A nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde setembro de 2020, colocou as empresas para repensarem suas estratégias de tratamento de dados, tanto de clientes, quanto de funcionários e parceiros. Isto porque há novos e rigorosos critérios em relação à guarda e uso dos dados, que precisam ser respeitados para evitar sanções às companhias que não atendam à conformidade exigida. Mas você já parou para pensar que uma ferramenta de grande ajuda neste processo de adequação é o ECM (Enterprise Content Management)?
Vamos ponto a ponto desta relação entre ECM e compliance com LGPD:
– A LGPD pede que os dados coletados sejam utilizados para finalidade específica, legítima e clara. A partir da digitalização e gestão do inventário digitalizado de documentos, o ECM permite a organização destes materiais por grupos de função, propósito a que se destinam. Assim fica mais claro para todos os usuários envolvidos em cada documento entender e respeitar a finalidade destinada, atendendo, desta forma, a mais uma exigência da LGPD, que é a de compatibilidade, ou seja: a garantia de que cada dado seja usado somente para o propósito informado no momento da coleta. Informação coletada, organizada e distribuída de forma eficaz é ponto a favor do ECM na jornada de adequação à LGPD.
– Outra exigência da nova Lei é a disponibilidade dos dados para o tratamento a que se destinam. Com o ECM, é possível garantir que cada documento fique disponível para as pessoas-chave, controlando acessos e garantindo que a informação não apenas fique à mão, mas também – e principalmente – que seja entregue somente a quem tem autorização para trabalhar com ela.
– O mesmo controle de acesso garantido pelo ECM também atende à cláusula de confidencialidade prevista na LGPD, evitando que documentos/dados sejam acessados por quem não tem autorização para tal.
– Integridade e transparência são também exigidas pela LGPD. Com ECM, dados digitalizados e centralizados em uma base em nuvem permitem uma gestão mais eficaz, que otimiza o trabalho de atualização da informação. Assim, é muito mais fácil garantir que esteja sempre íntegra, clara, atual e precisa, como requer a Lei.
– A exigência da Lei no que tange à segurança também pode ser atendida com ajuda do ECM. Informações armazenadas em notebooks, smartphones, computadores, HDs locais, pendrives, e-mails e outros locais têm mais facilidade de sofrerem invasão e vazamento do que aquelas centralizadas em uma plataforma gerenciada e segura, como é o caso do ECM.
– Além disso, há a questão da rastreabilidade: com o ECM, é possível saber instantaneamente quem modificou o documento a cada momento, e que ações foram feitas. Isso dá muito mais controle, podendo informar ao usuário sobre alterações, caso necessário, ou garantir maior controle sobre a integridade do conteúdo.
Dotado de todos estes recursos, entre outros, o Greendocs desponta como uma plataforma de ECM confiável para otimizar a jornada de adequação das empresas à LGPD. Nosso sistema de ECM é regularmente revisado, garantindo que funções de armazenamento, colaboração e gerenciamento dos documentos trabalhados no âmbito da ferramenta ocorram de forma segura, íntegra e em conformidade com as melhores práticas de tratamento de dados.
Só no que tange à segurança, o Greendocs é embasado em padrões de segurança como ISO/IEC 17799, certificado SSL Thawte/DigiCert e transmissão criptografada de dados. Além disso, conta com relatórios de atividades completos, guardando logs (horários, usuário, IP) de entrada, saída e leitura, o que facilita muito a rastreabilidade e traçabilidade da informação.
Controle de acesso, parametrização de regras conforme os desígnios de cada empresa, opções de controle e configuração de ambientes, suporte eficiente para auxiliar no melhor uso da ferramenta, também são características da plataforma.
Quer saber mais sobre como o Greendocs pode aplicar todos os benefícios do ECM para ajudar sua empresa a ficar em conformidade com a LGPD? Entre em contato conosco.
