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¿Cómo puede una tecnología de gestión de la información apoyar la planificación, integración y control en un emprendimiento de gran envergadura?
Para debatir con propiedad el tema, invitamos al Coordinador de Proyectos de Klabin, Everton Felipe Morais, para compartir su experiencia con el sistema CAPX, creado para el gran proyecto de la empresa: PUMA II.
La mayor productora y exportadora de papeles de Brasil está construyendo dos máquinas para fabricación de papel, con producción de celulosa integrada, y capacidad total de 920 mil toneladas anuales de producto. La operación, que debe concluir la primera etapa aún este año, cuenta con una tecnología para gestión de portafolio de proyectos, implementada por W3K, donde es posible controlar progresos e integrar información.
“Los datos son recolectados de las diversas áreas del proyecto, dispersos geográficamente, procesados en la nube y disponibles en línea para los equipos de planificación y gestión de Klabin. Todo esto en forma de reportes e indicadores que ofrecen una visión macro y micro del emprendimiento”, explica Morais.
La solución permite que todas las fases de un programa o proyecto sean visualizadas. La integración facilita la rutina de planificación y, consecuentemente, hace más asertiva la toma de decisiones en proyectos grandes como este.
“28 profesionales trabajan en la validación de todos los datos reportados por los proveedores, con seguimiento de campo. Esa información es compilada y transferida al sistema, orientando el progreso del emprendimiento en su conjunto”, comenta.
Entre los beneficios de una tecnología de gestión para emprendimientos del porte del PUMA II, por ejemplo, está la actualización integrada de información, con la posibilidad de que varias personas utilicen al mismo tiempo los datos del proyecto.
Además, Morais comenta que los indicadores visuales con gráficos, dashboards e informes permiten una comprensión rápida de la información de control. “Todo este proceso ocurre de una forma muy rápida y puede ser seguido con la facilidad de acceso a los datos en la nube, ya sea por celular, web o tablets”, completa.
Asimismo, los gestores del proyecto son informados en tiempo real, a través de correos electrónicos automáticos, sobre actualizaciones de la información del proyecto, liberación de nuevos informes, entre otros avisos importantes para el buen desarrollo del emprendimiento.
Los accesos al sistema se liberan conforme a la demanda y, claro, según la necesidad de cada negocio. De esta forma, también es posible mapear y delimitar el número de colaboradores y hasta dónde pueden ver los datos.
“Las informaciones relevantes en el informe que el sistema nos proporciona tienen todo el ciclo de vida de un proyecto. En el caso de Klabin, que cuenta con diversas fábricas, es posible visualizar los portafolios de proyectos corporativos de estas unidades de forma integrada”, completa.
Además de planes de acción, riesgos y logística, también es posible hacer seguimiento a cuestiones como equipos importados y necesarios para el proyecto, así como la compra de materiales — que es rastreable desde la ingeniería hasta la entrega.
El sistema desarrollado por W3K puede tener las particularidades que cada negocio necesita y ser perfeccionado conforme las rutinas de planificación de cada emprendimiento.
La tecnología de gestión de la información optimiza el tiempo dedicado a la elaboración manual de informes de avance de un proyecto de gran envergadura. Con ello, el tiempo ahorrado puede ser destinado a actividades más valiosas, como el análisis de dicha información y la definición de planes de acción. Además, toda la comunicación se realiza dentro del sistema, aportando fluidez al proceso sin perder la confiabilidad de los datos.
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