pendientes, Paradas y Montaje Electromecánico y Puesta en Marcha. Con respecto al primer módulo de CAPX, este ofrece un control completo relativo a las pendientes de entrega de los proyectos, desde su apertura hasta su conclusión, con énfasis en la organización del trabajo y en la agilidad en el control de plazos. Destacó que la solución permite realizar el seguimiento físico del proyecto mediante BIs y dashboards semanales/mensuales. Estos datos generan informes que se envían a la gerencia y contribuyen a la toma de decisiones. Esta lista de pendientes proporciona información relevante para el proyecto, que incluye estado, fase, disciplina, solicitante y empresa responsable. También se generan gráficos que facilitan la visualización de los porcentajes de pendientes con diferentes estados, incluyendo la identificación de pendientes atrasadas. Además, en este módulo es posible realizar la llamada ‘Gestión de Desvíos’, la cual permite la apertura de incidencias que pueden ser analizadas y evaluadas por el gestor antes de ser convertidas en pendientes efectivas. Aplicación móvil permite mayor rapidez en la toma de decisiones El módulo de Pendientes también cuenta con una versión para dispositivos móviles, que permite el registro simplificado de las actividades. En esta plataforma, los usuarios pueden realizar registros fotográficos al momento de la apertura, especificando tipo, categoría, disciplina, fase, lugar y empresa asociada, además de agregar campos personalizados según las necesidades del proyecto. Una de las ventajas de la aplicación móvil es que sincroniza los datos de manera online, permitiendo que el gestor pueda seguir en tiempo real el avance de los procesos. Durante este seguimiento, los usuarios también pueden aprobar o cerrar pendientes, realizando el registro fotográfico y completando justificaciones según las configuraciones permitidas, todo de forma práctica y funcional. Por su parte, la versión web ofrece funcionalidades adicionales, permitiendo a los gestores programar fechas para la atención de las pendientes, realizar verificaciones post-atención y ejecutar acciones similares a las disponibles en la aplicación móvil. De esta manera, CAPX permite una visión general del avance de las pendientes, asegurando que todas las partes involucradas estén alineadas respecto a las tareas que aún necesitan ser finalizadas. Este enfoque centraliza la información y facilita la comunicación entre todos los implicados. “Todas las comunicaciones se realizan dentro del sistema, aportando fluidez al proceso sin perder la confiabilidad de los datos”, enfatizó Everton Morais. El control de paradas también ganó más agilidad Esencial para supervisar el progreso de las paradas de mantenimiento, tanto programadas como generales, este módulo de CAPX (Paradas) permite la inserción de los porcentajes de avance “in situ” para las actividades del proyecto vía aplicación móvil, generando informes completos para el análisis y presentación del estado. Según el responsable del proyecto en Klabin, el módulo ayuda en el seguimiento de los proyectos, posibilitando que las paradas sean previstas con anticipación. “Logramos prever, acompañar y certificar que se cumpla el plazo final establecido, permitiéndonos además crear acciones para garantizar las entregas”, detalló Morais. CAPX web también permite la integración con softwares de gestión de proyectos, como MS Project y SAP PM, desde los cuales se pueden importar hojas de cálculo y cronogramas con las actividades programadas. La aplicación móvil puede además seleccionar los horarios de corte en los que se debe registrar el progreso realizado, mostrando el movimiento planificado y el real para la parada en cuestión.El gestor puede acceder también al historial de progreso en cortes anteriores y visualizar lo planificado para cortes futuros, filtrando actividades atrasadas y/o canceladas. Cuando la parada se concluye, la aplicación permite generar un informe final completo basado en un modelo creado a partir de un archivo de texto simple, formateado en un programa como MS Word, por ejemplo. Este informe incluye información esencial, como las principales actividades realizadas, eventos relevantes y lecciones aprendidas durante el proceso. También ofrece la capacidad de recopilar información directamente de los responsables de la ejecución e inspección del mantenimiento — un aspecto fundamental para agilizar la toma de decisiones. Más rapidez y funcionalidad para la lista de verificación de montaje electromecánico y puesta en marcha Por su parte, el módulo de Montaje Electromecánico y Puesta en Marcha de CAPX tiene como objetivo garantizar que todos los componentes de la planta estén funcionales y listos para iniciar la operación. “Esta lista de verificación actúa directamente en el comisionamiento para asegurar que todo ha sido probado, certificado por el equipo de proyectos y está funcionando normalmente”, reveló Everton Morais. El responsable del proyecto también habló sobre la importancia del trabajo de W3K para la optimización de los procesos organizacionales en su portafolio de proyectos industriales de Klabin. Destacó además el compromiso del equipo en el desarrollo de las soluciones. “W3K, con su propio equipo de especialistas en desarrollo, logra entender las particularidades de la empresa. Por eso recomiendo su trabajo”, enfatizó Everton Morais. ¿Y tú? ¿Quieres, al igual que Klabin, garantizar mayor agilidad y

