Author name: Melissa Correa

La Celulose Riograndense, parte del grupo CMPC, es una empresa del estado de Río Grande del Sur, Brasil, que está presente en el mercado internacional de celulosa de fibra corta de eucalipto. Cuenta con una fábrica en el municipio de Guaíba, que ocupa hoy un área de 106 hectáreas, y realiza inversiones en el cultivo de bosques como fuente de suministro de materia prima sostenible. La empresa enfrentaba dificultades debido al gran volumen de documentación en los proyectos. El Greendocs, inicialmente implementado en 2011 para gestionar el flujo de documentos internos de la empresa, terminó optimizando otros procesos importantes de la compañía. “Adquirimos la herramienta en su totalidad para la optimización de los proyectos de una nueva fábrica y de la fábrica existente, y obtuvimos verdaderos avances en lo que respecta a los trámites con proveedores y en la gestión de documentos, como mantener el avance documental x, el contrato y, el avance físico de la obra, además de módulos de auditoría del contenido y formateo de entregas”, explica Cristine Guahyba, Analista de Ingeniería de la empresa. Según Cristine, el Greendocs es fácil de usar y tiene una interfaz intuitiva, además de garantizar las personalizaciones necesarias para cada archivo. Ella también resalta el soporte de W3K. “El equipo técnico es un gran diferencial, con personas capacitadas para atención”, define.

El Proyecto Horizonte 2 convirtió la unidad de Suzano en Três Lagoas (MS) en uno de los sitios de producción de celulosa más grandes del mundo. La nueva línea de producción tendrá una capacidad de 1,95 millones de toneladas de celulosa por año. Sumada a la actual, alcanzará una capacidad total de 3,25 millones de toneladas/año. La capacidad total de producción de Fibria, considerando todas sus unidades, pasará de las actuales 5,3 millones de toneladas de celulosa/año a más de 7 millones de toneladas de celulosa/año. Greendocs es un GED – Gestor Electrónico de Documentos, creado a través de una base de datos relacional, lo que le proporciona una gran facilidad de personalización. Sobre el “motor” básico del producto, se colocan las capas de reglas del negocio y matriz de responsabilidad. Se comercializa en la modalidad de Software como Servicio (SaaS). Su instalación puede realizarse en el servidor del cliente o en la nube (en la nube), en un centro de datos con redundancia. Una base centralizada de información aumenta la consistencia, evita la duplicidad de documentos y fallos por el uso equivocado de la información. La búsqueda de documentos puede realizarse de la forma clásica por área y/o disciplina o también por término y/o palabra, como en Google. Todas las extensiones de archivo pueden visualizarse directamente en la herramienta. La visualización de dibujos en 3D se realizó con la utilización de una herramienta gratuita del mercado, Navisworks. Los comentarios de los dibujos se insertan directamente en el archivo, mediante una capa (layer) de comentarios. La distribución de los documentos para comentarios se realiza automáticamente a través de un flujo de trabajo definido por el cliente. Las notificaciones se realizan automáticamente por correo electrónico. La empresa propietaria del software, W3K, garantizó atención a llamadas (SLA) y co-gestión para el desarrollo de nuevas demandas, definidas por FIBRIA y desarrolladas por W3K. Nomenclaturas SaaS – Software as a Service (Software como Servicio) – El software se ofrece como servicio, no siendo necesario que el usuario adquiera licencias de uso para su instalación ni la compra de servidores para ejecutarlo. Cloud Computing – (Computación en Nube) – Las aplicaciones están disponibles en servidores remotos, los cuales pueden ser accedidos desde cualquier terminal con acceso a internet. Data Center – (Centro de Procesamiento de Datos) – Entorno diseñado para concentrar servidores, equipos de procesamiento y almacenamiento de datos, sistemas y activos de red, con un alto grado de fiabilidad. SLA – Service Level Agreement (Acuerdo de Nivel de Servicio) – Contrato entre un proveedor de servicios de TI y un cliente, especificando, en términos medibles, qué servicios proporcionará el proveedor y el tiempo de atención. Ventajas técnicas de la modalidad contratada por Fibria/Suzano Almacenamiento en la Nube en Centro de Datos con Redundancia • No fue necesario realizar una inversión (en términos de dinero ni de tiempo de implementación) en infraestructura; • Permitió el fácil acceso de los proveedores, ya que el servidor de una corporación de gran tamaño como FIBRIA/SUZANO tiene grandes restricciones y largos tiempos de autorización/implementación de acceso. En el Proyecto Horizonte 2, los proveedores insertaron sus documentos directamente en el GED, incluso compartiendo documentos entre ellos (50.300 documentos compartidos en el pico del proyecto); •La implementación inicial se realizó en 1 mes gracias a la facilidad de modelar/implementar las reglas del negocio y también porque no fue necesario comprar e implementar la infraestructura; •Los accesos a la base de datos de GREENDOCS se realizan a través de navegadores de mercado (Google Chrome, por ejemplo) y con el uso de smartphones, tablets, etc. El entorno 100% web facilitó la distribución del sistema y la colaboración entre los agentes del proyecto. •Garantía de alta disponibilidad del entorno (99%); •Bajo costo mensual para almacenamiento con pago escalonado según el crecimiento de la base de datos. Ventajas funcionales para el Proyecto Horizonte 2 Se registraron las siguientes ventajas durante y después del proyecto: •Mayor trazabilidad y gobernanza sobre la información técnica del proyecto; •El flujo de trabajo colaborativo facilita el control de plazos y la orquestación de actividades documentales; •Mejor soporte de información en caso de reclamaciones contractuales; •Optimización del tiempo y reducción de cuellos de botella debido a la burocracia y el procesamiento manual de documentos; •Apoyo en el traspaso – Base documental completa, consistente y lista para su transferencia a la base de operaciones (SAP-DMS) al final del proyecto. Otros Proyectos de Capital que también utilizaron/utilizan Greendocs •GALVANI/YARA – Greenfield Serra do Salitre – R$ 3 Bi •ITAIPU BINACIONAL – Ingeniería de Operación y Mantenimiento + Cartera de Proyectos •CMPC Celulose – Cartera de Proyectos Brownfield •ARCADIS – TEGRAM Maranhão – R$ 600 Mi •KLABIN PUMA 2 – R$ 9 bi

