Author name: Melissa Correa

Las soluciones de W3K optimizan la gestión de documentos técnicos de una obra, ya sean comerciales o contractuales. Nuestros softwares permiten un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. Este es el caso del consorcio responsable de proyectar, construir y operar el sistema APM del Aeropuerto Internacional de São Paulo, en Guarulhos (AeroGRU), que utiliza la solución Asset Life Cycle Management (ALM). Este conjunto de recursos y servicios ofrece beneficios específicos para cada etapa del proyecto, permitiendo la gestión de procesos para EDMS, RDO, Gestión de Contratos y Compras Técnicas, Databook Electrónico y checklist de puesta en marcha. Este mecanismo garantiza la colaboración y la comunicación estandarizada entre proveedores y clientes. Entre los principales beneficios, se destacan su flexibilidad y adaptabilidad para atender a las necesidades específicas de la gestión organizacional —factores fundamentales para garantizar la eficiencia de los procesos, especialmente cuando se trata de obras, donde existe el riesgo de pérdida de documentos. La coordinadora de ingeniería de Aerom (empresa que lidera el consorcio), Isadora Jardim, comentó que la solución se utiliza desde 2022, prácticamente desde el inicio del proyecto en el Aeropuerto de Guarulhos. “GREENDOCS llegó para ayudarnos a mantener siempre actualizadas las versiones de los documentos. Dejamos de utilizar el correo electrónico para este flujo y centralizamos toda la información en la plataforma”, comentó Isadora. La empresa cuenta con tres aplicaciones: EDMS, Informe Diario de Obra (RDOs) y Gestión de Contratos. El EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. En cuanto a los RDOs, al generarse a través de la plataforma, el trámite de la información es 100% digital, lo que facilita el monitoreo del avance de los contratos, la obtención de evidencias de entrega y otros eventos relacionados con la ejecución de la obra. Más agilidad en la gestión de contratos La gestión de contratos se realiza a través de GREENDOCS, un software que actúa en la gestión de documentos, ofreciendo soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La plataforma también permite la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporciona mayor agilidad a todo el flujo. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. En este aspecto en particular, la coordinadora de ingeniería destacó que el programa facilita la gestión de contratos y la relación con los proveedores, garantizando mayor agilidad y transparencia. “El software facilita nuestra gestión de contratos y la relación con los proveedores. Todos los contratos con los proveedores de la empresa están disponibles en la plataforma, y ellos saben que deben subir sus documentos al GREENDOCS. Si no está en el sistema, no es la versión correcta,” señaló Isadora. Además, observó que la posibilidad de personalización de la plataforma brinda mayor flexibilidad a las actividades de la empresa. “En ningún momento nos sentimos restringidos. Como manejamos un gran volumen de documentos, el software es justo lo que necesitamos,” concluyó Isadora. Con sede en São Leopoldo (RS), Aerom forma parte del Grupo Coester, que desarrolla desde hace más de 62 años productos y soluciones en las áreas de automatización y movilidad urbana. En cuanto al proyecto Aeromovel en el Aeropuerto de Guarulhos, este representa una importante evolución en el transporte intra-aeropuerto. Con una extensión de tres kilómetros, el sistema conectará el Tren Metropolitano (CPTM) con las terminales del aeropuerto. Entonces, ¿quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de manera ágil y eficiente. Conoce un poco más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Origem Energia, uno de los principales actores del onshore brasileño, utiliza GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y sus procesos de ingeniería. La experiencia con el uso de la plataforma ha sido tan positiva que la empresa ya está evaluando la posibilidad de ampliar el uso de la herramienta a otros sectores de la organización. Las soluciones de W3K para Origem Energia incluyen la gestión de documentos de Calidad, gestión del Cambio, Investigación de Accidentes, gestión de Estudios de Riesgos y la gestión de Documentos Técnicos de Ingeniería. En lo que respecta al área de Ingeniería, en particular, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que se refiere a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Según la responsable del Control de Documentos de Origem Energia, Simone Ramalho, la contratación de W3K se dio debido a la necesidad que tenía la empresa de gestionar sus documentos técnicos de manera segura y centralizada. “Cuando tenemos una base de datos organizada, es más fácil rastrear y recuperar la información. Nosotros creamos internamente una concienciación de que todo está en GREENDOCS, y las personas ya tienen el hábito de buscar directamente en la plataforma la información y los datos que necesitan”, comentó Simone. La centralización de los datos también garantiza la auditabilidad, la precisión y la agilidad en los documentos involucrados en