Agilidad, practicidad y organización que aumentan la productividad y aportan eficiencia y seguridad. Estos son los beneficios que destaca Eduardo Chies, miembro de la administración de Roque Chies Empreendimientos, sobre KeyDrive, nuestra plataforma tecnológica de soluciones para el intercambio, almacenamiento y gestión eficiente de documentos en la nube. “La estructura de la solución es ligera y amigable. Con ella, gestionamos la información y tenemos acceso a los documentos de manera organizada y práctica”, comenta Eduardo. “Además, la usabilidad de KeyDrive es sorprendentemente sencilla, lo que permitió que, con el tiempo, mientras implementábamos el sistema, nuestros usuarios se volvieran cada vez más independientes en el uso de la herramienta, ganando en simplificación y eficiencia en el acceso a los documentos”, añade. La solución, según el cliente, no solo centraliza la información, sino que también ofrece una búsqueda simplificada, indexación automática de contenido y OCR nativo para el acceso a documentos escaneados, lo cual es esencial para facilitar y agilizar la búsqueda de documentos en el día a día de la empresa, que actúa en el sector de desarrollos inmobiliarios desde 1988, especialmente en el área de incorporación de edificios de alto nivel, gestionando complejos como Attimo, Andaluz y Bella Farnese, en algunos de los barrios más exclusivos de la capital gaucha. Velocidad y practicidad en la búsqueda e investigación El ejecutivo detalla que, al escribir o buscar información y archivos en KeyDrive, la rapidez en el retorno de las respuestas aporta agilidad al trabajo de los equipos involucrados. Además, el sistema hace que los documentos sean consistentes y validados, con controles de revisión y duplicación que mantienen los archivos organizados, mientras que el flujo de trabajo de validación con firma electrónica permite una colaboración segura entre empresas, creando rastros de auditoría confiables. Esto, según Eduardo, aporta aún más beneficios al día a día de Roque Chies, haciendo que los procesos y tareas de la empresa también ganen en eficacia. Soporte y comunicación: un factor positivo Otro punto positivo, según el cliente, está en la interacción con W3K. “Siempre que necesitamos soporte, la respuesta es rápida y las dudas se resuelven casi de inmediato”, afirma. “La atención humanizada, con un soporte siempre ágil y dispuesto a ayudar, también fue un gran diferencial”, concluye. Recursos y funcionalidades de KeyDrive KeyDrive ofrece una amplia gama de funcionalidades para hacer la gestión de documentos más eficiente, incluyendo almacenamiento en la nube, control de revisiones, integración con impresoras, carga masiva simplificada, visor integrado, workflow configurable, certificación digital, soporte multilingüe, API completa y OCR/búsqueda por texto completo. Así como los beneficios obtenidos por Roque Chies Empreendimentos, otras empresas de todos los sectores pueden aprovechar esta plataforma, mejorando la organización documental, la eficiencia en la búsqueda y la colaboración. “Con todos los beneficios, reafirmamos también la implementación y el soporte de la solución, que han sido exitosos a lo largo de todo el proyecto, haciendo de esta una solución esencial para organizar y aumentar la agilidad de nuestras rutinas”, enfatiza Eduardo Chies. Para conocer más sobre la plataforma KeyDrive y entender cómo sus recursos también pueden beneficiar a su empresa, ofreciendo una forma eficaz de centralizar y optimizar la gestión de documentos, hable con nuestros especialistas: https://keydrive.com.br

El Grupo TB, conglomerado que reúne 4 divisiones de negocio: TB Frotas, TB Urbem, TB Facilities y TB Green, adoptó Greendocs, la plataforma de gestión de documentos físicos y digitales de W3K Tecnología, así como servicios consultivos, de implementación y soporte de la solución, además de capacitación en el área de digitalización. El contrato con W3K incluyó la atención al proyecto de digitalización del archivo del Grupo TB, que cuenta con más de 17 millones de documentos físicos, siguiendo las normativas del decreto 10.278 de marzo de 2020. La corporación también utilizó Greendocs para su Gestión de Recursos Humanos, aprovechando los recursos de la plataforma para administrar los expedientes de sus más de 8 mil colaboradores, distribuidos en los 12 estados donde opera la empresa. Según Antonio Haack, quien trabaja en el área Comercial de W3K Tecnología y fue uno de los responsables de este proyecto, el objetivo de la adopción de Greendocs por parte del Grupo TB fue, desde el inicio, eliminar la producción de documentos en formato físico, pasando a una gestión de documentos 100% digital. “Nuestra información queda más centralizada, lo que facilita la búsqueda, optimiza el proceso de digitalización y almacenamiento físico, mientras no pasamos todo a digital, y también la preservación digital de los documentos”, destaca Sérgio de Souza Euzébio, quien trabaja en el Centro de Documentación e Investigación – CEDOC del Grupo TB. Además, contando con la experiencia de W3K en gestión de documentos, el Grupo TB también contrató una capacitación en digitalización, con el objetivo de especializar al equipo del CEDOC. De esta manera, los colaboradores de esta área están capacitados para aplicar las mejores prácticas en la operatividad documental, obteniendo un mejor desempeño en todo el proyecto.

