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Como fazer uma gestão escalável de documentos com ECM?

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Integração, escalabilidade e fluidez são algumas das palavras-chave para explicar como é possível prover uma gestão eficiente com Enterprise Content Management, ou melhor dizendo, com ECM. Antes de mais nada é preciso compreender o que significa exatamente o termo e qual a importância dessa ferramenta para o fluxo de trabalho de uma empresa, independente do seu porte ou segmento. É isso que abordaremos no artigo de hoje, revelando questões importantes sobre implementação, resultados e benefícios dessa tecnologia para o crescimento do negócio. Afinal, o que é ECM? Podemos dizer que ECM é uma gama de aplicações para adquirir mais controle e rastreabilidade das informações, além de prover maior eficiência no gerenciamento dos documentos e processos durante seu ciclo de vida, garantindo uma gestão escalável do business. Qual a relação entre gestão escalável e ECM? Gestão escalável e ECM não são sinônimos, mas possuem uma relação harmoniosa, visto que os benefícios dessa tecnologia apoiam a companhia para uma governança eficiente e ágil, com a possibilidade de encontrar rapidamente o documento vigente, aproximar equipes, gerenciar filas de trabalho e garantir a segurança da informação nesse processo. Integrando o gerenciamento de documentos e processos em uma plataforma online, é possível garantir mais agilidade, fluidez e transparência ao negócio, permitindo gerar relatórios e dashboards de forma ágil e dinâmica. Esses dados gerados mostram os gargalos e lições aprendidas dos projetos, que aliados a um sistema robusto, impulsionam a gestão escalável – imprescindível para o crescimento do negócio. ECM: fluidez que gera agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, não apenas as tarefas são otimizadas, como é possível distribuir melhor os recursos humanos para a execução de trabalhos mais táticos – uma fluidez que, entre outras coisas, gera agilidade e economia. A gestão eficiente está diretamente relacionada à redução de processos manuais, seja de distribuição de documentos ou de planilhas em papel para gerar dados. Além de ser passível de erro humano, esse modelo manual diminui as possibilidades de integração, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Exemplos de gestão eficiente com ECM Muitos cases de sucesso comprovam a eficiência de uma plataforma como o Greendocs, por exemplo. A SGBH, operação nacional de uma das mais renomadas multinacionais do ramo de energia da China, adotou a ferramenta da W3K como seu sistema de gestão de documentos, a fim de reunir e compartilhar informações de portfólios de projetos de capital no Brasil. Outra grande organização que aumentou o foco na gestão de compliance de seus clientes foi o escritório Mello Pimentel Advocacia, que ganhou produtividade e acurácia no atendimento a prazos, além de garantir rastreabilidade no gerenciamento do ciclo de vida dos contratos. Da mesma forma, também estão entre os resultados da implantação, a rapidez e maior clareza visual na apresentação de documentos relacionados aos processos. Já a Gerdau – uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, implantou a solução Greendocs para otimizar a gestão de documentos e automatizar os processos nas áreas de engenharia e qualidade. No site você pode ler esses e outros cases para entender como as empresas otimizaram a gestão dos seus negócios com a tecnologia da W3K. Também é possível solicitar uma demonstração da nossa ferramenta aqui.

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Sistema EDMS amigável provê controle para gestão de excelência