los proyectos, además de la interoperabilidad entre cliente, proveedores y socios. Simone también reveló que Origem ya está evaluando ampliar el uso de la plataforma a otros sectores. “GREENDOCS está tomando una gran proporción aquí en la empresa. Vimos su flexibilidad de configuración y estamos ampliando su uso para la gestión de documentos de otras áreas también”, concluyó Simone Ramalho. Fundada en 2017, Origem Energia desarrolla soluciones integradas para atender las necesidades energéticas del país. Su infraestructura comprende 32 concesiones en los estados de Alagoas, Bahía, Espírito Santo y Río Grande del Norte, e invierte en soluciones integradas para satisfacer dichas necesidades. Su infraestructura incluye una red de 480 km de ductos, una Unidad de Procesamiento de Gas Natural (UPGN) y acceso directo a una terminal de exportación de petróleo para atender a una cartera diversificada de clientes. Origem está controlada por Prisma Capital, gestora de activos alternativos con un portafolio de R$15 mil millones. Actualmente, la empresa cuenta con más de mil profesionales distribuidos entre la oficina de Río de Janeiro y los polos operativos de Alagoas y Bahía. Mayor control y flexibilidad en la gestión de documentos GREENDOCS se destaca por ser una plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, que ofrece flexibilidad y escalabilidad en la gestión de documentos técnicos y procesos de ingeniería. Este control garantiza una mayor eficiencia en el proyecto y ayuda al equipo a mitigar riesgos como retrasos o pérdidas que pueden ser causadas por la falta de simetría en la información. En este contexto, GREENDOCS permite que los usuarios puedan registrar, almacenar y gestionar de manera eficiente la información de los proyectos, lo que incluye detalles de los proponentes, avances, metas, cronogramas y control financiero. Entonces, ¿al igual que Origem Energia, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Conoce un poco más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones. Somos especialistas en gobernanza de la información para el entorno corporativo, y nuestras soluciones tienen como objetivo la optimización de procesos, garantizando mayor trazabilidad y seguridad de los datos. Este es el caso de Móveis Henn — una de las mayores industrias de muebles de Brasil, con sede en la ciudad de Mondaí, en Santa Catarina. La empresa utiliza la herramienta GREENDOCS para gestionar sus contratos. El software actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para modelado, digitalización y automatización de los procesos. La responsable de la gestión de contratos de Móveis Henn, Larissa Hauschild, recordó que antes de la implementación de GREENDOCS, todo el flujo de firmas de contratos en la organización se realizaba de forma manual, con la tramitación de documentos físicos. Ese procedimiento generaba una demora mayor en los procesos de firma y en la evaluación de los contratos. “Solo después de que todos los involucrados firmaban, la versión digitalizada quedaba disponible”, comentó Larissa. Ante esta lentitud en el proceso, Móveis Henn necesitaba una herramienta para gestionar el ciclo de vida de sus contratos con proveedores. Esta plataforma también debía permitir la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporcionaría más agilidad a todo el flujo. “Aunque ya teníamos los archivos en la nube y digitalizados, dependíamos del factor humano para la gestión. Por eso queríamos centralizar todos los procesos en una solución única, reuniendo todos nuestros contratos en un solo entorno, evitando así posibles pérdidas de información”, señaló Larissa. Y fue con el uso de GREENDOCS que la empresa logró implementar estos cambios. Lo que antes era manual pasó a ser automatizado, al igual que el proceso de firma contractual, que ahora es totalmente electrónico, brindando mayor agilidad y seguridad en la gestión de contratos. Esto se debe a que el software GREENDOCS actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La empresa ya observa una mejora en la productividad Larissa Hauschild también comentó que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación del software de W3K, en febrero del año pasado. “La solución trajo mucha agilidad al proceso, ya que necesitábamos una herramienta para acelerar nuestros procedimientos. Tenemos contratos en todo Brasil y, con la firma digital, logramos finalizar todo de manera mucho más rápida”, concluyó Larissa. Entonces, ¿así como Móveis Henn, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de forma ágil y eficiente. Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Conoce un poco más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Para mantenerte al día con tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

