Debatida com vigor por gestores públicos e empresas, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada para tutelar a privacidade dos dados da pessoa, seja ela física ou jurídica. 

Muito além da discussão do que são dados pessoais e sensíveis, está a necessidade de fazer a gestão dessas informações, garantindo o acesso, bem como seu armazenamento ou descarte, sem perder a auditabilidade.

Evidentemente, para que isso ocorra sem prejuízos, se torna necessário saber onde estão os documentos e como são processados, rastreando-os, analisando seu ciclo de vida e fornecendo alertas para indicação de quando devem ser descartados.

Você encontra a localização física de um documento em poucos segundos? É sobre isso que o artigo de hoje vai falar, além de esclarecer algumas dúvidas sobre a LGPD.

Gerenciar o armazenamento e manuseio das informações pessoais

Parece simples? Acredite, não é. Sem um sistema robusto para gerenciar o ciclo de vida desses documentos, as empresas estão sujeitas a multas que podem chegar a 50 milhões ou 2% do faturamento da companhia. 

Sendo assim, proteger os dados é uma questão de sobrevivência em um mercado cada vez mais inovador e tecnológico. Quais são as informações que estão em poder da sua empresa, onde estão documentadas e quando precisam ser excluídas? 

Essas são as principais perguntas relacionadas à LGPD que o gestor deve saber responder. Isso porque apesar dos documentos, assinados digitalmente ou de forma eletrônica, terem a mesma validade jurídica dos físicos, a versão em papel não pode ser descartada sem considerar a sua temporalidade legal. É sobre isso que falaremos no próximo tópico.

Tabela de temporalidade a ser seguida com rigor

Para cada tipo de documento há um prazo de descarte previsto, porém, grande parte dos arquivos precisa ser armazenada, no mínimo, de cinco a dez anos, o que causa a necessidade de gestão de espaços físicos.

Muitas organizações acreditam que simplesmente se desfazer desses documentos vai resolver o problema. No entanto, a maioria dessas companhias sofrerá a punição correspondente pelo descarte incorreto.

A saída para escapar da canetada vem sendo os serviços de guarda e gestão documental, mas não somente isso. É necessário gerir esses documentos, seguindo à risca o prazo de armazenamento e o descarte segundo a legislação, sejam eles em papel, mídia ou qualquer outro formato. 

LGPD e os dados pessoais

Antes de mais nada, vamos entender o que são dados pessoais? Segundo a Lei (Lei n.º 13.709, de 14 de agosto de 2018.), são todas as informações de uma pessoa, seja CPF ou CNPJ, que contenham qualquer tipo de identificação. Existem também os dados sensíveis que identificam a raça ou etnia, religião, opinião política, saúde ou vida sexual.

Na prática, um nome sem o sobrenome, por exemplo, em uma grande base de dados, é apenas uma informação comum, não identificável. Porém, se estiver acompanhado de outros dados pessoais, torna-se identificável e precisa ser protegido de acordo com os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade previstos em lei.

Quando falamos em tratamento, estamos nos referindo à coleta, armazenamento, compartilhamento, exclusão, todas as ações sobre os dados. E quando realizado em território nacional com objetivo de fornecimento de serviços e bens, tem aplicabilidade da Lei.

Como o Greendocs pode apoiar a gestão de dados pessoais (LGPD)?

O sistema GREENDOCS possibilita o gerenciamento das informações do negócio, trazendo mais fluidez a processos e projetos. É um sistema configurável de acordo com o modelo de negócio da empresa. 

Plataforma robusta e muito flexível, o Greendocs provê encontrar a informação correta no momento certo, facilitando a conformidade com normas, pois vai além de uma digitalização de documentos e processos. 

Com ele, é possível apoiar o controle das regras de tratamento de dados, provendo acesso rastreável e segurança na gestão escalável desses arquivos. E, claro, ter auditabilidade quanto aos descartes dos documentos.

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