Você já parou para pensar quantos processos envolvem a criação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) robusto e escalável? E, claro, qual o custo disso?
Para responder essa pergunta é preciso analisar alguns pontos como o tempo necessário para desenvolver o sistema, as horas utilizadas para realizar o mapeamento de processos com o comercial e, claro, as etapas exigidas para a negociação da proposta.
Além disso, o período de desenvolvimento do código base, as horas da configuração do ambiente pelo setor de services, de manutenção e, posteriormente, os ajustes que só aparecem após digitalizado o processo para o cliente, são pontos que devem observados para mensurar quanto de investimento é preciso fazer a fim de garantir uma gestão de excelência.
Vamos falar sobre custo ou investimento?
Nesse contexto, entram ainda mais duas perguntas fundamentais: “quanto vale otimizar comunicação entre seus setores, clientes externos, fornecedores e parceiros de negócio?” e “em se tratando de construir um modelo digital de governança, colocando a informação no centro da gestão, estamos falando em preço ou investimento?”.
Acompanhe o artigo até o final para responder essas questões e decidir em qual caminho sua empresa deseja estar nesse momento.
Por trás da implantação do GED
Em qualquer sistema de tecnologia bem elaborado, evidentemente, há uma equipe capacitada por trás. Engenheiros de aplicações, profissionais TI, analistas de negócios BPM e ECM e especialistas nas mais diversas áreas e aplicações são os responsáveis em prover uma plataforma robusta, escalável, integrada e inteligente.
Implementação do centro de documentação
Em outras palavras, quando você opta por uma ferramenta de robustez como o Greendocs, por exemplo, você está escolhendo também softwares, expertise na gestão da informação e analistas especializados para implementação do seu centro de documentação.
Além, claro, de todos os recursos humanos necessários para que a ferramenta seja a mais completa possível dentro do que o seu negócio precisa. Também podemos citar o atendimento contínuo para garantir a melhor experiência na utilização dos softwares.
Sistema integrado e escalável ao modelo de negócio
Aliás, vale ressaltar que com o sistema implementado e escalável ao seu modelo de negócio, sua organização ganha espaço para as questões mais estratégicas da empresa, visto que o tempo de gestores e de todos os colaboradores envolvidos é otimizado.
Sendo assim, se a partir do GED as empresas podem ter um grau inédito de qualidade na gestão documental e na eficiência operacional, esse custo passa a ser um investimento.
Organização, guarda de documentos e gestão de processos com o GED e BPMS
Sobre os benefícios de realizar esse investimento, podemos elencar alguns pontos:
- Agilidade na busca dos arquivos, na revisão válida, permitindo encontrá-los de forma assertiva;
- Otimização e integração de equipes e setores, tornando o trabalho mais sinérgico;
- Maior segurança da informação, com controle de acesso e auditabilidade nos registros de leitura e modificação de documentos;
- Dashboard para o controle documental: por meio de indicadores, com uma visualização abrangente das etapas de documentação;
- Redução de custos com papel e de técnicas de profissionais envolvidos.
Quer conhecer na prática como grandes empresas realizaram a sua gestão documental com o Greendocs? Veja os cases das companhias Itaipu Binacional, State Grid e LD Celulose.
Em qual parte do caminho sua empresa deseja estar?
No mundo, as tecnologias de GED são usadas ou estão entre as prioridades para receber investimentos por cerca de 89% das empresas, segundo dados da Association for Information and Image Management (AIM). No Brasil, este percentual fica em 72%.
Os dados comprovam aquilo que já sabemos: as empresas que estão buscando um nível de maturidade de gestão caminham rumo à transformação digital. As que atingiram a maturidade, já estão lá.
O grau de maturidade da sua empresa depende diretamente do quanto de investimento o seu negócio está fazendo na transformação digital. Portanto, você decide que caminho percorrer agora para estar onde realmente deseja nos próximos anos.