La alianza entre W3K y EuroChem —líder mundial en la producción de fertilizantes nitrogenados, fosfatados y potásicos— está garantizando una mayor agilidad en los procesos de la empresa. EuroChem utiliza el software GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y procesos de ingeniería, integrando de manera flexible y escalable ECM/BPM/EDMS en el Complejo Mineroindustrial de Serra de Salitre, en Minas Gerais. GREENDOCS EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. Esto se debe a que, en ingeniería, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que respecta a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Sobre la asociación con EuroChem, específicamente, la empresa utiliza el software GREENDOCS desde agosto de 2021 en el proyecto que se está desarrollando en Serra de Salitre. EuroChem Salitre es la primera unidad minera del grupo fuera de Europa. El gerente de ingeniería del proyecto, Cleber Naue, destacó la importancia del software de W3K para la gestión de esta obra, la cual maneja un alto volumen de documentos (alrededor de 130 mil), tanto técnicos como comerciales y contractuales. Él señaló que la solución permite un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. “Tenemos tantos procesos en esta obra que solo una herramienta como GREENDOCS podría manejarlos,” destacó el gerente de proyectos. El software garantiza una mayor trazabilidad y seguridad en el almacenamiento de datos, asegurando además auditabilidad, precisión y agilidad en los documentos involucrados en los proyectos. “GREENDOCS nos permite acceder a la comunicación del proyecto en cualquier momento. Esto facilita el flujo y brinda mayor transparencia al proceso,” resaltó Naue. También reveló que la experiencia en el proyecto de Serra do Salitre fue tan exitosa que el uso de la herramienta de W3K probablemente se extenderá a otras unidades de EuroChem. Con plantas de producción en Rusia, Bélgica, Kazajistán y Lituania, además de Brasil, EuroChem está entre las empresas del mundo con capacidad para fabricar los tres grupos de nutrientes primarios: nitrógeno, fósforo y potasio. Sus unidades emplean a un total de 28 mil trabajadores distribuidos en 40 países. En América Latina, en particular, EuroChem cuenta con 22 unidades de mezcla y distribución, las cuales se espera que sean responsables del 15% del consumo brasileño de fosfatados. ¿Cuáles son los diferenciales de la solución GREENDOCS? El software GREENDOCS realiza la gestión de documentos, ofreciendo soporte para modelado, virtualización y automatización de procesos, todo ello sin olvidar la seguridad y la transparencia en el almacenamiento de datos. La solución se adapta perfectamente a los procesos y demandas actuales de la empresa, proporcionando una solución centralizada para el flujo existente. El sector de Ingeniería integra diversas áreas de un proyecto —industrial, eléctrica, civil y ambiental—, cada una con sus propias especificidades y demandas. En este sentido, la posibilidad de acceder a distintos entornos con un solo inicio de sesión hace que todo el proceso sea más ágil y funcional para el equipo, lo que puede traducirse en una mejora del rendimiento. Además de garantizar mayor seguridad, control y trazabilidad en los procesos organizacionales, la solución también contribuye a la sostenibilidad ambiental. Esto se debe a que el uso de GREENDOCS reduce los gastos con impresiones y otros insumos, lo que refuerza el compromiso con el cuidado y respeto al medio ambiente. Entonces, ¿al igual que EuroChem quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los procesos de tu organización? Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

SGBH, la operación nacional de una de las multinacionales más reconocidas del sector energético, adoptó Greendocs como su herramienta de gestión documental, con el objetivo de reunir y compartir información de portafolios de proyectos de capital en Brasil. Según la empresa, cerca de 50 subestaciones de energía tendrán sus documentos digitales gestionados en la plataforma de W3K, reforzando la seguridad de la información, el control de accesos y la confiabilidad de los datos. Además, la adopción de Greendocs está alineada con los valores de la compañía, al contribuir a la reducción del consumo de papel en sus unidades. Planos de planta; documentos generales de subestaciones; líneas de transmisión; construcción e informes diversos. Toda esta información ahora será recopilada y gestionada por State Grid dentro de Greendocs, con la posibilidad de ser analizada y comentada en tiempo real, con control de acceso para los usuarios que manipulan los documentos. “Greendocs permite un acceso rápido a una base de datos centralizada, con gestión de control de acceso autenticado. Esto nos garantiza la seguridad de la información, reduciendo la obsolescencia de los datos”, destaca Leticia Giffoni, Analista de Proyectos de TI de State Grid. Según indica State Grid, la adopción de la plataforma de W3K para gestionar sus proyectos de infraestructura representa una actualización tecnológica de gran relevancia para la compañía, permitiendo una interacción más efectiva en la mejora de los procedimientos internos y en la relación con las empresas involucradas en los proyectos. “La implementación de Greendocs es una iniciativa más de la empresa que refuerza la comunicación, el profesionalismo, la seguridad de la información y la mejora continua, que están entre los valores de State Grid”, añade Priscilla Franco, Ingeniera de Estándares Técnicos de la empresa.

