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Para quais empresas são recomendadas as tecnologias de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)? A resposta mais sucinta é: para aquelas que já atingiram um nível de maturidade de gestão adequado à adoção de tais soluções, sejam elas de que setor ou porte forem.
Na verdade, estas são inovações bastante utilizadas: no mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos no futuro breve por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%, contabilizando um mercado de aproximadamente R$ 1,5 bilhão em investimentos.
Fato é que as tecnologias de gerenciamento eletrônico de documentos e gestão de informação são importantes para toda empresa que deseje melhorar a organização, guarda, circulação e utilização de seus arquivos e documentações, parte complementar na gestão de processos, projetos, atividades e tarefas, reduzindo desperdícios e aumentando a eficiência operacional e gerencial.
Tais soluções devem ser catalisadores da transformação digital, da governança da informação e gestão escalável de negócios, que trazem benefícios diversos às companhias por meio da disponibilização de ferramentas capazes de automatizar processos, garantindo fluidez, rastreabilidade, controle, integração e regramento a suas operações, que resultarão em maior produtividade, competitividade e, por fim, lucratividade.
Mas… Minha empresa está madura o suficiente para aderir a tais tecnologias? Tenho estrutura para isso? Para definir este quesito, nada melhor que avaliar a atual situação de sua organização e em que estágio e transformação tecnológica ela está. Sua companhia está com um grau avançado, intermediário ou ainda não iniciou sua jornada de digitalização?
Veja onde sua empresa se encaixa nas descrições abaixo:
Maturidade baixa: pouca ou nenhuma política interna de controle documentos, sem apoio de tecnologias para realizar este controle. Alta incidência de perdas de informação e dificuldades em processos internos devido a esta falta de controle.
Maturidade média: empresa possui uma política interna de controle de documentos e informações internas, realizadas de maneira manual ou tecnologias ainda rudimentares e de pouca otimização (planilhas, armazenamento em plataformas simples na nuvem como Dropbox ou Google Drive).
Maturidade alta: empresa já conta com um setor dedicado ao controle de documentações, utiliza tecnologia para realizar este trabalho, mas ainda não aproveita todo o potencial que uma política de controle de informações pode entregar, por limitações tecnológicas ou pelos processos definidos.
Para chegar a um nível elevado de maturidade tecnológica na gestão de documentos e informações internas, não existe um passo que funcione para todas as empresas. Cada tipo de negócio (das micro até grandes organizações) possui suas especificidades e necessidades de gestão, e uma estratégia customizada ao seu modelo de negócio é essencial.
Contar com um parceiro de negócio qualificado para analisar e diagnosticar os processos de sua empresa é passo crítico para obter o resultado desejado, respondendo às perguntas e necessidades que farão a diferença na operação. São questões das mais variadas, tais como:
– Problemas com perda, extravio ou dificuldade de acesso a arquivos das mais diversas áreas de negócio.
– Acessibilidade aos dados e documentos disponíveis, de qualquer lugar.
– Economia com papel, insumos de impressão, reduzindo custos.
– Escalabilidade no controle dessas informações, ajustando de forma otimizada ao crescimento de sua empresa e dos dados e documentos a serem tratados.
– Gerenciamento de projetos, controle de andamentos, mudanças e evoluções na sua operação, com foco em melhoria contínua.
Independentemente do grau de maturidade de sua empresa, apostar em uma estratégia otimizada de GED pode trazer uma transformação única para a sua empresa, da redução de custos até ganhos de competitividade para seu negócio.
Sua empresa precisa de tais soluções para evoluir e manter maturidade na gestão de negócios, e a W3K tem o know-how e a tecnologia para apoiar seu negócio nesta transformação.