Uma política robusta de comunicação e informação é parte essencial de uma empresa focada na qualidade. Para isso, é importante ter uma estrutura de documentação definida de forma a permitir um controle ativo de seus registros e processos voltados à qualidade e conformidade. Em resumo, garantir uma gestão focada em qualidade tem muito a ver com um gerenciamento eficaz de documentos.
Além disso, em segmentos que tem a gestão de documentos como área crítica, o GED se torna ainda mais fundamental. Questões como gestão de mudança, auditorias e outras; todas podem ganhar uma camada extra de confiabilidade e organização ao contar com a Gestão Eletrônica de Documentos, dando o respaldo adequado caso seja necessária uma prestação de contas.
Utilizar a gestão documental e sistemas de GED como pilar do controle de qualidade das operações rende impactos diretos em inúmeras áreas, do financeiro ao jurídico, passando por toda a cadeia de gestão para uma tomada de decisão voltada à excelência, com rapidez e rastreabilidade do acesso às informações. Um exemplo é a possibilidade de garantir a conformidade com normas de qualidade, tais como a ISO 9001, criando na ferramenta de GED processos que permitem às empresas comprovar que estão em linha com as determinações previstas para atender ao padrão. Em outros setores, tais como o petrolífero, a gestão documental pode ajudar na conformidade quanto a resoluções de qualidade como as da ANP.
O GED também pode ser um grande aliado para o RH das empresas, em seu trabalho de registrar e acompanhar aspectos como capacitações e certificações de seus colaboradores. Isso permite que projetos e equipes estejam de acordo com os padrões previstos para a qualidade das atividades, tudo com rastreabilidade de dados. Outro exemplo de como o GED pode ajudar na gestão de qualidade tem a ver com o controle de standards junto a fornecedores. Com o uso de uma plataforma inteligente para a gestão de informação, empresas podem ajustar seus padrões de qualidade em um projeto, e automaticamente seus fornecedores podem ser informados sobre tais mudanças, ganhando agilidade na distribuição das informações de qualidade e reduzindo possíveis retrabalhos. Em resumo, mais do que guardar documentos referentes à qualidade, uma plataforma robusta de GED permite às empresas observar, de forma segura e rastreável, os processos que entregam conformidade e qualidade às atividades de negócio, em diversas instâncias. E com o apoio de um parceiro de negócios com know-how, é possível fazer essa transformação interna com os melhores resultados.
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