SGBH, la operación nacional de una de las multinacionales más reconocidas del sector energético, adoptó Greendocs como su herramienta de gestión documental, con el objetivo de reunir y compartir información de portafolios de proyectos de capital en Brasil. Según la empresa, cerca de 50 subestaciones de energía tendrán sus documentos digitales gestionados en la plataforma de W3K, reforzando la seguridad de la información, el control de accesos y la confiabilidad de los datos. Además, la adopción de Greendocs está alineada con los valores de la compañía, al contribuir a la reducción del consumo de papel en sus unidades. Planos de planta; documentos generales de subestaciones; líneas de transmisión; construcción e informes diversos. Toda esta información ahora será recopilada y gestionada por State Grid dentro de Greendocs, con la posibilidad de ser analizada y comentada en tiempo real, con control de acceso para los usuarios que manipulan los documentos. “Greendocs permite un acceso rápido a una base de datos centralizada, con gestión de control de acceso autenticado. Esto nos garantiza la seguridad de la información, reduciendo la obsolescencia de los datos”, destaca Leticia Giffoni, Analista de Proyectos de TI de State Grid. Según indica State Grid, la adopción de la plataforma de W3K para gestionar sus proyectos de infraestructura representa una actualización tecnológica de gran relevancia para la compañía, permitiendo una interacción más efectiva en la mejora de los procedimientos internos y en la relación con las empresas involucradas en los proyectos. “La implementación de Greendocs es una iniciativa más de la empresa que refuerza la comunicación, el profesionalismo, la seguridad de la información y la mejora continua, que están entre los valores de State Grid”, añade Priscilla Franco, Ingeniera de Estándares Técnicos de la empresa.