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Imagine mais de 1000 usuários conectados em uma só plataforma com acesso aos documentos técnicos e templates de um grande projeto? Sim, isso é possível com um sistema EDMS amigável, onde técnicos de engenharia, fornecedores, equipe de cdoc, arquivistas e profissionais da informação desenvolvem suas funções por meio de acessos fluidos e burocracia adequada ao controle dos processos. Estamos falando do Greendocs – uma plataforma GED/ BPMS/EDMS, flexível e escalável para gerenciamento de documentos e processos de engenharia, facilitando o acesso e a colaboração, sem perder o foco em segurança, rastreabilidade e conformidade. A plataforma possibilita treinar e capacitar usuários utilizando manuais e fluxos dentro do próprio sistema, o que elimina a necessidade de ter outro sistema para treinamentos. Diversos ambientes com apenas um login A possibilidade de acessar diversos ambientes com apenas um login é um facilitador da plataforma Greendocs. No âmbito dos projetos de engenharia, por exemplo, a integração entre várias disciplinas, como elétrica, civil, mecânica e ambiental, permite que os projetos sejam construídos e acompanhados com auditabilidade, assertividade e agilidade. O imenso volume documental nos grandes projetos de engenharia exige uma gestão automatizada, onde o fluxo de documentos internos não seja motivo de tempo perdido, mas de otimização em trâmites com fornecedores e contratos, além de agilidade nos módulos de auditoria e formatação das entregas. O Greendocs é fácil de usar e possui uma interface intuitiva, além de garantir as configurações necessárias referentes à cada implementação. Busca inteligente para documentos técnicos Grande parte dos projetos gerenciados manualmente podem sofrer atrasos na busca por arquivos. No Greendocs, a procura por documentos é feita diretamente na plataforma pelo seu conteúdo ou busca fonética. Workflow de colaboração para EDMS Com o workflow de colaboração simultânea que o sistema proporciona, é possível conectar os agentes do mesmo projeto, gerenciando filas de trabalho, promovendo atualização integrada da informação. Visualização CAD no sistema de engenharia Projetos de engenharia são compostos por arquivos pesados, grandes e, por vezes, sigilosos. Por isso, a possibilidade de abrir esses documentos CAD via uma interface web leve e precisa, faz toda diferença. A visibilidade para cada documento é configurada de acordo com as alçadas de acesso. Comentários eletrônicos na plataforma de EDMS O mesmo acontece para visualizar os comentários eletrônicos – que também estão na lista de funcionalidades do Greendocs. Múltiplos usuários interagem ao mesmo projeto para uma melhor colaboração e fluidez, tudo isso pode ser feito através do meio digital e online. Total rastreabilidade da informação Integrar os sistemas existentes de planejamento ou gestão de ativos com todos os recursos facilitadores do Greendocs é um diferencial competitivo. Por isso, perder tempo com processos manuais e lentos que prejudicam a tramitação de documentos e a fluidez no avanço físico em programas e portfólios é inviável nos dias de hoje. Na prática, rastreabilidade, confiabilidade e consistência da informação são termos que definem bem os pilares do Greendocs. Sem o controle de fluxo das revisões, a possibilidade de riscos aumenta consideravelmente. Essa é uma burocracia necessária e encontrar o equilíbrio entre ela e a agilidade que uma ferramenta precisa prover é o caminho na hora de escolher uma plataforma eficaz. Ao mesmo tempo, a possibilidade de utilizar menos papel proporciona automaticamente a diminuição dos gastos com impressão e outros insumos, além de eliminar a necessidade de espaço para armazenamento e fortalecer a relação de cuidado e respeito com o meio ambiente. Quer saber como a sua empresa pode aumentar a escalabilidade e rastreabilidade com a plataforma da W3k? Entre em contato.

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Qual a importância da gestão da informação em uma empresa?