El Proyecto Horizonte 2 convirtió la unidad de Suzano en Três Lagoas (MS) en uno de los sitios de producción de celulosa más grandes del mundo. La nueva línea de producción tendrá una capacidad de 1,95 millones de toneladas de celulosa por año. Sumada a la actual, alcanzará una capacidad total de 3,25 millones de toneladas/año. La capacidad total de producción de Fibria, considerando todas sus unidades, pasará de las actuales 5,3 millones de toneladas de celulosa/año a más de 7 millones de toneladas de celulosa/año. Greendocs es un GED – Gestor Electrónico de Documentos, creado a través de una base de datos relacional, lo que le proporciona una gran facilidad de personalización. Sobre el “motor” básico del producto, se colocan las capas de reglas del negocio y matriz de responsabilidad. Se comercializa en la modalidad de Software como Servicio (SaaS). Su instalación puede realizarse en el servidor del cliente o en la nube (en la nube), en un centro de datos con redundancia. Una base centralizada de información aumenta la consistencia, evita la duplicidad de documentos y fallos por el uso equivocado de la información. La búsqueda de documentos puede realizarse de la forma clásica por área y/o disciplina o también por término y/o palabra, como en Google. Todas las extensiones de archivo pueden visualizarse directamente en la herramienta. La visualización de dibujos en 3D se realizó con la utilización de una herramienta gratuita del mercado, Navisworks. Los comentarios de los dibujos se insertan directamente en el archivo, mediante una capa (layer) de comentarios. La distribución de los documentos para comentarios se realiza automáticamente a través de un flujo de trabajo definido por el cliente. Las notificaciones se realizan automáticamente por correo electrónico. La empresa propietaria del software, W3K, garantizó atención a llamadas (SLA) y co-gestión para el desarrollo de nuevas demandas, definidas por FIBRIA y desarrolladas por W3K. Nomenclaturas SaaS – Software as a Service (Software como Servicio) – El software se ofrece como servicio, no siendo necesario que el usuario adquiera licencias de uso para su instalación ni la compra de servidores para ejecutarlo. Cloud Computing – (Computación en Nube) – Las aplicaciones están disponibles en servidores remotos, los cuales pueden ser accedidos desde cualquier terminal con acceso a internet. Data Center – (Centro de Procesamiento de Datos) – Entorno diseñado para concentrar servidores, equipos de procesamiento y almacenamiento de datos, sistemas y activos de red, con un alto grado de fiabilidad. SLA – Service Level Agreement (Acuerdo de Nivel de Servicio) – Contrato entre un proveedor de servicios de TI y un cliente, especificando, en términos medibles, qué servicios proporcionará el proveedor y el tiempo de atención. Ventajas técnicas de la modalidad contratada por Fibria/Suzano Almacenamiento en la Nube en Centro de Datos con Redundancia • No fue necesario realizar una inversión (en términos de dinero ni de tiempo de implementación) en infraestructura; • Permitió el fácil acceso de los proveedores, ya que el servidor de una corporación de gran tamaño como FIBRIA/SUZANO tiene grandes restricciones y largos tiempos de autorización/implementación de acceso. En el Proyecto Horizonte 2, los proveedores insertaron sus documentos directamente en el GED, incluso compartiendo documentos entre ellos (50.300 documentos compartidos en el pico del proyecto); •La implementación inicial se realizó en 1 mes gracias a la facilidad de modelar/implementar las reglas del negocio y también porque no fue necesario comprar e implementar la infraestructura; •Los accesos a la base