Um dos pilares de sustentação de qualquer negócio é ter um gerenciamento de processos internos eficaz e aplicado aos mais diversos ambientes. Isso está diretamente relacionado com um controle mais preciso nos fluxos de informação, automatizando tarefas a fim de conquistar maior agilidade, fluidez e transparência. Podemos afirmar que essa é a base do BPM – sigla para o termo “modelagem de processos de negócios”.
O objetivo deste modelo é definir a gestão por processos. Para isso, oferece meios de controle e avaliação a fim de melhorar o fluxo de trabalho, focando no mapeamento assertivo e em uma estratégica ágil e eficaz. A tecnologia é o diferencial para que essa modalidade seja implementada da melhor forma.
Muito embora o seu conceito esteja claro, muitas companhias ainda têm dúvidas de como aplicar o BPM na rotina das empresas. Neste artigo, vamos abordar as etapas de um ciclo BPM efetivo e a maneira mais inteligente de aplicá-lo.
O ciclo BPM depende da maturidade da empresa
Estruturar processos é uma necessidade de qualquer negócio, porém, a implantação do BPM depende muito da maturidade de cada empresa, visto que atinge paradigmas culturais mais difíceis de serem quebrados.
Por isso, a transformação deve começar de dentro para fora, com capacitação da equipe e um projeto de mudança bem estruturado. Isso porque o ciclo BPM envolve um conjunto de fases que requer conhecimento e continuidade.
Alinhamento estratégico e visão ampla dos processos
Um dos pilares desse ciclo é o alinhamento estratégico para construir uma visão ampla dos processos da empresa, promovendo integração com toda a cadeia de valor do negócio. Nesse primeiro momento, é preciso emoldurar a organização identificando os processos primários, de gestão e de apoio.
Análise de processos do negócio
Após o alinhamento estratégico, é preciso validar as informações, metas e objetivos, compreendendo variáveis e fatores externos importantes para que o modelo BPM seja desenhado.
Materialização e implementação
Outra fase importante é a hora de desenhar o projeto, o que permite identificar as falhas, repetições e fases desnecessárias. É o que chamamos de materialização do processo BPM. O momento de implementação dos processos vem logo depois, e nada mais é do que o desenho colocado em prática para pequenos ajustes.
Monitoramento, controle e refinamento
A fase de monitoramento é fundamental para prover informações sobre o desempenho utilizando métricas. Vale ressaltar que ele deve ser feito de forma contínua para o bom andamento do fluxo de trabalho. Com alguns resultados em mãos se torna mais eficaz promover melhorias ou até redesenhar algum processo insuficiente.
GED e BPM como diferenciais competitivos
Na definição do autor Thomas Davenport, referência na área de sistemas de informação, a modelagem de processos de negócios é um conjunto estruturado de atividades, desenhado para produzir um resultado especificado para um cliente ou um mercado em particular.
No caso da gestão de documentos, por exemplo, o modelo BPM e um sistema de GED/ECM juntos são considerados grandes diferenciais competitivos. Com eles, as organizações podem reduzir cerca de 70% dos custos com gerenciamento de informações, implementando fluxos de trabalho automatizados e rastreáveis, registros precisos das ações realizadas, reduzindo filas de trabalho e gargalos operacionais.
Leia nosso artigo com 4 razões para utilizar uma Plataforma GED e BPM.
Mais escalabilidade à gestão das empresas
Com o apoio de tecnologias inteligentes como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade destes fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos.
A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágil de uma plataforma BPM que possibilita a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.
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