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A quantidade de empresas que ainda falham ao não conseguir extrair valor dos dados que acumula é muito maior do que podemos imaginar. Nos dias atuais, diante da pandemia e da necessidade urgente em acompanhar o processo acelerado da transformação digital, o mau uso das informações é a principal desvantagem competitiva de qualquer negócio. No artigo de hoje, vamos abordar qual a importância da gestão da informação em uma empresa e de que forma ela garante mais assertividade na tomada de decisão estratégica, provendo crescimento, competitividade e otimização de recursos às companhias. Gerenciar dados para transformá-los em informações Informações incompletas, conflituosas, caras e inconsistentes são protagonistas no mau desempenho das organizações, isso porque ocasionam diversos transtornos ao cumprimento das estratégias e, claro, ao processo de tomada de decisão. Para você compreender melhor a importância de transformar os dados em informações relevantes, apresentamos o seguinte estudo divulgado pelo Gartner: 80% das empresas têm pouca visibilidade sobre o que está acontecendo com seus dados. Além disso, essas mesmas organizações não têm eficiência no processo de gerenciamento dos mesmos. Se toda empresa, seja de que segmento ou porte for, está embasada em informações, documentos e processos, como manter competitividade sem o gerenciamento de todos os dados gerados? A resposta é uma só: não há como fazer isso sem tecnologia. Fluidez, rastreabilidade, controle e integração Esses são os pilares de uma empresa em crescimento constante, ou seja, são os quatros processos mais eficazes para uma gestão assertiva. Estamos falando de garantir, por meio de soluções tecnológicas, um modelo de fornecimento configurável e escalável, capaz de tornar os processos mais simples, práticos, escaláveis e controláveis. Sendo assim, com o apoio de tecnologias como o Greendocs, é possível acompanhar e avaliar a qualidade dos fluxos por meio de indicadores definidos de acordo com as expectativas do projeto, dando subsídios para a tomada de decisão focada na melhoria dos processos, o que só pode ser feito com a gestão das informações. Quer saber como a State Grid reforçou sua comunicação e gestão da informação com o Greendocs? Soluções ECM/BPMS garantem alinhamento e integração Configurável conforme o modelo de negócio dos clientes, replicando processos e estratégias já utilizadas pelas equipes, o Greendocs provê agilidade, substituindo planilhas manuais, diminuindo o retrabalho e o risco de falhas no processo. Um sistema confiável para ECM/BPMS tem a capacidade de gerenciar as mudanças e garantir que seus usuários estejam em acordo com as leis, por meio de notificações do sistema e um contato eletrônico constante. Aliás, isso também é gerenciar informações com eficiência. Menos tempo para buscar informações, pesquisa rápida Ademais, com a implantação do Greendocs há uma redução média de 70% do tempo na busca por informação. Além disso, a conversão em massa, roteamento/trâmite automatizado e carga em lote são funções que otimizam a trazem mais produtividade ao trabalho dos profissionais da informação envolvidos com gestão documental, por exemplo. Um boa plataforma de gestão de processos irá prover rastreabilidade da informação. Ou seja, em caso de alguma ação ser realizada sobre um documento (por exemplo, emissão, aprovação, validação), saber quem e quando essa ação foi realizada. Isso torna-se uma ferramenta fundamental no tratamento de conflitos contratuais onde a assimetria da informação pode acarretar perdas injustas para uma das partes. Munição relevante com a gestão da informação A tecnologia mune os gestores de vários dados e informações essenciais sobre a companhia, seus processos, fluxos de trabalho, clientes e, claro, facilita a tomada de decisão estratégica, como já explicamos no início desse artigo. Os dados bem gerenciados funcionam como munição para o negócio, ou seja, através deles é possível enxergar o melhor caminho, bem como as estratégias mais eficazes para percorrê-lo com segurança, crescimento e liderança. No atual cenário pandêmico em que vivemos, e que ainda viveremos por algum tempo, ficar parado no meio do caminho não é a escolha certa. É preciso confiar na tecnologia e apostar todas as suas fichas na transformação digital como vacina contra o vírus do prejuízo. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

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Como gerar confiança através da Transformação Digital?

