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A eficiência operacional e a redução de custos estão entre os principais desafios das empresas atualmente. Isso porque fatores como estes impactam diretamente na competitividade das organizações. Um destes aspectos está relacionado à manutenção de acervos físicos, o qual gera altos custos financeiros para as empresas. A digitalização de documentos físicos está amparada pelo Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, garantindo aos arquivos digitais o mesmo valor probatório das vias em papel perante a lei.
No entanto, o processo para descarte das vias originais deve seguir rigorosos padrões técnicos de validade jurídica. Além da ocupação de espaço físico, existe a dificuldade de localizar arquivos em papel, o que compromete a agilidade organizacional. Na W3K digitalizamos todo o acervo documental, colocando-o em uma plataforma centralizada. Por isso, automatizar esse processo permite a transformação de documentos físicos em digitais e gestão de arquivos físicos, com foco na redução de custos com espaço físico.
O descarte adequado da documentação gera também um impacto financeiro direto e nas organizações. Espaços que antes eram destinados à guarda desses arquivos, podem ser readequados para outras atividades da empresa. Já no que se refere à Governança da Informação, ao transformar arquivos físicos em dados digitais estruturados, as empresas não apenas reduzem despesas operacionais, mas também aceleram sua transformação digital.
Destinação adequada do acervo documental
No entanto, ao digitalizar todo o acervo documental, deve ser efetuada a retirada, armazenagem e destinação para um local adequado, seguro e rastreável, além de protegido contra a incidência de pragas ou sinistros (alagamentos/incêndios). Na W3K realizamos toda a organização documental de maneira individualizada, facilitando a rastreabilidade de dados específicos quando necessário.
Com isso, garantimos o gerenciamento eficiente de grandes volumes documentais, promovendo a preservação da informação, redução de espaço físico e a facilidade no acesso aos dados. E é nesse ponto que a custódia eficiente dos documentos desempenha um papel fundamental, pois permite a organização correta do acervo — além de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), ISO e CONARQ. Conheça aqui cases de empresas que já utilizam nossas soluções de digitalização do acervo documental.
E como funciona a solução Digitalização & Archiving?
A solução Digitalização & Archiving tem como premissa a abordagem Phygital. Seu conjunto de ferramentas torna possível o acesso à informação a qualquer tempo ou local, sem perder o foco em segurança. Utilizamos Inteligência Artificial para acelerar o processo de digitalização, aumentando a velocidade de páginas captadas e reduzindo os custos para o cliente. Ideal para times remotos, a Digitalização & Archiving reduz em até 70% o tempo de busca de informações, realizando a digitalização, armazenagem e gerenciamento de documentos de qualquer natureza — físicos ou digitais.
A abordagem Phygital permite o gerenciamento de documentos na nuvem, suporte à digitalização e processamento de arquivos físicos, bem como automação dos fluxos de trabalhos. Isso possibilita que as empresas possam trabalhar de forma digital e protegida, otimizando seus processos de gestão. Esse diferencial garante mais segurança no fluxo de informações, atuando para evitar extravios e informações descentralizadas (Assimetria da Informação).
Na W3K oferecemos soluções personalizadas de gestão documental, abrangendo desde a coleta de arquivos até as etapas de preparação, digitalização e indexação. A destinação final do acervo físico é definida conforme o contrato e as exigências do cliente, estando em alinhamento com a legislação vigente. Entre as opções prestadas, a empresa pode optar pela devolução total ou parcial dos documentos ou pela trituração e descarte diretamente na estrutura da W3K. Todo o fluxo operacional é conduzido sob orientação técnica especializada, assegurando o cumprimento das melhores práticas do setor.
A redução do uso de papel e seu reaproveitamento após o correto descarte (reciclagem) também está alinhado às boas práticas de ESG — Environmental, Social and Governance. Esse é o caso do Grupo RCS Tecnologia — empresa de engenharia que é referência na prestação de serviços técnicos em instalações de alta complexidade que possuem operações contínuas. Desde a implantação do software KeyDrive, da W3K, a empresa já eliminou mais de quatro toneladas de documentos e ainda consegue gerar receita extra com a destinação adequada desses volumes para usinas de reciclagem. Conheça mais sobre esse case de sucesso aqui.
E quais são os benefícios para minha empresa?
A organização de documentos no ambiente digital aumenta produtividade, reduz custos e garante maior segurança nos processos, o que se traduz em ganhos financeiros. Através da armazenagem de conteúdo na nuvem, o sistema fornece processos automatizados para gerenciamento e criação de documentos utilizando os fluxos de trabalho internos.
Estudo do provedor global de tecnologia, pesquisa e consultoria focada em estudos de ROI, Nucleus Research, apontou que a digitalização de documentos permitiu às organizações pesquisadas a realocação dos funcionários atuais sem que houvesse a necessidade novas contratações. Em termos financeiros, o ROI foi de $8,55 para cada dólar investido — ou seja, oito vezes mais.
Clique aqui e conheça mais sobre a solução e entenda como podemos auxiliar sua organização a evoluir na gestão de documentos, processos e dados, com tecnologia e inovação. Para se manter sempre atualizado sobre as melhores práticas de governança da informação, transformação digital e gestão escalável, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.