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A Essential Nutrition empresa especializada em nutrição funcional, que possui um equipe multidisciplinar formada por médicos, nutricionistas, chefs e engenheiros, agora conta com a W3K para garantir mais controle, segurança e confiabilidade na gestão de seus documentos e registros da qualidade. Paula Hebert, farmacêutica e supervisora da qualidade, explica que um dos grandes desafios era o tempo necessário na busca da documentação vigente e no controle de prazos para renovação destes. Não havia uma rastreabilidade confiável, nem controle de acesso para a edição dos documentos. “Fazíamos esse processo através de trocas de e-mails, sem qualquer padronização”. A empresa é bem criteriosa quando se trata de qualidade e com a documentação e os registros do setor de qualidade não poderia ser diferente. Foi por isso que confiou na W3K para aprimorar os processos documentais da qualidade. “O armazenamento dos documentos era feito via drive e todo gerenciamento acompanhado em pastas e por planilhas. A gestão manual não facilitava o controle de validade dos documentos”, conta. W3K foi o fornecedor mais confiável ao se tratar de atendimento humanizado Além de uma solução robusta, outro ponto essencial na escolha pela W3K foi o atendimento e dedicação da equipe comercial, que estava sempre focada em esclarecer dúvidas, o que gerou boas expectativas para o time da Essencial. “Sabemos que um sistema demanda suporte, e com outros possíveis fornecedores não sentíamos que teríamos este retorno humanizado e ágil”, diz. Outra questão que fortaleceu a decisão foi o foco no cliente. “Queríamos uma solução configurada apenas para atender às nossas necessidades. Outros fornecedores focaram em mais funcionalidades dentro de um módulo completo de coisas que não precisávamos. Nós queríamos contratar somente o que precisávamos. A W3K nos apresentou sua grande versatilidade, mas a proposta foi feita apenas com os recursos necessários para desenvolver a nossa solução personalizada no Greendocs”, revela. Greendocs garante mais controle e padronização na qualidade Paula explica que a organização de documentos e pastas no Greendocs foi essencial para a melhoria nos processos. Segundo ela, no dia a dia, essa mudança fez toda diferença, reduzindo riscos e otimizando o tempo na procura por arquivos. “O tempo de busca, o monitoramento de prazos, o acompanhamento real do status da revisão e do seu vencimento também foram requisitos essenciais e determinantes para escolhermos o Greendocs“, conta. Além disso, “após a contratação do Greendocs, o controle de datas foi outro desafio que deixou de ser tão oneroso, pois conseguimos acompanhar com segurança o que está perto de vencer, o que tem que renovar, tanto para alvarás da prefeitura, vigilância sanitária, bombeiros, entre outros documentos. Na prática, basta identificar a cor do status para constatar se é preciso renovar ou não. E tem a data na coluna ao lado também”, completa. Com o sistema da W3K, a Essential agora possui um ambiente configurado especialmente para os seus processos. O formulário de cadastro documental tem os campos específicos que se referem a dados relevantes para a qualidade, gerando um armazenamento eficaz e um controle maior destes documentos e registros. O sistema possibilita, também, a extração de relatórios para análises. Hoje, no dia-a-dia da qualidade, é necessário liberar acesso para outros usuários de diferentes áreas. Com o Greendocs isso é possível mantendo a rastreabilidade, segurança e o não repúdio. “Antes ficávamos mandando por email, agora já é possível autorizar o acesso online, sem precisar demandar outras pessoas na busca pela cópia vigente do documento”, diz. Greendocs com foco em documentos e registros da qualidade Com o Greendocs, plataforma online da W3K, a empresa pode analisar criticamente, aprovar padrões, identificar revisões, controlar alterações, assegurar disponibilidade da versão atual, controlar documentos externos, automatizar a distribuição e promover agilidade no acesso aos documentos. A W3K impulsiona a transformação digital de processos gerenciais, trazendo fluidez, governança da informação, rastreabilidade, controle, integração e regramento de excelência. Quer saber mais sobre como garantir a confiabilidade no setor de qualidade? Fale com um de nossos especialistas.

