Na sua obra, o databook funciona praticamente como a tradução literal da palavra em inglês: é um livro, um dossiê das informações sobre diferentes aspectos de sua obra. É uma coleção de documentos que conta a história de um processo, de seu início ao fim.
Esse acompanhamento pode envolver diferentes pontos da gestão (técnica, comercial e de qualidade), ajudando os gestores a ter uma visão 360º da operação. Ele envolve aspectos dos mais variados, tais como:
- Pedido ou ordem de compra;
- Desenhos (geralmente aprovados pelo cliente);
- Catálogos e/ou Manuais;
- Especificação Técnica;
- Instruções de Instalação e Operação;
- Plano da Qualidade ou Plano de Inspeção e Testes;
- Procedimentos de Ensaios;
- Documentação de Soldagem;
- Registros de Qualidade (Relatórios de Testes, Inspeção, Certificados de Matéria Prima);
- Registros dos Instrumentos utilizados;
- Não Conformidades (se tiverem ocorrido);
- Relatório de Liberação (Inspeção Final);
- Listas de sobressalentes.
Por ser extremamente abrangente e completo, o databook pode ser de grande ajuda para as empresas, porém pode ser um complicador caso não tenha uma estratégia e uma padronização.
Existem diferentes formas de padronização sobre como devem ser os conteúdos dos databooks das empresas, e cada organização tem seu próprio procedimento com definição de estrutura, documentação, formulários e armazenamento para seus databooks.
No caso de empresas de engenharia ou construtoras com diferentes obras e diferentes times cuidando de cada empreendimento, essa falta de padronização pode gerar complexidades ainda maiores, com diferenças internas de informações, inconsistências nos dados e problemas de retrabalho em decorrência destas questões.
Para evitar isso, contar com uma política interna é importantíssimo, e a tecnologia é um fundamental aliado para assegurar que estas políticas sejam seguidas. Para ter uma maior homogeneidade de processos, o databook eletrônico é uma grande alternativa.
Por ser totalmente digital, ele pode agregar várias vantagens em “uma única tacada”, tais como:
- Centralização das informações em uma base digital única, evitando duplicação ou inconsistências nos dados.
- Implementação de metodologias e processos assertivos para que seus times façam o preenchimento do databook.
- Criação de checklists ativos com as informações sobre requisitos de documentação para o databook.
- Criação e acompanhamento de prazos para a inclusão de dados no databook, evitando o trabalho de última hora e garantindo maior qualidade das informações.
- Segurança no armazenamento das informações, em um banco de dados altamente protegido. Criação de uma base organizada e de fácil navegação para localizar documentos.
- Agilidade nos documentos e certificações das inspeções. Por exemplo, um databook eletrônico pode estar instalado em um tablet de um inspetor, que pode tirar as fotos no momento em que vistoria a obra, garantindo a confiabilidade das informações. Além disso, até mesmo as assinaturas podem ser feitas digitalmente, dando ainda mais celeridade aos processos internos.
São diversos os ganhos que sua empresa pode ter ao adotar um software de databook eletrônico, e a W3K Tecnologia tem o know-how em soluções de tecnologia para os setores de engenharia e construção civil. Entre em contato conosco para saber mais sobre nossas tecnologias em Gestão de Documentos.
