Author name: Melissa Correa

Las soluciones de W3K optimizan la gestión de documentos técnicos de una obra, ya sean comerciales o contractuales. Nuestros softwares permiten un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. Este es el caso del consorcio responsable de proyectar, construir y operar el sistema APM del Aeropuerto Internacional de São Paulo, en Guarulhos (AeroGRU), que utiliza la solución Asset Life Cycle Management (ALM). Este conjunto de recursos y servicios ofrece beneficios específicos para cada etapa del proyecto, permitiendo la gestión de procesos para EDMS, RDO, Gestión de Contratos y Compras Técnicas, Databook Electrónico y checklist de puesta en marcha. Este mecanismo garantiza la colaboración y la comunicación estandarizada entre proveedores y clientes. Entre los principales beneficios, se destacan su flexibilidad y adaptabilidad para atender a las necesidades específicas de la gestión organizacional —factores fundamentales para garantizar la eficiencia de los procesos, especialmente cuando se trata de obras, donde existe el riesgo de pérdida de documentos. La coordinadora de ingeniería de Aerom (empresa que lidera el consorcio), Isadora Jardim, comentó que la solución se utiliza desde 2022, prácticamente desde el inicio del proyecto en el Aeropuerto de Guarulhos. “GREENDOCS llegó para ayudarnos a mantener siempre actualizadas las versiones de los documentos. Dejamos de utilizar el correo electrónico para este flujo y centralizamos toda la información en la plataforma”, comentó Isadora. La empresa cuenta con tres aplicaciones: EDMS, Informe Diario de Obra (RDOs) y Gestión de Contratos. El EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. En cuanto a los RDOs, al generarse a través de la plataforma, el trámite de la información es 100% digital, lo que facilita el monitoreo del avance de los contratos, la obtención de evidencias de entrega y otros eventos relacionados con la ejecución de la obra. Más agilidad en la gestión de contratos La gestión de contratos se realiza a través de GREENDOCS, un software que actúa en la gestión de documentos, ofreciendo soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La plataforma también permite la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporciona mayor agilidad a todo el flujo. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. En este aspecto en particular, la coordinadora de ingeniería destacó que el programa facilita la gestión de contratos y la relación con los proveedores, garantizando mayor agilidad y transparencia. “El software facilita nuestra gestión de contratos y la relación con los proveedores. Todos los contratos con los proveedores de la empresa están disponibles en la plataforma, y ellos saben que deben subir sus documentos al GREENDOCS. Si no está en el sistema, no es la versión correcta,” señaló Isadora. Además, observó que la posibilidad de personalización de la plataforma brinda mayor flexibilidad a las actividades de la empresa. “En ningún momento nos sentimos restringidos. Como manejamos un gran volumen de documentos, el software es justo lo que necesitamos,” concluyó Isadora. Con sede en São Leopoldo (RS), Aerom forma parte del Grupo Coester, que desarrolla desde hace más de 62 años productos y soluciones en las áreas de automatización y movilidad urbana. En cuanto al proyecto Aeromovel en el Aeropuerto de Guarulhos, este representa una importante evolución en el transporte intra-aeropuerto. Con una extensión de tres kilómetros, el sistema conectará el Tren Metropolitano (CPTM) con las terminales del aeropuerto. Entonces, ¿quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de manera ágil y eficiente. Conoce un poco más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

Origem Energia, uno de los principales actores del onshore brasileño, utiliza GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y sus procesos de ingeniería. La experiencia con el uso de la plataforma ha sido tan positiva que la empresa ya está evaluando la posibilidad de ampliar el uso de la herramienta a otros sectores de la organización. Las soluciones de W3K para Origem Energia incluyen la gestión de documentos de Calidad, gestión del Cambio, Investigación de Accidentes, gestión de Estudios de Riesgos y la gestión de Documentos Técnicos de Ingeniería. En lo que respecta al área de Ingeniería, en particular, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que se refiere a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Según la responsable del Control de Documentos de Origem Energia, Simone Ramalho, la contratación de W3K se dio debido a la necesidad que tenía la empresa de gestionar sus documentos técnicos de manera segura y centralizada. “Cuando tenemos una base de datos organizada, es más fácil rastrear y recuperar la información. Nosotros creamos internamente una concienciación de que todo está en GREENDOCS, y las personas ya tienen el hábito de buscar directamente en la plataforma la información y los datos que necesitan”, comentó Simone. La centralización de los datos también garantiza la auditabilidad, la precisión y la agilidad en los documentos involucrados en los proyectos, además de la interoperabilidad entre cliente, proveedores y socios. Simone también reveló que Origem ya está evaluando ampliar el uso de la plataforma a otros sectores. “GREENDOCS está tomando una gran proporción aquí en la empresa. Vimos su flexibilidad de configuración y estamos ampliando su uso para la gestión de documentos de otras áreas también”, concluyó Simone Ramalho. Fundada en 2017, Origem Energia desarrolla soluciones integradas para atender las necesidades energéticas del país. Su infraestructura comprende 32 concesiones en los estados de Alagoas, Bahía, Espírito Santo y Río Grande del Norte, e invierte en soluciones integradas para satisfacer dichas necesidades. Su infraestructura incluye una red de 480 km de ductos, una Unidad de Procesamiento de Gas Natural (UPGN) y acceso directo a una terminal de exportación de petróleo para atender a una cartera diversificada de clientes. Origem está controlada por Prisma Capital, gestora de activos alternativos con un portafolio de R$15 mil millones. Actualmente, la empresa cuenta con más de mil profesionales distribuidos entre la oficina de Río de Janeiro y los polos operativos de Alagoas y Bahía. Mayor control y flexibilidad en la gestión de documentos GREENDOCS se destaca por ser una plataforma integrada de GED/BPMS/EDMS, que ofrece flexibilidad y escalabilidad en la gestión de documentos técnicos y procesos de ingeniería. Este control garantiza una mayor eficiencia en el proyecto y ayuda al equipo a mitigar riesgos como retrasos o pérdidas que pueden ser causadas por la falta de simetría en la información. En este contexto, GREENDOCS permite que los usuarios puedan registrar, almacenar y gestionar de manera eficiente la información de los proyectos, lo que incluye detalles de los proponentes, avances, metas, cronogramas y control financiero. Entonces, ¿al igual que Origem Energia, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Conoce un poco más sobre esta — y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K — haciendo clic aquí. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