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Em meio às inseguranças e incertezas ocasionadas pela pandemia, algumas características se tornaram ainda mais fundamentais para o crescimento de qualquer negócio. A confiança é uma delas. Vale ressaltar que, aliás, essa será a base que sustentará qualquer negócio no futuro. No entanto, o grande desafio dos gestores para driblar a crise atual é justamente encontrar o caminho certo para prover segurança e firmeza como parte dos pilares de sustentação das suas empresas. Para isso, o destino é um só: inserir recursos tecnológicos na cultura estrutural das organizações, dando um papel essencial para a inovação. Ou seja, para gerar a confiança que sua companhia precisa é preciso dizer sim à Transformação Digital. A jornada da transformação no DNA da empresa Em 2020, 87,5% das empresas brasileiras ouvidas para um estudo da consultoria Vanson Bourne afirmaram já estar em andamento com projetos de Transformação Digital. O dado é uma boa notícia e significa que a jornada para unir tecnologia e processos já se iniciou em grande parte das organizações. Isso porque essa transformação não é apenas um conceito a ser aplicado no negócio, mas um somatório de tecnologias e ações que permitem aumentar a produtividade, competitividade, assertividade e lucratividade em companhias de qualquer porte e segmento. Aceitar essa jornada é o primeiro passo para ganhar confiança durante a trajetória, entendendo quais são as demandas reais do negócio, elencando prioridades e definindo investimentos certeiros nas tecnologias, fornecedores e projetos que, de fato, trarão melhoria efetiva às operações. Digitalizando tarefas e abrindo mão do manual Para alavancar a produtividade com confiança é necessário delegar à tecnologia tarefas que podem ser digitalizadas e realizadas por máquinas ou softwares, liberando os recursos humanos para a execução de tarefas mais estratégicas. Aliás, não há motivo para realizar de forma manual algo que um sistema já é capaz de fazer em muito menos tempo e com margem de erro ínfima comparada ao fator humano. A melhor forma de fazer é apostando em uma gestão de mudança assertiva e eficaz, capaz de prover mais produtividade, aumentar a confiança e, por fim, reduzir custos. Mais confiança, menos riscos ao negócio Segundo o levantamento Network Barometer Report, o erro humano é a causa de 84% dos incidentes ou falhas em empresas dos mais diversos setores. Aliás, você sabia que esses equívocos poderiam ser facilmente evitados com a tecnologia? E não se trata apenas de substituir processos, mas de otimizar insumos, tempo e mão de obra. Quer um exemplo prático? Quando você utiliza um software especializado para gerir documentos e gerenciar informações, também permite implantar uma estrutura paperless que, ao contrário do que se possa pensar, vai muito além da redução no uso de papel. A gestão paperless efetiva, assertiva, passa por alguns pontos importantes da Transformação Digital, como a adoção inteligente de recursos de nuvem. Afinal, apenas digitalizar arquivos não promove confiança, ou seja, é preciso ir além e integrar ao fluxo de trabalho outros processos, como a correta análise de informação e a modelagem de processos. Maior rastreabilidade e controle de processos Transformar-se digitalmente inclui adotar soluções, serviços, estratégias e cultura que possibilitem uma gestão de ponta a ponta da empresa de forma mais ágil, segura, confiável e integrada. No entanto, outro fator fundamental para adquirir confiança é compreender a importância de rastrear e controlar processos. Quando a empresa decide pela mudança assertiva e passa da operação manual para um cenário inovador e evoluído de fato, está escolhendo deixar para trás as dificuldades relacionadas ao modelo ultrapassado e ineficaz de gestão, que inclui a baixa rastreabilidade de riscos como um dos maiores prejuízos para o negócio. Quer saber mais sobre rastreabilidade e controle de processos? Leia o case da A1 Engenharia e descubra como a gestão documental é protagonista em qualquer projeto de expansão industrial. Transformação Digital como cultura de negócio Vale ressaltar que as empresas que promovem a transformação digital como cultura de negócio, adotando-a tal e qual uma estratégia de gestão, são as que terão mais confiança para enfrentar os desafios que se aproximam, especialmente após a pandemia. Porém, é preciso ter ciência de que só realizar movimentos tecnológicos, sem arquitetura da real operação e os objetivos da empresa, não é mais um caminho possível nos tempos atuais. A transformação digital já está aí, falta apenas decidir de qual lado você deseja ficar: dos que apenas sobrevivem ou daqueles que se destacam e prosperam no mercado em que atuam.

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Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho?

