Quando falamos em eficiência e segurança como prioridade de negócios, estamos nos referindo à governança da informação e dos documentos – uma necessidade de primeira linha para as organizações de qualquer porte ou segmento, mais ainda em um momento em que a LGPD está trazendo uma nova camada de compliance para as companhias no país.
Vale ressaltar que boa parte desta governança passa por uma gestão sólida de contratos. Aliás, quando se trata de contratos, questões como fluxos de emissão, aprovação e compartilhamento da informação necessitam de um cuidado especial.
Acompanhe o post de hoje para conhecer 3 benefícios da rastreabilidade de contratos em uma empresa.
1. Garantia de governança da informação
A governança da informação, especialmente no que se refere aos contratos, é essencial para que haja controle proativo de vigências, fluxos de aprovação e validação de minutas, assim como rastreamento e notificações em caso de alterações.
Com o apoio de tecnologias robustas de ECM/GED e BPMS, a gestão de contratos digitais se torna um elemento chave para reduzir ruídos de comunicação, automatizar processos, dar maior resguardo jurídico em pleitos ou disputas contratuais, assim como segurança, integração, regramento e rastreabilidade na tratativa destes dados, tanto internamente quanto com parceiros externos.
Essa é uma das mais importantes características no ciclo de vida dos contratos: ter uma gestão eficaz dos documentos, fluxos de aprovação e controle de prazos.
2. Velocidade nos fluxos e solidez na gestão
Outro benefício da rastreabilidade de contratos em uma empresa é a entrega em uma camada única de excelência no tratamento dos contratos corporativos, garantindo velocidade nos fluxos e solidez na gestão de todas as etapas de seu ciclo de vida.
Isso significa segurança jurídica e eficiência operacional, de forma alinhada para seu negócio.
Quando falamos de ciclo de vida do contrato, nos referimos a todas as fases em que ele passa dentro da organização, desde as fases de pré-contrato e redação, passando pela execução até seu encerramento, armazenamento e eventual encerramento.
E para que todas as partes tenham a segurança jurídica esperada, é importante garantir que todas estas etapas sigam padrões e fluxos otimizados, tanto internamente quanto com os clientes externos.
3. Otimização do tempo na gestão dos contratos
Você sabia que de 5 a 15% do tempo dos profissionais são gastos lendo documentações e esse número pode chegar a 50%?
Os dados são de estudo realizado pela PwC, que diz ainda que os colaboradores perdem 2 horas (em média) diárias procurando documentos e contratos perdidos ou extraviados, imagina o prejuízo disso quando falamos em contratos.
Além disso, os gestores perdem em média 1 mês por ano procurando informações armazenadas de forma desorganizada e ⅔ das informações guardadas estão obsoletas e poderiam ser removidas.
Quando a empresa investe na gestão desses documentos e contratos, o cenário muda e todo tempo gasto desnecessariamente se converte em mais tempo para pensar a estratégia do negócio.
Eficiência com a aplicação para gestão de contratos da W3K
Cada empresa tem suas particularidades internas, assim como cada cliente é único, levando em consideração suas regras de negócio. Contudo, uma gestão configurada para gerenciar os ciclos de vida dos contratos pode trazer resultados competitivos.
Combinando uma estratégia bem arquitetada com o uso de tecnologias robustas, que permitem esse controle aprimorado, organizações ganham eficiência, agilidade e transparência na gestão de contratos, que se reflete em processos criados e executados com excelência.
É aí que entra uma plataforma online configurada para impulsionar os negócios com a implementação de processos e fluxos automatizados para seus contratos.
A W3K Tecnologia, por meio do Greendocs, oferece uma solução abrangente de ECM/GED, BPMS e Assinatura Digital para a gestão de contratos, assim como tem o know-how para promover a gestão escalável.
Fale com a nossa equipe e saiba mais.