W3K está llevando la transformación digital a cientos de organizaciones. Somos especialistas en gobernanza de la información para el entorno corporativo, y nuestras soluciones tienen como objetivo la optimización de procesos, garantizando mayor trazabilidad y seguridad de los datos. Este es el caso de Móveis Henn — una de las mayores industrias de muebles de Brasil, con sede en la ciudad de Mondaí, en Santa Catarina. La empresa utiliza la herramienta GREENDOCS para gestionar sus contratos. El software actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para modelado, digitalización y automatización de los procesos. La responsable de la gestión de contratos de Móveis Henn, Larissa Hauschild, recordó que antes de la implementación de GREENDOCS, todo el flujo de firmas de contratos en la organización se realizaba de forma manual, con la tramitación de documentos físicos. Ese procedimiento generaba una demora mayor en los procesos de firma y en la evaluación de los contratos. “Solo después de que todos los involucrados firmaban, la versión digitalizada quedaba disponible”, comentó Larissa. Ante esta lentitud en el proceso, Móveis Henn necesitaba una herramienta para gestionar el ciclo de vida de sus contratos con proveedores. Esta plataforma también debía permitir la firma electrónica de las partes involucradas, lo que proporcionaría más agilidad a todo el flujo. “Aunque ya teníamos los archivos en la nube y digitalizados, dependíamos del factor humano para la gestión. Por eso queríamos centralizar todos los procesos en una solución única, reuniendo todos nuestros contratos en un solo entorno, evitando así posibles pérdidas de información”, señaló Larissa. Y fue con el uso de GREENDOCS que la empresa logró implementar estos cambios. Lo que antes era manual pasó a ser automatizado, al igual que el proceso de firma contractual, que ahora es totalmente electrónico, brindando mayor agilidad y seguridad en la gestión de contratos. Esto se debe a que el software GREENDOCS actúa en la gestión de documentos, proporcionando soporte para el modelado, digitalización y automatización de los procesos. La empresa ya observa una mejora en la productividad Larissa Hauschild también comentó que la empresa ya ha observado una mejora significativa en su productividad desde la implementación del software de W3K, en febrero del año pasado. “La solución trajo mucha agilidad al proceso, ya que necesitábamos una herramienta para acelerar nuestros procedimientos. Tenemos contratos en todo Brasil y, con la firma digital, logramos finalizar todo de manera mucho más rápida”, concluyó Larissa. Entonces, ¿así como Móveis Henn, quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los proyectos y procesos de tu organización? Ofrecemos soluciones personalizadas para cada cliente, mejorando sus procesos de gestión de forma ágil y eficiente. Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Conoce un poco más sobre esta – y otras soluciones basadas en gobernanza de datos de W3K – haciendo clic aquí. Para mantenerte al día con tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