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91% de profissionais qualificados acreditam que o futuro do trabalho será de modelo híbrido, ou seja, revezando entre dias presenciais e remotos. O levantamento é da consultoria ICRH e demonstra que algumas mudanças já estão acontecendo nas companhias brasileiras. Paralelo a isso, 87,5% das companhias instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada a transformar digitalmente seus processos de negócio no ano passado, número que ficou acima da média mundial, de 80%. Diante desse cenário, é fundamental que as organizações atentem para uma questão de suma relevância para toda e qualquer companhia que adote esse modelo: o nível de risco das suas informações. Isso porque o gerenciamento do passivo de documentos físicos – que são justamente os que não foram descartados ou digitalizados, fica à deriva com a circulação dos colaboradores de forma híbrida nas dependências da organização. Só há uma forma de manter as informações protegidas, evitando que sejam violadas ou até extraviadas: digitalizando esses documentos com o protagonismo de uma plataforma que cumpra todos os requisitos, inclusive para validade jurídica dos documentos físicos e, consequentemente, possibilite o descarte dos mesmos. Sendo assim, esse artigo vai mostrar como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho. GED: benefícios que aumentam a competitividade Reduzir custos, evitar o desperdício de tempo, prover escalabilidade e simplificar processos são alguns dos benefícios da digitalização de documentos para as empresas. Esse importante passo rumo à transformação digital tem sido cada vez mais frequente nas organizações. Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e, por fim, criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. Isso pode ser feito por uma solução cloud, resultando em diversos diferenciais competitivos, tais como: Inteligência na busca dos arquivos, otimizando o tempo de procura dos documentos; A plataforma provê controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos; Integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico e ágil; Inteligência analítica para o controle documental: por meio de logs e indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação; Otimizar custos com papel, pleitos contratuais ou horas técnicas de profissionais envolvidos. Como o GED pode aumentar a segurança no modelo híbrido de trabalho? De acordo com o Decreto nº 10.278/2020, alguns requisitos precisam ser observados na transição entre físico e digital no âmbito dos documentos. Entre eles, está a inclusão de assinatura digital com certificado no padrão ICP-Brasil, além dos critérios de cor, formato, metadados e resolução. Parece simples, mas se adequar a essas regulamentações sem um serviços especializado é inviável, visto que não estamos falando de organizar esses documentos apenas, mas de promover o gerenciamento deles, atendendo às recomendações corretas para serem descartados, claro, isso tudo sem interromper o fluxo de trabalho. Assinatura totalmente online, sem papel e com validade jurídica. Além de acompanhar o andamento dos processos, o sistema GED dá suporte a assinaturas digitais possibilitando a implementação de ambientes de trabalho totalmente paperless. A assinatura em contratos e documentos é um passo que ainda demanda muito tempo e tranca processos quando é realizado de forma manual. O Greendocs, plataforma de GED da W3K, possui essa funcionalidade, provida de validade jurídica, permitindo que as partes assinem documentos diretamente na plataforma, com acompanhamento em tempo real de todas as etapas e agentes ligados ao contrato. Mobilidade e acesso seguro são pilares do GED Além da segurança que a plataforma oferece, permitindo a digitalização dos documentos físicos, empresas que adotam soluções de GED ganham mobilidade. Isso porque o sistema permite acesso seguro a bases de informação de forma remota, em um laptop ou celular, com a agilidade para ter os dados necessários em qualquer situação e local com acesso à internet. Por exemplo, em empresas de engenharia, que lidam com trabalho de campo o tempo todo, essa mobilidade é um grande diferencial. Em linhas gerais, implantar o GED em uma organização se conecta com um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão. Com a integração entre plataformas inteligentes de documentos digitais e ações assertivas para a gestão documental, as empresas podem estabelecer uma melhor comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio. A W3K oferece essa e outras soluções que permitem acompanhar todo o processo necessário e benéfico da Transformação Digital. Através de plataformas online e configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente, proporcionamos ferramentas para gerenciamento eletrônico de documentos, automatização de processos, assinatura eletrônica, trabalho colaborativo, governança e outros recursos que proveem escalabilidade à gestão das organizações. Vamos conversar, entender sua demanda e criar a melhor solução para ela?

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BPO para Plataforma de Gestão de Conteúdo Corporativo?

