Sabemos que é uma boa prática a adoção e uso de tecnologias para apoiar processos de negócio. Mas quais os ganhos reais de uma ferramenta desse tipo?
1. Redução média de 70% do tempo na busca por informação
Facilidade de busca e uma boa interface de navegação pelas estruturas documentais agilizam muito o acesso à informação. O simples fato de estabelecer-se um repositório online único já torna a vida do usuário mais fácil pois ele/ela não vai desperdiçar tempo encontrando e obtendo validação sobre “onde” deve estar o documento certo na versão correta.
Obviamente esse repositório online deve ser seguro e rastreável, serviço que uma boa plataforma de gestão da informação deve prover.
2. Workflow / Gestão de Processos
Um workflow automatizado e personalizado garante o controle das filas de trabalho; possibilita a criação de gatilhos de temporalidade automáticos e controle de prazos, aumentando de forma geral a fluidez dos processos de negócio.
3. Redução do custo com processamento manual de documentos
Conversão em massa, roteamento/trâmite automático e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental.
4. Base de evidências em conflitos e pleitos contratuais
Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão , aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar em perdas injustas para uma das partes.