La alianza entre W3K y EuroChem —líder mundial en la producción de fertilizantes nitrogenados, fosfatados y potásicos— está garantizando una mayor agilidad en los procesos de la empresa. EuroChem utiliza el software GREENDOCS para gestionar documentos técnicos y procesos de ingeniería, integrando de manera flexible y escalable ECM/BPM/EDMS en el Complejo Mineroindustrial de Serra de Salitre, en Minas Gerais. GREENDOCS EDMS permite que informes, registros, historiales y evidencias de los proyectos se localicen mucho más rápido, evitando riesgos en los procesos de auditoría. Su implementación tiene como objetivo reunir y organizar estos datos, permitiendo consultas, actualizaciones y asegurando la integridad de la información almacenada en la nube. Esto se debe a que, en ingeniería, la gestión de documentos y procesos es fundamental para el desarrollo de los proyectos, especialmente en lo que respecta a los procesos de creación y mantenimiento de estructuras, máquinas y sistemas. Sobre la asociación con EuroChem, específicamente, la empresa utiliza el software GREENDOCS desde agosto de 2021 en el proyecto que se está desarrollando en Serra de Salitre. EuroChem Salitre es la primera unidad minera del grupo fuera de Europa. El gerente de ingeniería del proyecto, Cleber Naue, destacó la importancia del software de W3K para la gestión de esta obra, la cual maneja un alto volumen de documentos (alrededor de 130 mil), tanto técnicos como comerciales y contractuales. Él señaló que la solución permite un mayor control de los flujos y rutinas que involucran el proyecto, asegurando un flujo actualizado entre todos los involucrados. “Tenemos tantos procesos en esta obra que solo una herramienta como GREENDOCS podría manejarlos,” destacó el gerente de proyectos. El software garantiza una mayor trazabilidad y seguridad en el almacenamiento de datos, asegurando además auditabilidad, precisión y agilidad en los documentos involucrados en los proyectos. “GREENDOCS nos permite acceder a la comunicación del proyecto en cualquier momento. Esto facilita el flujo y brinda mayor transparencia al proceso,” resaltó Naue. También reveló que la experiencia en el proyecto de Serra do Salitre fue tan exitosa que el uso de la herramienta de W3K probablemente se extenderá a otras unidades de EuroChem. Con plantas de producción en Rusia, Bélgica, Kazajistán y Lituania, además de Brasil, EuroChem está entre las empresas del mundo con capacidad para fabricar los tres grupos de nutrientes primarios: nitrógeno, fósforo y potasio. Sus unidades emplean a un total de 28 mil trabajadores distribuidos en 40 países. En América Latina, en particular, EuroChem cuenta con 22 unidades de mezcla y distribución, las cuales se espera que sean responsables del 15% del consumo brasileño de fosfatados. ¿Cuáles son los diferenciales de la solución GREENDOCS? El software GREENDOCS realiza la gestión de documentos, ofreciendo soporte para modelado, virtualización y automatización de procesos, todo ello sin olvidar la seguridad y la transparencia en el almacenamiento de datos. La solución se adapta perfectamente a los procesos y demandas actuales de la empresa, proporcionando una solución centralizada para el flujo existente. El sector de Ingeniería integra diversas áreas de un proyecto —industrial, eléctrica, civil y ambiental—, cada una con sus propias especificidades y demandas. En este sentido, la posibilidad de acceder a distintos entornos con un solo inicio de sesión hace que todo el proceso sea más ágil y funcional para el equipo, lo que puede traducirse en una mejora del rendimiento. Además de garantizar mayor seguridad, control y trazabilidad en los procesos organizacionales, la solución también contribuye a la sostenibilidad ambiental. Esto se debe a que el uso de GREENDOCS reduce los gastos con impresiones y otros insumos, lo que refuerza el compromiso con el cuidado y respeto al medio ambiente. Entonces, ¿al igual que EuroChem quieres garantizar mayor agilidad y seguridad para los procesos de tu organización? Haz clic aquí y conoce nuestro portafolio completo de soluciones corporativas. Para mantenerte actualizado sobre tecnología, innovación y gestión de datos, sigue nuestro perfil en redes sociales en @w3k.

SGBH, la operación nacional de una de las multinacionales más reconocidas del sector energético, adoptó Greendocs como su herramienta de gestión documental, con el objetivo de reunir y compartir información de portafolios de proyectos de capital en Brasil. Según la empresa, cerca de 50 subestaciones de energía tendrán sus documentos digitales gestionados en la plataforma de W3K, reforzando la seguridad de la información, el control de accesos y la confiabilidad de los datos. Además, la adopción de Greendocs está alineada con los valores de la compañía, al contribuir a la reducción del consumo de papel en sus unidades. Planos de planta; documentos generales de subestaciones; líneas de transmisión; construcción e informes diversos. Toda esta información ahora será recopilada y gestionada por State Grid dentro de Greendocs, con la posibilidad de ser analizada y comentada en tiempo real, con control de acceso para los usuarios que manipulan los documentos. “Greendocs permite un acceso rápido a una base de datos centralizada, con gestión de control de acceso autenticado. Esto nos garantiza la seguridad de la información, reduciendo la obsolescencia de los datos”, destaca Leticia Giffoni, Analista de Proyectos de TI de State Grid. Según indica State Grid, la adopción de la plataforma de W3K para gestionar sus proyectos de infraestructura representa una actualización tecnológica de gran relevancia para la compañía, permitiendo una interacción más efectiva en la mejora de los procedimientos internos y en la relación con las empresas involucradas en los proyectos. “La implementación de Greendocs es una iniciativa más de la empresa que refuerza la comunicación, el profesionalismo, la seguridad de la información y la mejora continua, que están entre los valores de State Grid”, añade Priscilla Franco, Ingeniera de Estándares Técnicos de la empresa.