de datos de GREENDOCS se realizan a través de navegadores de mercado (Google Chrome, por ejemplo) y con el uso de smartphones, tablets, etc. El entorno 100% web facilitó la distribución del sistema y la colaboración entre los agentes del proyecto. •Garantía de alta disponibilidad del entorno (99%); •Bajo costo mensual para almacenamiento con pago escalonado según el crecimiento de la base de datos. Ventajas funcionales para el Proyecto Horizonte 2 Se registraron las siguientes ventajas durante y después del proyecto: •Mayor trazabilidad y gobernanza sobre la información técnica del proyecto; •El flujo de trabajo colaborativo facilita el control de plazos y la orquestación de actividades documentales; •Mejor soporte de información en caso de reclamaciones contractuales; •Optimización del tiempo y reducción de cuellos de botella debido a la burocracia y el procesamiento manual de documentos; •Apoyo en el traspaso – Base documental completa, consistente y lista para su transferencia a la base de operaciones (SAP-DMS) al final del proyecto. Otros Proyectos de Capital que también utilizaron/utilizan Greendocs •GALVANI/YARA – Greenfield Serra do Salitre – R$ 3 Bi •ITAIPU BINACIONAL – Ingeniería de Operación y Mantenimiento + Cartera de Proyectos •CMPC Celulose – Cartera de Proyectos Brownfield •ARCADIS – TEGRAM Maranhão – R$ 600 Mi •KLABIN PUMA 2 – R$ 9 bi

Andritz Brasil ha definido a Greendocs como su sistema para la gestión de documentos técnicos. Con más de 150 años de historia y 27 años de presencia en Brasil, ANDRITZ, a través de su área de negocio PULP & PAPER, es una referencia y líder mundial en el suministro de sistemas, equipos y servicios para la producción de celulosa, papel, tissue y cartón.v La tecnología de W3K será utilizada para el control de la documentación técnica de la cartera de proyectos, gestionando toda la tramitación de documentos entre ANDRITZ Brasil, sus clientes y proveedores. En la cadena de producción y operación de bienes de capital para la industria de celulosa y papel, W3K también atiende a varias otras grandes empresas del sector industrial, tanto nacionales como internacionales. Estas organizaciones utilizan la tecnología Greendocs para poner sus documentos y procesos a disposición en línea, con seguridad y control.

La Celulose Riograndense, parte del grupo CMPC, es una empresa del estado de Río Grande del Sur, Brasil, que está presente en el mercado internacional de celulosa de fibra corta de eucalipto. Cuenta con una fábrica en el municipio de Guaíba, que ocupa hoy un área de 106 hectáreas, y realiza inversiones en el cultivo de bosques como fuente de suministro de materia prima sostenible. La empresa enfrentaba dificultades debido al gran volumen de documentación en los proyectos. El Greendocs, inicialmente implementado en 2011 para gestionar el flujo de documentos internos de la empresa, terminó optimizando otros procesos importantes de la compañía. “Adquirimos la herramienta en su totalidad para la optimización de los proyectos de una nueva fábrica y de la fábrica existente, y obtuvimos verdaderos avances en lo que respecta a los trámites con proveedores y en la gestión de documentos, como mantener el avance documental x, el contrato y, el avance físico de la obra, además de módulos de auditoría del contenido y formateo de entregas”, explica Cristine Guahyba, Analista de Ingeniería de la empresa. Según Cristine, el Greendocs es fácil de usar y tiene una interfaz intuitiva, además de garantizar las personalizaciones necesarias para cada archivo. Ella también resalta el soporte de W3K. “El equipo técnico es un gran diferencial, con personas capacitadas para atención”, define.