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Governança, escalabilidade na gestão e fluidez na rotina das empresas são pilares de uma história de sucesso. O trajeto para que uma organização se mantenha competitiva em um mercado que se transforma a todo instante é baseado em tecnologia e metodologias que otimizam pessoas e processos. Não estamos falando apenas de plataformas e recursos tecnológicos que, claro, são essenciais na construção desse percurso, mas sim do suporte e acompanhamento especializado que deve vir com essa proposta de inovação. Chamamos de Business Process Outsourcing (BPO) a terceirização de processos de negócios que usam intensamente a tecnologia da informação. Dessa forma, para garantir o sucesso do cliente, podemos disponibilizar profissionais BPO a fim de que deem todo suporte necessário para o bom andamento do projeto. O ciclo de vida de um processo de excelência na gestão é nutrido e implementado por profissionais que auxiliam antes, durante e depois da jornada. Esse é o cenário ideal para a transformação digital impulsionar qualquer negócio, independente do seu setor ou porte. BPO: terceirizando etapas da gestão O BPO é uma alternativa para que as organizações aumentem produtividade e diminuam riscos, entre outros benefícios, terceirizando algumas etapas da gestão da empresa. Dessa forma, especialistas nas mais variadas áreas canalizam energia para gerir processos que não estão ligados diretamente à atividade principal da empresa, mas que precisam ser realizados com excelência para o bom andamento do ecossistema como um todo. Mas, quem são esses especialistas e como contratá-los? Profissionais BPO para plataforma ECM/GED Vamos mostrar alguns exemplos de profissionais que podem ser BPO: Os analistas de sistema podem ser BPO dedicado ao cliente. Tratam de novas demandas e alteram os processos atuais, são responsáveis por receber as solicitações dos clientes que já utilizam a plataforma, além de analisar e implementar recursos. Assim, com o assistente de informação, o encarregado da digitalização, da indexação de documentos, além dos profissionais que coordenam o CDOC e taxonomia, fazem parte da lista de especialistas BPO. Igualmente, o Help Desk BPO também está disponível ao contratar uma plataforma robusta e eficiente como a da W3K, ou seja, essa equipe é responsável pelo suporte exclusivo para o cliente. Sistema ECM/GED da W3K Quando você investe em soluções que incluem profissionais da informação BPO, está garantindo a minimização dos riscos, focando em uma gestão otimizada e completa para documentos e processos. O período de treinamento deste profissional já qualificado será muito mais ágil. A W3K dispõe de analistas de negócio experts em ECM e BPM,em suporte e em HelpDesk, de acordo com o tipo de contratação que o cliente deseja. Com essa solução é possível reduzir horas técnicas de profissionais da documentação e os custos sobre o processo de gerenciamento documental, permitindo que o foco dos gestores esteja onde mais precisam atuar, conforme os objetivos do negócio. Ademais, com o BPO da W3K é possível utilizar os serviços conforme demanda, otimizando recursos e escalando produtividade. Para conhecer na prática como isso funciona, você pode solicitar uma apresentação online. Fale conosco.

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Estabilidade de excelência para o cliente Greendocs

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Garantir a continuidade de negócios é um dos principais pilares de sustentação das empresas, visto que a queda em um servidor pode significar uma parada nos negócios, acarretando atrasos, inatividade, perda de produtividade e, claro, prejuízo. Neste cenário, decidir por uma solução que possua servidores com maior segurança e estabilidade é imprescindível. O Greendocs é a melhor escolha para gerenciar documentos e processos em organizações de todos os setores. Isso porque além de ser uma plataforma GED/ECM + BPMS e ser totalmente configurável conforme o modelo de negócio de cada cliente, seus parceiros são os melhores servidores do mercado: Amazon e Microsoft. Garantia de escalabilidade e respaldo global Se garantir a escalabilidade é fundamental para impulsionar o negócio, a melhor forma de fazer isso é buscando uma estrutura de cloud computing que, além de ser robusta, tem o respaldo de grandes nomes como Microsoft Azure e Amazon AWS. O que isso quer dizer? Que para o Greendocs sair do ar é necessário um problema nesses servidores. Ou seja, o risco de parada nos negócios é quase nulo. Menos paradas, menos custos Isso também se traduz em redução de custos, afinal, o prejuízo de qualquer interrupção nos serviços é incalculável. Uma ferramenta focada na continuidade e escalabilidade permite que as empresas tenham melhores resultados, gastando menos. E, em se tratando de cortar custos, nada mais econômico do que não precisar parar tudo porque o servidor não é tão robusto como deveria. Mais infraestrutura de armazenamento com o Greendocs Em comparativo com outras opções do mercado, o Greendocs tem maior infraestrutura de armazenamento de sistemas, além de dados sempre livres do perigo de quedas e interrupções, permitindo que as corporações façam a gestão dos seus documentos e processos da informação de forma contínua e escalável – duas condições essenciais para se manter competitivo. A A1 Engenharia é um exemplo de como fazer o gerenciamento da documentação e fluxos de trabalho com eficiência. Saiba mais sobre a relação desta companhia paranaense com a W3K Tecnologia no blog.

