Sistemas precisam ser ensinados para atenderem a uma sistemática previamente estabelecida na empresa!
Em alguns casos, a empresa já possui um software de GED implantado em outras áreas e nos questiona se esse software poderá ser usado, também, para os documentos de engenharia. A resposta não é simples e é um dos pontos de análise em nossa consultoria.
Avaliamos vários aspectos, dentre eles:
– O GED: avaliamos o software de GED do cliente para entender suas funcionalidades e verificar se há atendimento a requisitos básicos de gerenciamento de documentos de engenharia (falarei sobre alguns desses requisitos, logo abaixo).
– Fases, processos e projetos de engenharia envolvidos: existem vários tipos de atuação de empresas de engenharia. Há empresas projetistas, construtoras de obras de capital, construtoras civis, gerenciadoras de projeto, indústrias com engenharia de operação e manutenção, etc. Cada tipo de empresa adquire e consome documentos de forma distinta. Isso impactará diretamente nas características necessárias para o Software de GED.
Outras questões importantes para avaliar nesse cenário:
– A empresa gera documentos de Engenharia, apenas recebe de terceiros ou gera e recebe?
– A empresa conduz projetos? Como são estruturados? Qual a duração?
– Os projetos são para a própria empresa ou para terceiros?
– Há necessidade de integração com outros sistemas, como ERPs (Ex. SAP) e bancos de dados de engenharia (Ex. COMOS, etc.)?
– Os acervos documentais envolvidos: a engenharia produz documentos de naturezas diversas (técnica, planejamento, contratual, administrativa, compras etc..)?
– Estrutura da empresa ou projeto: local, remoto ou vários locais?
Há algum tempo, escrevi sobre a impossibilidade de usar o Windows Explorer para gerenciamento eletrônico de documentos. No artigo, eu demonstro que nem todo software de GED atende à área da Engenharia. Leia aqui o porquê.
Por Camila Denículi Vila Verde, consultora especialista em gestão de documentos e informações para engenharia e indústria, Executiva DocExpert.
Revisado pela equipe Greendocs | W3K Tecnologia