El día 07 de abril, a las 15h, estaremos en línea en el Congreso de Organización y Gestión de Documentos, promovido por ABEINFO – Asociación de Empresas y Profesionales de la Información. HAGA CLIC AQUÍ para ver el caso de éxito del mayor parque termoeléctrico a gas natural de América Latina, que ofrece soluciones logísticas para el mercado de petróleo y gas. Presentaremos el caso de transformación digital con Vinícius da Silva, ingeniería y operación de GNA (Gas Natural Açu) y la solución completa para la gestión de documentos con los ponentes: Ven a conocer nuestra solución completa en gestión de contenido corporativo, que ha estado transformando negocios por más de 10 años.

Con casi 23 mil proyectos migrados en apenas tres meses, además de 41 actividades ejecutadas, 34 reuniones realizadas y 60 personas involucradas en la implementación, Irani enumeró muchos beneficios obtenidos con Greendocs.Entre ellos se encuentran: trazabilidad de documentos, flujo de procesos bien definido, control de numeración y versionado, búsqueda inteligente que agiliza el proceso de consulta, seguridad y digitalización de la información y, por supuesto, agilidad y automatización en la entrega de los datos. Para el diseñador mecánico de la empresa, Dirceu Bettega, Greendocs proporcionó un sistema robusto e inteligente para gestionar el flujo documental.“Actualmente, tenemos la información concentrada en un solo lugar y disponible para todos los usuarios simultáneamente, lo que nos garantiza el control y la trazabilidad de la información, sabiendo con quién, cuándo y cómo los usuarios recibieron los documentos de ingeniería”, explica. Bettega también comenta que Irani pasó a tener el control de la información, como la numeración de los documentos, de forma automática.Esto se debe a que los documentos de ingeniería fueron digitalizados y los nuevos ya serán creados de forma nativa en la herramienta, permitiendo que todas las aprobaciones y comentarios de los proyectos queden registrados en el sistema Greendocs.De esta forma, se garantiza una entrega de información rápida, segura y sin retrasos. Con casi ocho décadas de experiencia, Irani está presente en cuatro estados brasileños, con cinco unidades de negocio y dos oficinas.Además, a lo largo de su trayectoria, la empresa ha ganado más de 40 premios ambientales a nivel regional y nacional, empleando a cerca de 2.200 colaboradores directos. Con tantos proyectos exitosos, Irani hizo la mejor elección, ya que Greendocs es una plataforma GED/ECM + BPMS totalmente configurable, según el modelo de negocio de la empresa, replicando procesos y estrategias ya utilizados por los equipos.En el caso específico de este cliente, el sistema pasó a alojar todos los archivos de ingeniería que estaban en el servidor de la industria. Según el analista de TI, Eduardo Merlini, quien actuó como gestor del proyecto, uno de los desafíos fue cumplir con el cronograma, ejecutado 100% en modalidad remota y sin modificaciones.“El éxito de la implementación se debe, principalmente, a la dedicación de los usuarios clave y al soporte de W3K, que no escatimaron esfuerzos para realizar las actividades y alcanzar los objetivos del proyecto.Hoy contamos con un sistema seguro, con mucho más control de la documentación, mejorando y agilizando nuestro proceso”, evalúa. ¿Quieres saber cómo Greendocs puede adaptarse a tu modelo de negocio? Solicita una demo dedicada a tu empresa.