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Como o GED otimiza o tempo e traz ganho de eficiência às empresas?

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Você já ouviu falar que uma empresa pode perder até 80% dos seus clientes muito insatisfeitos; 40% dos insatisfeitos; 20% dos indiferentes e talvez 10% dos satisfeitos, mas, quanto aos muito satisfeitos, apenas 2%? E que muito disso tem a ver com a valorização do tempo? A teoria é de Philip Kotler, guru do marketing global. E o fundamento de tempo não poderia ser mais atual: afinal, a agilidade é um dos quesitos mais valorizados quando se fala em execução, prestação de serviços e entregas. E o que é agilidade, senão fazer mais em menos tempo? Atender melhor de maneira mais rápida? Fato é que, nas relações entre empresas e seus mercados, o tempo é moeda de alto valor. E, no artigo de hoje, vamos abordar de que forma o GED pode otimizar essa relação e servir como um dos pilares para maior valorização do tempo e obtenção de todos os ganhos que isso traz. Tempo é valor de agilidade e economia Com investimentos inteligentes em plataformas que apoiam a gestão estratégica e operacional do negócio, é possível automatizar tarefas, liberando recursos humanos para a execução de trabalhos estratégicos, e promover uma cultura de melhoria constante para agilizar operações, entregas e comunicações. O processo manual de distribuir documentos, gerenciar comunicação e utilizar planilhas não é seguro, já que é passível de erro humano, diminui as possibilidades de uma gestão integrada, o que pode prejudicar a visualização, o controle, a colaboração e gerar retrabalhos. Tudo isso torna praticamente impossível manter uma gestão eficiente, mas há uma boa notícia: este é um problema que pode ser solucionado com tecnologia, trazendo a automatização e rastreabilidade para estas funções e, com ela, muita agilidade, economia de tempo, ganho de produtividade e eficiência. Mas que tecnologias amigas do ganho de tempo são estas de que estamos falando? Um bom exemplo são soluções como plataformas de automatização de processos (BPM) e Gestão de Documentos (GED), que dão base para uma automatização focada na melhoria da lida com a informação, tornando-a mais rastreável e segura. Plataforma GED: eficiência e agilidade Com uma plataforma GED, empresas podem capturar e digitalizar sua base de documentos, gerenciá-los de forma eficiente e criar processos otimizados para tratar todas estas informações ao integrar com uma plataforma BPMS. No que isso resulta? Em agilidade na busca de arquivos e no encontro da revisão válida. Em dados mais confiáveis e fáceis de manusear e gerir. Em aumento da produtividade para equipes e setores, não apenas tornando o trabalho mais sinérgico, como economizando tempo nos processos de trabalho diários. Melhor comunicação com equipe e parceiros Além disso, empresas que adotam GED em nuvem ganham mobilidade, permitindo o acesso seguro a bases de informação de forma remota, a partir de qualquer lugar onde estejam. Novamente, ganho de tempo e de eficiência. Em linhas gerais, implantar GED conecta as organizações a um modelo de gestão mais ágil, inovador, pautado pela valorização do tempo, da confiabilidade e da qualidade. Para deixar isso ainda mais claro, podemos te mostrar na prática. Confira o case de uma das líderes mundiais em produção de aço e a maior empresa privada do sul do país, que otimizou sua gestão de documentos e automatizou seus processos nas áreas de engenharia e qualidade: Leia o case aqui.

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