Se tem uma área que recebe a todo instante documentos, dados e informações, esse setor é o da qualidade. Com essa grande quantidade de arquivos, fica ainda mais desafiador controlar com eficiência esses processos.
Por isso, prover fluidez e dinâmica a esses registros faz toda diferença. Um processo organizado e padronizado permite que os documentos sejam localizados rapidamente, o que não apenas otimiza o tempo das organizações, como também se torna um grande alicerce para as tomadas de decisões.
Empresas maduras já entenderam que não é possível ignorar a gestão documental, especialmente para gestores que desejam minimizar os custos, reduzir as burocracias, sem perder controle ou consultar dados desatualizados.
No artigo de hoje, vamos apresentar a nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade, sistema que garante rastreabilidade e organização às empresas.
Greendocs: workflow da qualidade com excelência
Vamos falar sobre o workflow de aprovação do documento? Na rotina de muitas empresas, o responsável envia o arquivo e a equipe de qualidade os sobe manualmente. É importante dizer que esse fluxo de tramitação é otimizado com o Greendocs – nossa plataforma online de Controle de Documentos e Registros da Qualidade
Quer saber por qual razão isso é tão importante? Pense que a empresa tenha apenas o registro da data de publicação do documento de qualidade, ou seja, desconheça outras informações, despadronizando o envio, eliminando a possibilidade de controle de prazo e, principalmente, sem saber o status do fluxo.
Agora imagine um sistema que além de workflow, permite que as organizações realizem o controle minucioso de tarefas, elaboração, aprovação e publicação de documentos, tudo de forma sistêmica e automatizada. É outra realidade, não é mesmo?
Na prática, com a plataforma online da W3K você pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e obter acesso rápido aos documentos.
Rastreabilidade e confidencialidade aos documentos com o Greendocs
A disponibilidade, precisão e organização dos dados são pilares essenciais para o bom andamento dos processos de qualquer empresa. Da mesma forma, a rastreabilidade total da informação provê governança à rotina. Outro ponto fundamental é a confidencialidade da informação, necessária para garantir a segurança desses dados.
Além de tudo isso, o Greendocs permite ainda que as empresas configurem o nível de permissionamento dos usuários, quais áreas recebem a notificação e que tipos de movimentação podem fazer, afinal, nem todos os documentos devem estar disponíveis para todos os departamentos.
A distribuição de responsabilidades e pendências para emissão de novos documentos também pode se tornar completamente rastreável. Com o Greendocs, é possível visualizar onde parou a demanda, com quem e há quanto tempo está no mesmo status.
O que mais o Greendocs pode fazer pela sua empresa?
Agilidade, seja para consulta ou para conferência de status, prazos e pendências, é um dos grandes diferenciais da plataforma. Além disso, os responsáveis por cada área têm seus tempos otimizados, visto que podem buscar rapidamente qualquer documento pela plataforma.
E vamos além: o Greendocs estabelece permissões e restrições no acesso a padrões, políticas e templates. Esse processo pode ser configurado também por etapa do fluxo, com definição dos responsáveis por cada etapa. Isso tudo, claro, de acordo com a realidade do negócio.
Outro benefício da plataforma é a disponibilidade dos arquivos e documentos. As revisões feitas em cada versão podem ou não ser consultadas, dependendo apenas da estratégia de permissionamento. É importante ressaltar também que o acesso pode ser feito de qualquer lugar, em qualquer horário, basta ter conexão à Internet e permissão para logar no Greendocs.
Escolha a W3K como sua parceira tecnológica
A W3K provê escalabilidade à gestão das empresas, através da disponibilização ágile de aplicações de negócio que possibilitam a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência.
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