A parceria com a W3K tem como objetivo a modernização desse sistema de gestão, por meio de uma solução cloud com mais funcionalidades e melhor interface para os usuários”. Assessoria de Imprensa, Gerdau. “Antes do Greendocs, utilizávamos um GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) próprio, com o passar do tempo e o aumento de informações, esse sistema já não estava confiável, apresentava uma rastreabilidade ruim e demandava muito tempo para cadastro e depois para aprovação”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “Os principais diferenciais percebidos foram a flexibilidade, a capacidade de armazenamento inteligente, a possibilidade de implementação dos processos com facilidade e, finalmente, a capacidade de tracking dos documentos ao longo dos fluxos de processos.” Fernando de Arruda Postigo, Tegram. “Ferramenta confiável que permitisse aumento da produtividade, com um suporte eficiente e de rápida resposta, relatórios consistentes, modelagem flexível de fluxos de aprovação, campos e metadados adaptados à necessidade, além de fácil de usar e buscar por documentos, conseguimos encontrar no Greendocs todas essas premissas que eram nossas dificuldades” Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “Tivemos ganhos reais com o Greendocs no que diz respeito à gestão de documentos e trâmite de informações em contratos com fornecedores.” Cristine Guahyba, CMPC. “Iniciamos com o piloto em um projeto de expansão de uma refinaria de CTO, em SC. Vendemos detalhamento e acesso ao Greendocs, agregando valor já no projeto piloto. Escolhemos o detalhamento dos metadados, sabendo que isso implica diretamente na consulta do usuário final. O sucesso no projeto piloto foi a validação do Greendocs como Gerenciador de Documentos da A1 Engenharia.” Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “O Greendocs foi modelado em novo ambiente, novos fluxos e novos parâmetros para atender às necessidades da Westrock”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia. “A maioria das ferramentas de gestão de documentos é focada na criação de repositórios e bibliotecas, e não em um workflow intuitivo para os participantes do projeto. Com o Greendocs, pudemos mudar esse quadro.” Daniel Klafke, CEO W3K. “Temos garantia de segurança da informação, organização e rastreabilidade dos documentos, informação centralizada e acessível a todos, padronização de processos e aumento da sinergia, mensuração de resultados, possibilidade de criar indicadores a partir de documentos e garantia do seu ciclo de vida”. Ana Carolina Araújo, A1 Engenharia

A Plaxmetal é uma empresa gaúcha de forte presença no mercado de manufatura de móveis corporativos e escolares. O Greendocs, inicialmente implantado para gerir documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da empresa, acabou por ir além e otimizar outros processos importantes para o negócio da companhia. Dentre os processos controlados pelo Greendocs estão não conformidades internas e externas, solicitações de desenvolvimento e criação, requisições de treinamentos e avaliação da eficácia, comunicação interna, tryout de moldes, gabaritos e dispositivos gerados na empresa. O sistema controla, ainda, a aprovação de amostras e liberação de lote piloto, bem como a gestão das ordens de serviço de manutenção de moldes. Segundo André Júlio Angonese, Supervisor da Qualidade na Plaxmetal, o sistema trouxe mais colaboração, eficiência e auditabilidade aos processos de desenvolvimento e criação da empresa, além de facilitar muito a comunicação interna. Angonese ainda relata que “a Plaxmetal encontrou no Greendocs a engrenagem que faltava para sincronizar o fluxo de trabalho, possibilitando o acesso e a emissão de documentos e registros de forma muito mais rápida, integrando processos e melhorando o fluxo de nossa comunicação interna, deixando-a mais clara, objetiva e veloz.” A empresa constatou, adicionalmente, outras vantagens: Eliminação do uso de papel nos processos internos Resolução do problemas de mau uso dos documentos do sistema de gestão da empresa Eliminação de gargalos e entraves no fluxo de trabalho. Evidenciou-se, por fim, que o sistema trouxe mais fluidez ao fluxo de comunicação e de documentos dentro da PLAXMETAL, de forma organizada e sincronizada, possibilitando a todos um melhor acompanhamento e maior visibilidade do trabalho. Esse é, segundo o cliente, o principal valor que o Greendocs gerou à empresa.

Redação by Mauren Schaeffer. O Terminal de Grãos do Maranhão (Tegram), localizado no Porto do Itaqui, em São Luís (MA), está com um projeto de expansão, a Segunda Linha Transportadora de Grãos. O software Greendocs, que já havia sido utilizado na concepção da obra original do terminal, torna a ser escolhido para a gestão de comunicação técnica e controle das informações de projeto dessa segunda fase. A solução se mostrou a mais aderente e atende aos requisitos necessários ao desenvolvimento do projeto. Fernando de Arruda Postigo, Gerente de Projetos da Tegram, aponta que os principais diferenciais percebidos no Greedocs foram a flexibilidade, a capacidade de armazenamento inteligente dos documentos, a possibilidade de implementação dos processos com facilidade e, finalmente, a capacidade de tracking dos documentos ao longo dos fluxos de processos. Os colaboradores da Tegram, bem como seus fornecedores, farão uso da plataforma. São cerca de 50 usuários treinados compartilhando e validando documentos e informações, agregando valor ao trabalho de toda a equipe envolvida no projeto.